Pendlerpauschale – mit Fahrkosten zur Arbeit die Steuer bremsen

Wer Geld verdient, von dem er dem Fiskus Steuern zahlt, kann den dafür nötigen Aufwand gegenrechnen, also von den Einnahmen abziehen. Dies ist nicht nur Unternehmen vorbehalten, jeder Gehaltsempfänger hat Ausgaben, ohne die er seinem Job nicht nachkommen könnte – etwa der berufsbedingte Umzug, die zweite Wohnung, wenn die Wegstrecke sonst zu weit wäre oder schlicht der tägliche Weg zur Arbeit bzw. Fahrten zur Arbeitsstätte. Der Fiskus berücksichtigt dies zunächst mit dem Pauschalbetrag der Werbungskosten; 1.000 Euro stehen jedem automatisch zu.

Grundgedanke der Pendlerpauschale: Arbeitstage, Fahrtkosten und Steuererklärung

Verursacht aber die Fahrerei zur Arbeit mehr finanziellen Aufwand, so greift im Rahmen der Werbungskosten die Pendlerpauschale, auch Entfernungspauschale genannt: 30 Cent Fahrtkosten werden für jeden Kilometer pauschal anerkannt. Was auf Anhieb wenig erscheinen mag, summiert sich im Alltag. Eine tägliche Strecke von 20 Kilometern (Entfernungskilometer) bei 230 Arbeitstagen im Jahr ergibt 1.380 Euro. Diese Zahl jährlicher Arbeitstage wird vom Finanzamt bei einer 5-Tage-Woche als Richtwert für die Pendlerpauschale bzw. Entfernungspauschale angenommen. Deshalb müssen Arbeitnehmer bei Abweichungen glaubhaft darlegen, wenn etwa auf Urlaubstage verzichtet und stattdessen gearbeitet wurde. Bei einer 4-Tage-Woche oder gar 6-Tage-Woche werden entsprechend andere Zahlen der Arbeitstage angenommen.

Alle Angaben zur Pendlerpauschale vermerkt man als Arbeitnehmer in der Anlage N der Steuererklärung – wie auch die Werbungskosten. Trotz der an sich einfachen Grundberechnung sind je nach Konstellation eine Reihe von Dingen zu beachten.

So wird leider pro Tag nur der einfache Weg zur Arbeit bei der Pendlerpauschale anerkannt, und zwar auch bei unplanmäßigen Einsätzen, zusätzlichen Fahrten oder Doppelschichten. Und das nur in Bezug auf die erste Tätigkeitsstelle, die vor der Gesetzesnovelle 2014 noch regelmäßige Arbeitsstätte hieß – einfach gesagt: der feste Arbeitsplatz. Der Gesetzgeber legt eben pauschale Annahmen für Entfernung, Fahrtkosten und Kilometer fest, nicht ohne Grund nennt sich das Ganze Pendlerpauschale.

Ausnahmen vom einfachen Weg gibt es, wenn jemand regelmäßig zu verschiedenen Einsatzorten fährt. Und wer im Außendienst, als Leiharbeiter oder mit wechselnden Einsätzen beschäftigt ist, kann die volle Kilometerzahl der Entfernungspauschale berechnen. Generell wird der jeweils kürzeste Weg zugrunde gelegt, wobei auch anerkannt wird, dass eine etwas längere Strecke verkehrsbedingt die bessere oder schnellere ist – plausible Begründung wie Zeitersparnis vorausgesetzt. Insgesamt zählt das, was mit dem Wagen tatsächlich gefahren wird, die Höhe spielt keine Rolle.

Andere Verkehrsmittel: Höchstbetrag bei Motorrad, Bus und Bahn

Anders bei öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Rad, Motorrad und allem, was nicht Auto ist. Hier hört es beim Höchstbetrag von 4.500 Euro im Jahr auf. Der gilt auch bei Fahrgemeinschaften für jeden, der nicht den eigenen PKW zur Verfügung stellt. Die gute Nachricht für Bahnfahrer: Ob ein Jahresabo weniger als 4.500 Euro kostet, ist für die Pendlerpauschale bzw. Entfernungspauschale unerheblich. Was zählt ist die Fahrstrecke zur Arbeitsstätte, die pauschal mit 30 Cent pro Kilometer bis zur Höchstgrenze anerkannt wird.

