Hausmeister: Tätigkeiten, Kosten & Co. – Alle Infos für Vermieter

Als Vermieter gelten Sie auch immer als Verwalter Ihrer Immobilie. Damit einher geht die Verantwortung sich um die Belange der Mieter zu kümmern und das frisst, je nachdem wie viele Immobilien Sie besitzen eine Menge Zeit. Das Anstellen eines Hausmeisters, auch Hauswart genannt, kann hier Abhilfe schaffen. Angestellt entweder als Vollzeitkraft oder auch als Minijobber, kann Ihnen ein Hausmeisterservice eine Vielzahl von Aufgaben abnehmen, die im alltäglichen Betrieb eines Miethauses immer wieder anfallen. 

Die Tätigkeiten eines Hausmeisterservices reichen dabei von der Gartenpflege über den Winterdienst bis zu kleineren Reparaturen. Mancher Hausmeister führt auch Wohnungsbesichtigungen mit neuen Mietinteressenten durch und nimmt die Schlüssel von ausziehenden Mietern entgegen. 

Ein guter Hausmeister kann Ihnen als Vermieter viel Zeit, Arbeit und mitunter auch Ärger ersparen. Sie als Vermieter sollten deswegen über die Anstellung eines Hausmeisters nachdenken. Selbst ein Minijobber bedeutet im Normalfall eine enorme Arbeitsentlastung. 

Welche Aufgaben können Sie Ihrem Hausmeister übertragen? 

Der Aufgabenbereich eines Hausmeisters ist gesetzlich nicht klar geregelt. Auch die Betriebskostenverordnung bestimmt nicht, welche Aufgaben ein Hausmeister übernehmen muss oder darf. 

Der Hausmeister fungiert oft als klassischer Verwalter der Immobilie. So führt er normalerweise jeden Monat praktisch-technische Arbeiten im Haus durch, beispielsweise Treppenreinigung, Gartenpflege oder Bedienung der Zentralheizungsanlage. 

Als Vermieter können Sie die Tätigkeiten Ihres Hausmeisters nach den Anforderungen des jeweiligen Mietobjekts und Ihren persönlichen Bedürfnissen beschränken, aber auch erweitern. Berücksichtigen Sie nach Möglichkeit die Bedürfnisse Ihrer Mieter. 

Das gehört zu den typischen Hausmeistertätigkeiten 

• Haus-, Treppen- und Straßenreinigung sowie Gartenpflege 
• Überwachung und Bestätigung der Brennstoffanlieferungen 
• Bedienung und Überwachung von Warmwasserversorgung, Wasseraufbereitungsanlage, Sammelheizung und Fahrstuhl 
• Bereitstellen der Mülltonnen und Container zur regelmäßigen Müllabfuhr 
• Annahme von Schadensanzeigen und Reparaturwünschen der Mieter und Weiterleitung an den Vermieter, soweit der Hausmeister den Schaden nicht selbst reparieren kann. Gegebenenfalls ausbessern kleinerer Schäden 
• Ein- und Ausschalten der Beleuchtung von gemeinsam benutzten Gebäudeteilen, sowie das abendliche Schließen der Hauseingangstür 
• Winterdienst, also Schneeräumen und Streuen, sowie Durchführung von Schutzmaßnahmen bei Frostgefahr 
• Überwachung der Einhaltung der Hausordnung 

Sind Ihre Mieter im Mietvertrag bereits verpflichtet, einzelne Arbeiten selbst zu übernehmen, dann achten Sie darauf, dass Sie diese Aufgaben nicht zusätzlich dem Hausmeister zuweisen. 

Sie können Ihrem Hausmeister auch die eine oder andere Verwaltungsaufgabe übertragen. Beachten Sie allerdings, dass Sie die Vergütung für den Hausmeister immer nur insoweit auf Ihre Mieter umlegen können, als er typische Hausmeistertätigkeiten ausübt. 

Soweit er Aufgaben wahrnimmt, die zur Haus- und Wohnungsverwaltung zählen, ist die darauf entfallende Vergütung nicht umlagefähig. 

