Steuererklärung abgeben: Wer? Bis wann? Wie? | alle Infos hier

Die Steuererklärung abgeben ist für viele Millionen Bundesbürger oft eine eher lästige Pflicht. Wenn Sie allerdings zur Abgabe verpflichtet sind, sollten Sie dies rechtzeitig tun. Darüber hinaus kann es allerdings auch bei einer nicht vorhandenen Abgabepflicht sinnvoll sein, die Einkommensteuererklärung dem Finanzamt einzureichen.

Wir möchten in unserem Beitrag darauf eingehen, was man unter der Einkommensteuererklärung versteht und wer zur Aufgabe verpflichtet ist. Ferner gehen wir darauf ein, bis wann Sie die Steuererklärung abgeben müssen, ob die Abgabefrist verlängert werden kann und welche Unterlagen notwendig sind.

Was versteht man unter der Einkommensteuererklärung?

Die Einkommensteuererklärung ist eine Erklärung, die für die Anmeldung der Zahlung der Einkommensteuer gegenüber dem Finanzamt gedacht ist.

Das bedeutet, dass Sie Ihr Finanzamt mittels der Steuererklärung darüber informieren, welche Einkünfte Sie im entsprechenden Jahr hatten. Das wiederum ist für das Finanzamt die Grundlage, um die Steuern festzusetzen.

Mit der Erklärung bestätigen Sie neben der allgemeinen Korrektheit der Angaben auch, dass Sie alle steuerlich relevanten Einnahmen genannt haben.

Die abzugebende Steuererklärung basiert auf verschiedenen Formularen, die jedes Jahr beim Finanzamt eingereicht werden müssen. Das sind in der Hauptsache:

• Mantelbogen (4-seitiges Hauptformular)
• Anlage N
• Anlage S
• Anlage G
• Anlage Vorsorgeaufwand
• Anlage KAP

Das 4-seitige Hauptformular als Mantelbogen muss von jedem Bürger ausgefüllt werden, der grundsätzlich dazu verpflichtet ist, die Abgabe der Steuererklärung durchzuführen. In der Anlage N werden Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit eingetragen, während die Anlage S für Freiberufler und Selbstständige gilt.

Darüber hinaus gibt es noch weitere Anlagen, zum Beispiel für Kapitaleinkünfte (Anlage KAP) und im Hinblick auf Gewinne aus einem Gewerbebetrieb (Anlage G).

Wer ist zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet?

Ein recht häufig auftretender Irrtum besteht darin, dass jeder Volljährige mit Einkünften zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet wäre. Das ist allerdings nicht der Fall, denn das Abgeben der Einkommensteuererklärung ist nicht generell für sämtliche Menschen in Deutschland mit Einkünften eine Verpflichtung.

Es gibt mehrere Faktoren, von denen es abhängt, ob Sie eine Steuererklärung abgeben müssen oder die Einkommensteuererklärung freiwillig einreichen können.

Verpflichtet zur Abgabe und damit zum Einreichen der Steuererklärung beim Finanzamt sind Sie insbesondere unter der folgenden Voraussetzungen:

• Ehepaar mit Steuerklassen Kombination III und V.
• Eheleute mit Steuerklassen Kombination IV mit Faktor.
• Zusätzliches Einkommen über 410 Euro jährlich, zum Beispiel Kapitalerträge.
• Sie haben mehrere Arbeitgeber.
• Sie erzielen ein Einkommen als Alleinstehender von mehr als 10.908 Euro (Grundfreibetrag) oder als Verheiratete mehr als 21.816 Euro.
• Sie haben Einkünfte aus Kapitalvermögen, für die noch keine Abgeltungssteuer abgeführt wurde.
• Sie haben hierzulande eine unbeschränkte Steuerpflicht beantragt.
• Sie haben in der Vergangenheit einen Verlustvortrag gemacht.
• Sie erzielen steuerfreie Entgeltersatzleistungen von mehr als 410 Euro jährlich, wie zum Beispiel Kurzarbeitergeld.
• Sie sind selbstständig, freiberuflich tätig oder Gewerbetreibender.
• Sie haben auf Basis der sogenannten Fünftel-Regelung eine Abfindung erhalten.

