Kontoauszüge aufbewahren: Aufbewahrungsfristen im Überblick

Kontoauszüge sind ein wichtiger Bestandteil der Finanzunterlagen, sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen. Sie geben einen detaillierten Überblick über alle Transaktionen auf dem Konto und sind oft entscheidend für den Nachweis von Zahlungen oder Einnahmen.

Doch wie lange sollte man die Auszüge tatsächlich aufbewahren? Die Antwort auf diese Frage hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel dem Einkommen, der Art der Beschäftigung und den gesetzlichen Anforderungen. Im Folgenden klären wir die wichtigsten Punkte zur Aufbewahrung von Kontoauszügen.

Fristen für Privatpersonen: Wie lange müssen Kontoauszüge aufbewahrt werden?

Für Privatpersonen gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Frist zur Aufbewahrung von Kontoauszügen. Das bedeutet, dass die Kontoauszüge theoretisch sofort entsorgt werden könnten. Allerdings ist es ratsam, die Kontoauszüge mindestens drei Jahre lang aufzubewahren.

Diese Empfehlung basiert auf der allgemeinen Verjährungsfrist von drei Jahren, die für die meisten zivilrechtlichen Ansprüche gilt. Dies bedeutet, dass Sie innerhalb dieser Zeit bestimmte Zahlungen über Ihr Konto nachweisen können sollten, sei es für Miete, Versicherungen oder andere regelmäßige Verpflichtungen.

In welchen Situationen ist eine längere Aufbewahrung sinnvoll?

Neben der allgemeinen dreijährigen Frist sollte man die Auszüge in bestimmten Situationen auch länger aufheben:

• Große Anschaffungen: Bei größeren Investitionen, wie dem Kauf eines Autos oder einer Immobilie, kann es sinnvoll sein, die Kontoauszüge bis zum Verkauf oder zur Ablösung des Kredits aufzubewahren.
• Garantieleistungen: Bei Produkten mit längeren Garantiezeiten sollte man die Kontoauszüge bis zum Ablauf der Garantiefrist aufheben, um im Bedarfsfall den Kauf nachweisen zu können.
• Steuerliche Belange: Wenn Sie haushaltsnahe Dienstleistungen (z. B. Reinigungskräfte, Gartenarbeiten) von der Steuer absetzen, sollten Sie die Kontoauszüge mindestens bis zum Erhalt des Steuerbescheids und dem Ende der Einspruchsfrist aufheben.

Checkliste: Kontoauszüge aufbewahren

Hier ist eine praktische Checkliste, die Ihnen hilft, die Aufbewahrungsfristen im Blick zu behalten:

Aufbewahrungsfristen für Besserverdiener

Wer gilt als Besserverdiener?

Als Besserverdiener gelten Privatpersonen, deren positive Einkünfte über 500.000 Euro jährlich liegen. Zu diesen Einkünften zählen nicht nur das Gehalt aus nichtselbstständiger Arbeit, sondern auch Einkünfte aus Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung sowie sonstige Einkünfte gemäß § 22 des Einkommensteuergesetzes.

Besondere Aufbewahrungsfristen

Für Besserverdiener besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren für Kontoauszüge. Diese erweiterte Frist hat steuerliche Gründe und dient dazu, die Nachvollziehbarkeit der finanziellen Transaktionen bei eventuellen Steuerprüfungen zu gewährleisten.

Was muss beachtet werden?

• Steuerunterlagen: Es ist wichtig, die Kontoauszüge so zu archivieren, dass alle relevanten Zahlungen nachvollziehbar sind, insbesondere jene, die im Zusammenhang mit steuerlichen Abzügen stehen.
• Vermögensverwaltung: Bei großen Investitionen und Vermögensverwaltern sollten Kontoauszüge länger aufbewahrt werden, um Vermögensänderungen nachverfolgen zu können.

Aufbewahrungsfristen für Selbstständige und Unternehmer

Gesetzliche Vorgaben

Für Selbstständige und Unternehmer gelten strenge gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Laut § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO) müssen alle relevanten Geschäftsunterlagen, einschließlich der Kontoauszüge, zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Dies gilt sowohl für gewerbliche als auch für freiberufliche Tätigkeiten.

