Erhaltungsaufwendungen – Instandhaltungskosten von der Steuer absetzen
Im Zusammenhang mit einer Immobilie kommen im Laufe der Jahre auf den Eigentümer und Vermieter unterschiedliche Kosten zu. Dazu zählen unter anderem Ausgaben für den sogenannten Erhaltungsaufwand, der von den Herstellungskosten und den Anschaffungskosten abzugrenzen ist. Den Erhaltungsaufwand können Sie bei einer Vermietung des Gebäudes unter bestimmten Voraussetzungen von der Steuer absetzen.
In unserem Beitrag erfahren Sie, worum es sich beim Erhaltungsaufwand handelt. Wir gehen ferner darauf ein, welche Maßnahmen dem Erhaltungsaufwand dienen und was zu den Instandhaltungskosten zählt. Darüber hinaus erläutern wir, wie Sie Anschaffungskosten, Herstellungskosten und anschaffungsnahe Herstellungskosten abgrenzen sowie, welche Faktoren die Höhe der Instandhaltungskosten beeinflussen.
Was versteht man unter Erhaltungsaufwendungen?
Bei einem Gebäude verschlechtert sich der Zustand im Laufe der Jahre und Jahrzehnte. Soll dieser (gute) Zustand jedoch immer wieder hergestellt werden, findet eine Instandhaltung statt. Diese wiederum führt zum sogenannten Erhaltungsaufwand. Dabei spielt allerdings keine Rolle, ob die Maßnahmen am Gebäude zwingend notwendig sind oder nicht. Dennoch handelt es sich bei bestimmten Maßnahmen um einen daraus resultierenden Erhaltungsaufwand.
Die Aufwendungen in Form des Erhaltungsaufwandes dienen dazu, Teile des Gebäudes, bestimmte Anlagen sowie Einrichtungen zu erhalten. Dabei werden häufig insbesondere eine Instandhaltung oder Instandsetzung vorgenommen.
Was zählt zu den Erhaltungsaufwendungen?
Es gibt einige Maßnahmen innerhalb und außerhalb des Gebäudes, die den Erhaltungsaufwendungen zuzurechnen sind. Welche Arbeiten das im Detail oftmals sind, können Sie unserer nachfolgenden Tabelle entnehmen.
| Teil des Gebäudes | Instandhaltungsmaßnahme |
|---|---|
| Heizung | Ersatz von Ölheizung durch Gasheizung |
| Heizung | Anschluss an das Fernwärmenetz |
| Fassade | Sanierung der Fassade zum Schall- oder Wärmeschutz |
| Fassade | Anstrich der Fassade |
| Dach | Reparatur des Daches |
| Dach | Neueindeckung |
| Dach | Umbau vom Flachdach zum Schiefdach |
| Fenster & Türen | Austausch von Türen |
| Fenster & Türen | Austausch von Fenstern |
| Fenster & Türen | Einbau Sicherheitsschlösser |
| Fenster & Türen | Installieren Fernsprechanlage |
| Elektroinstallation | Erneuerung |
| Badezimmer | Renovierung des Bades |
| Badezimmer | Ersatz von Durchlauferhitzern |
| Sonstige Anlagen | Einbau Breitbandanlage |
| Sonstige Anlagen | Einbau Messtechnik zur Abrechnung abhängig vom Verbrauch |
Es gibt demnach eine Reihe von Maßnahmen, die der Instandhaltung dienen, sodass die Aufwendungen dem Erhaltungsaufwand dienen. Das ist zum Beispiel die Badsanierung, die im Schnitt alle 20 bis 25 Jahre notwendig ist. Ebenfalls sehr typisch ist die Reparatur des Daches sowie die Neueindeckung, die im Schnitt alle 30 bis 45 Jahre vorgenommen wird.
In vielen Fällen wird die Instandhaltung auch mir einem verminderten Energieverbrauch kombiniert, zum Beispiel durch eine neue (bessere) Wärmedämmung. Das trifft mitunter ebenso auf den Austausch von Fenstern zu, wenn beispielsweise eine 3-fach-Verglasung durch eine 4-fach-Verglasung ersetzt wird.
Wer zahlt Instandhaltungskosten?
Vom Grundsatz her sind Immobilieneigentümer und Vermieter dazu verpflichtet, den Zustand des Gebäudes zu erhalten. Das umfasst einerseits die Wartung und zum anderen die Pflege der Immobilie mit ihren Bestandteilen. Das bedeutet, dass auch die Vermieter die Kosten tragen müssen, die im Zusammenhang mit den Maßnahmen stehen.
Allerdings ist ein kleinerer Teil der Instandhaltungskosten umlagefähig. Das bedeutet, die anteiligen Kosten können auf den Mieter umgelegt werden. Das gilt allerdings in der Regel nur für sogenannte Schönheitsreparaturen, die jährlich im Schnitt bis zu 200 Euro betragen dürfen.
Zudem muss im Mietvertrag festgehalten sein, dass der Mieter zur Zahlung solcher Kleinreparaturen verpflichtet ist. Die im Beispiel genannten Maßnahmen gehen jedoch deutlich über reine Schönheitsreparaturen hinaus.