Sie müssten also zum Beispiel verpflichtend eine Steuererklärung gegenüber dem Finanzamt einreichen, falls Sie selbstständig sind, mehrere Arbeitgeber haben oder zusätzliche Einkommen von über 410 Euro im Jahr haben.

Die zuvor genannten Voraussetzungen gelten übrigens nicht nur für Arbeitnehmer, sondern ebenfalls für Rentner und Pensionäre.

Checkliste: Muss ich eine Steuererklärung abgeben

Viele Steuerpflichtige möchten zunächst herausfinden, ob sie zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet sind oder nicht. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten, neben den zuvor genannten Punkten als Hilfestellung.

Im Folgenden möchten wir Ihnen eine Checkliste an die Hand geben, wie Sie auf Grundlage Ihrer eigenen Situation herausfinden können, ob Sie die Steuererklärung beim Finanzamt verpflichtend einreichen müssen oder das Abgeben zur Feststellung der Steuern seitens des Finanzamtes freiwillig geschehen kann.

Falls Sie keine der vorherigen Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, ist es wahrscheinlich, dass Sie keine Steuererklärung abgeben müssen. Es gibt jedoch noch weitere Situationen, in denen die Abgabe Pflicht sein kann, da wir nicht lückenlos alle Fälle aufführen können.

Info: Falls Sie trotz der Checkliste unsicher sind, ob Sie eine Steuererklärung abgeben müssen oder nicht, fragen Sie einfach bei Ihrem zuständigen Finanzamt an. Die Mitarbeiter sind dazu verpflichtet, Ihnen dazu ausreichende Auskünfte zu geben. Auch die Nachfrage beim Steuerberater wird sehr wahrscheinlich Klarheit bringen.

Abgabefrist: Bis wann muss ich die Steuererklärung abgeben?

Wann die Abgabe der Steuererklärung erfolgen muss, hängt insbesondere davon ab, ob Sie eine Verpflichtung zur Abgabe haben oder dies freiwillig tun können.

Müssen Sie die Steuererklärung nicht zwangsläufig abgeben und können dies stattdessen optional machen, haben Sie dazu bis zu vier Jahre nach dem Ende des entsprechenden Steuerjahres viel Zeit. Das bedeutet, dass Sie zum Beispiel Ihre Steuererklärung für das Jahr 2023 noch bis zum 31. Dezember 2027 dem Finanzamt einreichen können.

Sind Sie hingegen dazu verpflichtet, eine Einkommensteuererklärung einzureichen, ist die Abgabefrist deutlich kürzer. Prinzipiell endet sie zum 31. Juli des entsprechenden Folgejahres. Sie mussten also zum Beispiel die Steuererklärung für 2018 spätestens bis zum 31. Juli 2019 einreichen.

Allerdings wurden die Fristen in den letzten Jahren aufgrund der Corona Pandemie etwas verlängert, sodass folgende Abgabefristen galten und gelten:

• Steuerjahr 2022: 2. Oktober 2023
• Steuerjahr 2023: 2. September 2024

Diese Fristen gelten unter der Voraussetzung, dass Sie die Steuererklärung alleine anfertigen. Nutzen Sie hingegen die Dienste eines Steuerberaters, ist die Abgabefrist länger.

Sie läuft in dem Fall für die Steuererklärung 2022 bis zum 31. Juli 2024 und für das Steuerjahr 2023 bis zum 2. Juni 2025.

Danach werden voraussichtlich wieder die gewöhnlichen Fristen gelten, die bei Nutzung eines Steuerberaters normalerweise am 28. bzw. 29. Februar des übernächsten Jahres ablaufen.

Welche Folgen drohen bei Nichtabgabe oder Verspätung?

Sollten Sie absehen können, dass Sie es nicht schaffen, Ihre Steuererklärung rechtzeitig beim Finanzamt einzureichen, empfiehlt es sich, eine Fristverlängerung zu beantragen.