Warum zehn Jahre?

Die zehnjährige Frist ist notwendig, um bei Betriebsprüfungen oder steuerlichen Überprüfungen alle Geschäftsvorgänge lückenlos nachweisen zu können. Dazu zählen:

• Rechnungen und Belege: Diese müssen vollständig vorhanden sein, um den geschäftlichen Zahlungsverkehr zu belegen.
• Verträge und Geschäftsbriefe: Auch diese Unterlagen unterliegen der Aufbewahrungspflicht.
• Buchführungsunterlagen: Alle buchhalterischen Aufzeichnungen müssen ebenfalls mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden.

Tipps zur Aufbewahrung

• Digitalisierung: Nutzen Sie digitale Archivierungsmethoden, um Platz zu sparen und die Suche nach bestimmten Belegen zu erleichtern.
• Sichere Speicherung: Achten Sie darauf, dass sowohl physische als auch digitale Aufbewahrungsmethoden sicher und vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind.
• Regelmäßige Überprüfung: Setzen Sie sich regelmäßig mit Ihren Finanzunterlagen auseinander und prüfen Sie, ob alle relevanten Dokumente korrekt abgelegt sind.

Fazit: Aufbewahrungsfristen von Kontoauszügen variieren

Die Aufbewahrung von Kontoauszügen ist sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmer von großer Bedeutung. Während Privatpersonen nicht dazu verpflichtet sind, Kontoauszüge aufzubewahren, ist es aus praktischen Gründen sinnvoll, die Auszüge mindestens drei Jahre lang aufzubewahren. Besserverdiener sollten dies aus steuerlichen Gründen sechs Jahre lang tun, während Selbstständige und Unternehmer dazu verpflichtet sind, die Auszüge für mindestens zehn Jahre aufzuheben. Eine sorgfältige Organisation und Archivierung der Kontoauszüge hilft, im Zweifelsfall alle finanziellen Transaktionen über ein Konto lückenlos nachzuweisen und sich bei Steuerfragen abzusichern.

FAQ: Kontoauszüge aufbewahren

Wie lange müssen Privatpersonen ihre Kontoauszüge aufbewahren?

Privatpersonen sollten ihre Kontoauszüge mindestens drei Jahre lang aufbewahren, um Zahlungen nachweisen zu können. Sie sind jedoch nicht dazu verpflichtet.

Wer gilt als Besserverdiener und welche Aufbewahrungsfristen gelten?

Besserverdiener sind Personen mit jährlichen Einkünften von über 500.000 Euro. Sie müssen ihre Kontoauszüge sechs Jahre lang aufbewahren.

Wie lange müssen Selbstständige und Unternehmer ihre Kontoauszüge aufbewahren?

Selbstständige und Unternehmer müssen ihre Kontoauszüge und alle anderen relevanten Geschäftsunterlagen mindestens zehn Jahre lang aufbewahren.

Was mache ich, wenn ich meine Kontoauszüge nicht mehr finde?

Wer ein Online-Konto nutzt, ist klar im Vorteil, denn Banken speichern die Kontoauszüge für mehrere Jahre, sodass sie mittels Online-Banking sehr einfach abgerufen werden können.

Wird kein Online-Banking genutzt, können fehlende Auszüge in der Regel bei der Bank nachgefordert werden. Dies kann jedoch mit Kosten verbunden sein, weshalb die Nutzung von Online-Banking empfehlenswert ist.

Wie lange müssen Banken Kontoauszüge speichern?

Banken sind gesetzlich dazu verpflichtet, Kontoauszüge zehn Jahre lang zu archivieren, wobei die Aufbewahrungsfrist am Ende des Jahres beginnt, in dem der Kontoauszug erstellt wurde.

Kann ich alte Kontoauszüge einfach entsorgen?

Nach Ablauf der empfohlenen Aufbewahrungsfrist können Kontoauszüge sicher entsorgt werden. Papierauszüge aus dem Online-Banking sollten im Papiermüll und digitale Kopien auf sichere Weise gelöscht werden. Es ist jedoch empfehlenswert, Kontoauszüge vor der Entsorgung im Aktenvernichter zu zerkleinern oder auf andere Weise unkenntlich zu machen.