Verwaltungstätigkeiten eines Hausmeisters 

Zu den Verwaltungsaufgaben, die mitunter zusätzlich auf einen Hausmeister übertragen werden können, zählen zum Beispiel: 

• Entgegennahme von Mietzahlungen (bei Barzahlung) 
• Wohnungsbesichtigung mit Mietinteressenten 
• Wohnungsübergabe bei Mietbeginn 
• Schlüsselrücknahme und Übergabe bei Mieterwechsel 
• Wohnungsabnahme bei Mietende 
• Beauftragung von Fachbetrieben mit der Ausführung von Reparaturarbeiten (bis zu einem bestimmten Betrag) und Überwachung der Ausführung 
• Überwachung und Kontrolle von Wartungsverträgen 
• Durchführung von Betriebskostenabrechnungen 
• Durchführung von Schönheitsreparaturen vor Neuvermietung 
• Maklertätigkeiten 

In der Praxis hat es sich bewährt, den Hausmeister mit einem bestimmten Geldbetrag auszustatten, damit er kleinere Ausgaben direkt begleichen kann. Dies verringert den Verwaltungsaufwand erheblich. 

Wie wird ein Hausmeister angestellt? 

Hausmeister werden sowohl als Minijobber, als auch als Vollzeitkraft ganz regulär mit einem Arbeitsvertrag angestellt. Neben den normalen Lohnkosten werden deswegen zusätzlich noch Steuern und Sozialabgaben fällig. Wollen Sie den Hausmeister hauptberuflich beschäftigen, zahlen Sie als Arbeitgeber seinen Anteil an den Sozialversicherungsbeiträgen. Dieser wird klassisch vom Bruttolohn abgezogen. 

Findet die Beschäftigung im Rahmen eines Minijobs statt, müssen Sie ebenfalls einen Anteil an den Sozialversicherungsbeiträgen zahlen. Der Beschäftigte hat bei einem Minijob keine Sozialabgaben und in der Regel auch keine Steuern zu zahlen. Aktuell dürfen geringfügig Beschäftigte bis zu 520 Euro pro Monat steuerfrei verdienen. 

Welche Regelungen dürfen im Arbeitsvertrag eines Hausmeisters nicht fehlen?  

Bei der Anstellung eines Hausmeisters sind Sie als Vermieter zugleich auch Arbeitgeber. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Hausmeister im Minijob arbeitet, oder Vollzeit tätig ist. Sie brauchen in jedem Fall einen festen Arbeitsvertrag. 

Dabei können Arbeitsverträge in Form und Umfang stark variieren. Folgende Punkte sollten bei der Anstellung eines Hausmeisters jedoch immer im Arbeitsvertrag stehen: 

• Bezeichnung der Vertragspartner 
• Beginn des Arbeitsverhältnisses 
• Umfang der Hausmeistertätigkeit 
• Höhe und Fälligkeit der Vergütung 
• Arbeitszeiten 
• Urlaubsanspruch 
• Beendigung des Arbeitsverhältnisses 

Welche Kosten entstehen durch einen Hausmeister? 

Grundlegend fallen für einen Hausmeister die gezahlte Vergütung und die Sozialabgaben, einschließlich der pauschalen Lohnsteuer an. Welche weiteren Kosten anfallen, hängt unter anderem davon ab, wie Sie die Kosten auf die Mieter umlegen können. 

Welche Hausmeisterkosten können auf die Mieter umgelegt werden? 

Generell können Vermieter die Kosten für den Hausmeisterservice auf die Mieter umlegen, solange dies eindeutig im Mietvertrag geregelt ist. Dabei zählen die Kosten für den Hausmeisterservice zu den umlagefähigen Betriebskosten, die in der Betriebskostenverordnung im Einzelnen aufgelistet werden müssen. 

Generell gilt immer: Kosten für einen Hausmeister oder eine Hausmeisterfirma sind nur dann umlagefähig, wenn die Beschäftigung eines Hausmeisters auch wirklich erforderlich ist. 

Sachaufwendungen zählen nicht zu den Hausmeisterkosten. Sie sind immer nur bei den Positionen abzugsfähig, bei denen dies nach der Betriebskostenverordnung vorgesehen ist. Braucht der Hausmeister also etwa Düngemittel und Arbeitsgeräte für die Gartenarbeit, sind diese Ausgaben bei der Betriebskostenposition „Gartenpflege“ zu berücksichtigen. 