In manchen Fällen geben die Finanzämter diesem Wunsch nach.

Allerdings kann es passieren, dass Sie die Abgabe der Steuererklärung vergessen oder ohne vorherige Beantragung der Fristverlängerung einfach die Einkommensteuererklärung zu spät einreichen. In diesem Fall kann das Finanzamt einen sogenannten Verspätungszuschlag erheben bzw. ist seit geraumer Zeit sogar gesetzlich dazu verpflichtet.

Festgesetzt werden muss ein solcher Verspätungszuschlag unter der Voraussetzung, dass die Steuererklärung nicht spätestens 14 Monate nach Ablauf des entsprechenden Kalenderjahres bzw. des Besteuerungszeitpunktes abgegeben wurde.

In diesem Fall legt das Finanzamt einen Verspätungszuschlag fest, der sich auf 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer belaufen muss, mindestens aber 25 Euro pro verspäteten Monat beträgt. Zu beachten ist maximal ein Betrag von 25.000 Euro, der höchstens als Verspätungszuschlag angesetzt werden darf.

Info: Geben Sie Ihre Steuererklärung zwar einerseits zu spät, aber andererseits spätestens 14 Monate nach Ende des Kalenderjahres ab, kann das Finanzamt einen Versäumniszuschlag berechnen, muss es aber nicht. Es besteht demnach ein gewisser Ermessensspielraum.

Der folgenden Tabelle können Sie anhand eines Beispiels entnehmen, wann Sie mit einem Verspätungszuschlag rechnen müssen und wie hoch dieser ausfallen könnte.

Über den Verspätungszuschlag hinaus darf das Finanzamt zudem die Zahlung der fälligen Steuerlast fordern.

Deshalb kann das Amt eine Schätzung ansetzen, weil das tatsächliche Einkommen aufgrund der Nichtabgabe der Einkommensteuerklärung nicht bekannt ist.

Eine weitere Befugnis des Finanzamtes besteht darin, ein Zwangsgeld anzuberaumen. Dieses hat den Zweck, Sie zur Abgabe der Steuererklärung zu „zwingen“.

Dementsprechend gibt es die folgenden Konsequenzen bei Nichtabgabe oder verspäteter Abgabe der Steuererklärung:

• Verspätungszuschlag von 0,25 Prozent
• Einfordern der Steuerschuld durch Schätzung des Einkommens
• Zwangsgeld

Damit es nicht zu Zuschlägen und Zwangsmaßnahmen des Finanzamtes kommt, sollten Sie immer eine Fristverlängerung beantragen. Legen Sie sich zudem das Anfertigen der Einkommensteuererklärung auf Termin, damit Sie diese wichtige Abgabefrist nicht verpassen.

Kann die Abgabefrist für die Steuererklärung verlängert werden?

Es ist in der Praxis relativ problemlos möglich, zumindest einen Antrag beim Finanzamt auf Verlängerung der Abgabefrist zu erstellen.

Allerdings wird dieser Antrag nur in einigen Ausnahmen genehmigt, wenn ausreichende Gründe vorliegen. Empfehlenswert ist, dass Sie eine solche Fristverlängerung schriftlich beantragen, und zwar auf einem der folgenden Wege:

• Brief (per Post)
• Brief bei der Behörde einwerfen
• Telefax
• ELSTER
• Eventuell per E-Mail

Mögliche Gründe, die das Finanzamt für die Fristverlängerung akzeptiert, sind zum Beispiel längere Erkrankung (eigene oder die eines nahen Angehörigen), Tod eines Familienmitgliedes sowie noch nicht vollständige Unterlagen.

Muster-Anfrage zur Verlängerung der Abgabefrist Ihrer Steuererklärung

Im Folgenden möchten wir Ihnen gerne ein Muster an die Hand geben, wie ein Brief an das Finanzamt aussehen könnte, innerhalb dessen Sie um die Verlängerung der Abgabefrist Ihrer Einkommensteuererklärung bitten.