Wobei man auch hier berücksichtigen muss, dass das Finanzamt den kürzesten Weg ansetzt, und der richtet sich, wie beim Auto, pauschal nach der Straßenverbindung. Zwar kann man ebenfalls eine regelmäßig benutzte längere Strecke glaubhaft machen, weil es anderenfalls, etwa wegen etlicher Umsteigestationen, mehr Zeit in Anspruch nehmen würde. Generell aber gilt: Fährt der Zug oder die U-Bahn einen größeren Bogen als die Straße, so wird gleichwohl entsprechend der vergleichbar kürzeren Autostrecke berechnet, wobei unverändert die Grenze von 4.500 Euro gilt. Die Straße ist gleichsam das Leitmotiv.

Und was ist bei mehreren Wohnungen? Etliche Arbeitnehmer mit weitem Anfahrweg nehmen sich eine Zweitwohnung in der Nähe der Arbeit. In der Konstellation zählt diejenige, die den Lebensmittelpunkt darstellt – und damit die entsprechende Entfernung in der Pendlerpauschale. Ist die Erstwohnung das alte Zimmer im elterlichen Haus, wird dies nur anerkannt, wenn man sich wie ein Fremder an der Miete beteiligt und seine Kosten selbst trägt. Bei doppelter Haushaltsführung lassen sich die Kosten für Familienheimfahrten in der Pendlerpauschale ansetzen. In dem Fall gibt es übrigens auch für Bahnfahrer keine Obergrenze. Beihilfen vom Chef allerdings zieht das Finanzamt ab.

Mischfälle gibt es aber auch mit Blick auf die Verkehrsmittel. Etwa, wenn mal das Auto, mal Bus oder Bahn genutzt werden. Hier ermittelt man zunächst die Entfernung, wie üblich gemäß der kürzesten Straßenstrecke. Auf der Basis berechnet man dann die jeweils gefahrene Strecke pro Tag und nach Fahrzeug bzw. Verkehrsmittel getrennt zu 30 Cent den Kilometer. Die Gesamtsumme darf auch hier die 4.500 Euro-Grenze nach oben übersteigen.

Jobticket, Dienstwagen, Doppeltätigkeit

Neu bei der Pendlerpauschale bzw. Entfernungspauschale ist seit 2019 der Aspekt Fahrten mit einem Jobticket. Die können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern mittlerweile sozialversicherungs- und steuerfrei zukommen lassen, sei es als Fahrkarte für öffentliche Verkehrsmittel, sei es als finanzieller Zuschuss. Bei der Pendlerpauschale gelten die oben genannten Bedingungen für Bus und Bahn. Nur: Weil das Jobticket auch für Privatfahrten genutzt werden kann, muss diese Vergünstigung, die zusätzlich zum Gehalt erfolgt, angegeben werden. Das Finanzamt zieht den entsprechenden Betrag dann von der Pendlerpauschale ab.

Bei Dienstwagen gilt in anderer Form das gleiche. Sobald der auch für private Nutzung für Arbeitnehmer zur Verfügung steht, ist der geldwerte Vorteil zu versteuern – meist über die 1%-Regel. Ansonsten können alle Fahrten in unbegrenzter Höhe in der Pendlerpauschale angegeben werden.

Geht jemand nicht nur einer Tätigkeit nach, lässt sich für jeden Weg zur Arbeit der Kilometeraufwand von der Steuer absetzen – so wie bei einer einzelnen Arbeitsstelle gilt der jeweils einfache Weg. Kehrt man zwischenzeitlich zur Wohnung zurück, gibt es bezüglich der Entfernungspauschale nichts zusätzlich zu beachten. Führt der Weg aber direkt von einem Arbeitgeber zum nächsten, so ist die Fahrt zum ersten als Umwegstrecke zum zweiten anzugeben. Die logischen Wege des Finanzamts sind manchmal gewöhnungsbedürftig.

Auch gibt es eine lange Reihe möglicher weiterer Einzelkonstellationen. Erwähnt sei noch, dass Menschen mit Behinderung von einem Nachteilsausgleich profitieren. Sie können nicht nur den einfachen Weg zur Arbeit, sondern den kompletten Aufwand ansetzen.

Insgesamt: Abgesehen von Ausnahmen und Details folgt die Pendlerpauschale einem Grundgedanken: Pro Kilometer 30 Cent, es zählt der einfache Weg, und dann der kürzeste oder effektivste. Die Strecken orientieren sich an Straßenverbindungen. Aufschluss gibt ein Routenplaner im Internet.

Übrigens: Wenn absehbar ist, dass die Fahrkosten auch im kommenden Jahr über der Werbungskostenpauschale liegen werden, kann man sie gleich als Lohnsteuerfreibetrag beim Finanzamt eintragen lassen. Dann nämlich werden entsprechend weniger Steuern vom monatlichen Gehalt abgezogen.