Umlagefähige Hausmeistertätigkeiten

• Haus-, Treppen- und Straßenreinigung sowie Gartenpflege
• Überwachung der Einhaltung der Hausordnung
• Winterdienst, also Schneeräumen und Streuen, sowie Durchführung von Schutzmaßnahmen bei Frostgefahr
• Kontrolle der Flucht- und Rettungswege und Gemeinschaftsflächen
• Ein- und Ausschalten der Beleuchtung von gemeinsam benutzten Gebäudeteilen, sowie das abendliche Schließen der Hauseingangstür

Nicht umlagefähig Tätigkeiten eines Hausmeisters

• Die Entgegennahme von Mietzahlungen (bei Barzahlungen) 
• Bereitstellen der Mülltonnen und Container zur regelmäßigen Müllabfuhr
• Die Durchführung von Abrechnungen und sonstige Tätigkeiten anlässlich eines Mieterwechsels 
• Maklertätigkeiten 
• Sämtliche Arbeiten, die die Instandhaltung, Instandsetzung und Erneuerung von Anlagen betreffen 
• Durchführung von Schönheitsreparaturen nach Beendigung des Mietverhältnisses

Welche Sonderregeln gelten bei Instandhaltung- und Verwaltungsaufgaben durch den Hausmeister?  

Ist Ihr Hausmeister neben der eigentlichen Hausmeistertätigkeit auch für Verwaltungsarbeiten und/oder größere Reparaturen zuständig, müssen Sie die hierauf entfallenden Anteile seiner Vergütung herausrechnen. 

Die Betriebskostenverordnung bestimmt, dass Hausmeisterkosten nur auf die Mieter umgelegt werden können, soweit sie „nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung“ betreffen.

Um herauszufinden, welche Kosten umlagefähig sind, ist es wichtig, die einzelnen Arbeiten Ihres Hausmeisters entsprechend den Kategorien Hausmeistertätigkeit/Instandhaltung/Verwaltung zuzuordnen. Bei der Betriebskostenabrechnung dürfen Sie nur den Anteil für „Hausmeistertätigkeiten“ anrechnen. 

Tätigkeitsnachweis des Hausmeisters für die Betriebskostenabrechnung  

Da die Aufgaben Ihres Hausmeisters gesetzlich nicht klar definiert sind, dürfen Sie als Vermieter nicht einfach einen pauschalen Betrag von Ihren Mietern verlangen dürfen. Der BGH hat klargestellt, dass die Hausmeistertätigkeiten klar nach umlagefähigen und nicht umlagefähigen Arbeiten aufgeschlüsselt werden müssen. 

Um die Aufteilung „wasserdicht“ zu machen, lassen Sie von Ihrem Hausmeister über einen Zeitraum von einem bis drei Monaten Stundenzettel führen. 

Achten Sie dabei darauf, dass Ihr Hausmeister sowohl die Zeiten, als auch Tätigkeiten aufschreibt. Hiermit erhalten Sie eine Basis, auf deren Grundlage Sie die Kosten für die umlagefähigen Hausmeistertätigkeiten errechnen können. Anhand dessen lässt sich auch die Kostenaufteilung auch für andere Zeiträume entsprechend vornehmen. 

Was passiert, wenn Ihr Hausmeister für mehrere Immobilien zuständig ist?  

Ist Ihr Hausmeister in mehreren Mietobjekten für Sie tätig, so müssen Sie bei Umlage der Hausmeisterkosten zuerst die Gesamtkosten des Hausmeisters angemessen auf die einzelnen Gebäude verteilen. 

Bei jedem Mieter dürfen Sie nämlich in der Betriebskostenabrechnung nur den Anteil der Hausmeisterkosten in Ansatz bringen, der auf das Haus entfällt, in dem der Mieter wohnt. Meistens ist es angemessen, dass Sie die Kosten des Hausmeisters anteilig nach der Anzahl der Wohnungen in den einzelnen Gebäuden aufteilen. 

Nur wenn der Hausmeister für ein Mietobjekt andere Arbeiten durchführt, als für die übrigen Gebäude, sollten Sie eine andere Aufteilung der Kosten in Betracht ziehen. Beispielsweise, wenn bei einem Haus ein großer Garten zu pflegen ist, während das andere gar keinen Garten besitzt.