„Antrag auf Fristverlängerung für die Einkommensteuererklärung, Steuernummer: 123456789

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit beantrage ich, die Frist zur Abgabe meiner Einkommensteuererklärung für das Jahr 20XX zum 31.12.20XX zu verlängern. Leider sehe ich mich aus zwei Gründen nicht dazu in der Lage, die Steuererklärung fristgerecht abzugeben:

• Bereits angeforderte, aber noch fehlende Unterlagen
• Längere Erkrankung meinerseits

Trotz der Beantragung der Fristverlängerung werde ich mich bemühen, meine Einkommensteuererklärung noch rechtzeitig einzureichen. Sollten Sie meinen Antrag genehmigen, würde ich Sie bitten, mir das schriftlich zu bestätigen.

Vielen Dank im Voraus

Mit freundlichen Grüßen

Max Muster“

Kann die Steuererklärung auch rückwirkend abgegeben werden?

Eine rückwirkende Abgabe der Steuererklärung ist nur unter der Voraussetzung möglich, dass Sie keine Abgabepflicht haben, sondern die Einkommensteuerklärung freiwillig einreichen.

In dem Fall ist die rückwirkende Abgabe für einen Zeitraum von vier Jahren (zum Jahresende hin) möglich. Das bedeutet, dass Sie die Steuererklärung für das Jahr 2019 noch bis zum 31. Dezember 2023 abgeben dürfen.

Wie kann ich die Steuererklärung abgeben?

Als Privatperson haben Sie nach wie vor die Möglichkeit, Steuererklärungen schriftlich dem Finanzamt zur Verfügung zu stellen, also durch Versenden der Formulare per Post oder Sie werfen die ausgefüllte Erklärung im Briefkasten des Finanzamtes ein.

Selbstständige hingegen sind mittlerweile dazu verpflichtet, ihre Einkommensteuererklärung auf elektronischem Wege zu übermitteln, insbesondere mittels ELSTER. Dazu ist eine vorherige Registrierung notwendig, um später mittels der Zertifikatsdatei die Steuererklärung mittels ELSTER an das Finanzamt zu übermitteln.

Darüber hinaus gibt es heutzutage eine Reihe von Apps und Steuerprogrammen für den PC, bei denen ebenfalls häufig eine Anbindung existiert, sodass daraus die angefertigte Einkommensteuererklärung auf elektronischem Wege an das Finanzamt übermittelt werden kann.

Grundsätzlich kommen dafür eine Reihe von Steuerprogrammen infrage. Zu den bekanntesten Software Lösungen, mittels derer Sie Ihre Steuererklärung anfertigen können und es zum Teil sowohl als App als auch in Form einer Anwendung für den PC gibt, gehören unter anderem:

• WISO Steuer
• Steuersparerklärung
• Steuerbot
• Taxfix

Auf unserer Sicht ist es empfehlenswert, dass Sie Ihre Steuererklärung mittels einer Steuersoftware oder ELSTER anfertigen. Dort finden Sie meistens zahlreiche Hilfen und Informationen. Sie können unter Umständen gleichzeitig eine Übermittlung an das Finanzamt vorzunehmen.

Ähnliches gilt für Freiberufler, die allerdings ohnehin ihre Erklärung auf elektronischem Wege verpflichtend übermitteln müssen.

Bei einer sehr einfachen Steuererklärung reicht es nach wie vor alternativ für Privatpersonen aus, die Formulare per Hand auszufüllen.

Welche Unterlagen sind für die Steuererklärung nötig?

Es gibt einige Unterlagen, die eventuell im Zusammenhang mit der Steuererklärung relevant sind. Grundsätzlich ist es allerdings seit einigen Jahren nicht mehr notwendig, Unterlagen als Anhang der Einkommensteuererklärung mitzuliefern.

Stattdessen ist es so, dass die Nachweise nur aufgrund einer eventuellen Rückfrage des Finanzamtes erbracht werden müssen. Einige Unterlagen, mit denen entsprechende Nachweise möglich sind, sind unter anderem:

• Bescheinigung über Lohnersatzleistungen wie Arbeitslosengeld
• Nachweis der Unterhaltsbedürftigkeit
• Studienbescheinigung
• Behindertenausweis bzw. Nachweis
• Nachweise über außergewöhnliche Belastungen, wie zum Beispiel Arztrechnung
• Nachweis über haushaltsnahe Dienstleistungen
• Bescheinigung der geleisteten Altersvorsorgebeträge

Welches Finanzamt ist Ansprechpartner für Ihre Steuererklärung?

Ansprechpartner für Ihre Steuererklärung ist stets das Finanzamt, dass für Ihren aktuellen Wohnort zuständig ist.

Es kann sich dabei um das Finanzamt innerhalb der Stadt oder im Bezirk handeln. Man bezeichnet das für Sie zuständige Finanzamt entsprechend als sogenanntes Wohnsitzfinanzamt.

Wie lange dauert die Bearbeitung der Steuererklärung?

Es gibt keine einheitlichen Werte, welcher Zeitraum vergeht, bis die von Ihnen eingereichte Steuererklärung beim Finanzamt bearbeitet wird.

Teilweise gibt es größere Unterschiede zwischen den Bundesländern. Nehmen wir NRW als Beispiel, so werden dort nach Angaben des Finanzministeriums rund 95 Prozent aller Einkommensteuererklärungen innerhalb der ersten zwei Wochen bis vier Monaten bearbeitet.

Sie können dementsprechend bundesweit von einem Durchschnitt ausgehen, der sich auf zwei bis zehn Wochen beläuft.

Wie sinnvoll ist die Abgabe einer Steuererklärung?

Es kann in vielen Fällen sehr sinnvoll sein, wenn Sie Ihre Einkommensteuererklärung abgeben, obwohl Sie dazu eventuell nicht verpflichtet sind. In einer Reihe von Fällen können Sie bestimmte Ausgaben absetzen, sodass Sie mit einer Steuererstattung rechnen können.

Daher möchten wir Ihnen im Folgenden einige Beispiele nennen, bei deren Vorliegen Sie vermutlich davon profitieren, wenn Sie eine Steuererklärung abgeben.

• Geringe Einkünfte in Verbindung mit langen Weg zur Arbeit.
• Sie haben bisher die Energiepreispauschale noch nicht erhalten.
• Sie haben Kirchensteuer, Kinderbetreuung und andere Ausgaben als Sonderausgaben bezahlt.
• Sie haben Aufwendungen für eine Haushaltshilfe.
• Sie haben Handwerkerleistung in Anspruch genommen.
• Werbungskosten sind höher als der Werbungskosten-Pauschbetrag von 1.230 Euro.
• Sie hatten Krankheitskosten, die Sie mindestens zum Teil selbst finanzieren mussten oder andere, außergewöhnliche Belastungen.
• Sie hatten Aufwendungen für haushaltsnahe Dienstleistungen.
• Sie möchten eine Arbeitnehmersparzulage beantragen.
• Sie sind verheiratet und als Doppelverdiener in der Steuerklasse IV.

Unter den genannten Umständen ist es meistens lohnenswert, eine Steuererklärung abzugeben. Typisches Beispiel ist die Kombination von geringem Einkommen und einem relativ langen Fahrtweg zur Arbeit. In dem Fall erhalten Sie für gewöhnlich die sogenannte Mobilitätsprämie.

Wenn Sie hingegen keine Steuererklärung einreichen und mit Ihrem Einkommen unterhalb des Grundfreibetrags liegen, würden Sie normalerweise nicht von der Kilometerpauschale profitieren, die für Weitpendler erhöht ist.

Sinnvoll ist die Abgabe einer Steuererklärung auf jeden Fall, wenn Sie Werbungskosten haben, welche die Pauschale übersteigen. Das können zum Beispiel Ausgaben für eine Weiterbildung sein oder auch Material fürs Büro, falls Sie zum Teil im Home-Office arbeiten.