Abgrenzung zu Anschaffungskosten, Herstellungskosten und anschaffungsnahen Herstellungskosten
Im Zusammenhang mit dem Erhaltungsaufwand ist es unter anderem wichtig, eine Abgrenzung zu den folgenden Kostenarten vorzunehmen:
- Anschaffungskosten
- Herstellungskosten
- Anschaffungsnahe Herstellungskosten
Wichtig ist, dass sowohl die Anschaffungskosten und Herstellungskosten als auch anschaffungsnahe Herstellungskosten vom Erhaltungsaufwand abzugrenzen sind. Der wesentliche Unterschied ist, dass die genannten Kostenarten über die Nutzungsdauer des Getreides abzuschreiben sind, während der Erhaltungsaufwand sofort als Werbungskosten abgesetzt werden kann.
Was versteht man unter Herstellungskosten?
In Abgrenzung zu den Anschaffungskosten werden solche Aufwendungen als Herstellungskosten bezeichnet, die mit dem Bau einer Immobilie in Zusammenhang stehen oder mit späteren An- sowie Umbauten. Wird zum Beispiel nachträglich an das Gebäude ein Balkon angebracht, sollten die Aufwendungen dafür zu den Herstellungskosten zählen.
Welche Einflussfaktoren auf die Höhe der Instandhaltungskosten gibt es?
Auf die Kosten, die für Instandhaltungen anfallen, haben mehrere Faktoren einen Einfluss. Dazu gehören insbesondere:
- Standort des Gebäudes
- Alter der Immobilie
- Zustand
- Technische Ausstattung
- Angebote der Handwerker
Der Standort eines Objektes hat insbesondere deshalb Einfluss auf die Höhe der Instandhaltungskosten, weil das Gebäude zum Beispiel mehr oder weniger den Witterungen ausgesetzt ist und entsprechend schneller Maßnahmen ergriffen werden müssen, die in den Bereich des Erhaltungsaufwandes fallen. Ähnlich verhält es sich mit dem Alter einer Immobilie und dem Zustand, denn auch dieser Faktoren beeinflussen, wann für die Immobilie und deren Instandhaltung Kosten anfallen und wie hoch diese sind.
Wie wird der Erhaltungsaufwand steuerlich behandelt?
Eigentümer und Vermieter können den Erhaltungsaufwand innerhalb der „Anlage V“ im Rahmen ihrer Steuererklärung geltend machen. Der Erhaltungsaufwand kann als Werbungskosten demnach von der Steuer abgesetzt werden. Die Kosten werden bei einer Vermietung meistens im Jahr, in dem sie anfallen, in vollem Umfang steuerlich geltend gemacht. Alternativ besteht ebenfalls die Möglichkeit, die Erhaltungsaufwendungen zu verteilen. Das funktioniert über einen Zeitraum zwischen zwei und fünf Jahren.
Die Kosten für den Erhaltungsaufwand können Eigentümer und Vermieter somit von den Mieteinnahmen subtrahieren. Das ist lediglich an die Voraussetzung gebunden, dass zum einen der ursprüngliche Zustand der Immobilie verbessert wird und zum anderen der Wert des Gebäudes nicht maßgeblich durch die Maßnahmen steigt. Dann würde es sich oft um eine Modernisierung handeln, die nicht mehr vorrangig der Erhaltung des Zustandes dient, sondern einer deutlichen Verbesserung.
Wann darf man den Erhaltungsaufwand sofort als Werbungskosten steuerlich geltend machen?
Sofort dürfen Kosten für den Erhaltungsaufwand von der Steuer abgesetzt werden, wenn Sie maximal 15 Prozent der Anschaffungskosten betragen. Sollte das nicht der Fall sein, dürfen die Kosten für den Erhaltungsaufwand nicht sofort als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden, sondern erst nach und nach als Abschreibung.
Ist das sofortige Absetzen des Erhaltungsaufwandes stets sinnvoll?
Es ist für Vermieter einer Immobilie nicht zwangsläufig immer sinnvoll, die Kosten für den Erhaltungsaufwand sofort als Werbungskosten von der Steuer abzusetzen. Manchmal macht es stattdessen mehr Sinn, die abzusetzenden Aufwendungen auf die nächsten Jahre zu verteilen.
Das ist zum Beispiel unter der Voraussetzung der Fall, dass in den kommenden Jahren ein höheres Einkommen zu erwarten ist. Unter dieser Annahme kann es sich finanziell und steuerlich lohnen, die Kosten für den Erhaltungsaufwand auf die nächsten zwei bis fünf Jahre zu verteilen.
Was besagt die Vereinfachungsregel?
Es gibt einige Maßnahmen und damit verbundene Aufwendungen, die normalerweise zum sogenannten Herstellungsaufwand gehören. Vermieter haben jedoch die Möglichkeit, einige dieser Aufwendungen auf Antrag dem Erhaltungsaufwand zuzurechnen, sodass diese von der Steuer abgesetzt werden können.
Dabei ist allerdings die Grenze zu beachten, dass die Aufwendungen für jede, einzelne Maßnahme maximal 4.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) betragen dürfen. Das ist nach der Richtlinie 21.1, Absatz 2, Satz 2 EStR so definiert. Die Vereinfachungsregel gilt jedoch nicht, sollten die Maßnahmen zur endgültigen Fertigstellung eines neuen Gebäudes dienen.
Wie können Vermieter die Instandhaltungskosten effektiv planen und profitieren?
Bei der Vermietung von Wohnungen und auch bei der eigenen Immobilie ist es für Eigentümer von Vorteil, die zukünftigen Instandhaltungskosten zu planen und zu kalkulieren. Dabei hilft das Vorhalten und Bilden einer sogenannten Instandhaltungsrücklage. Es wird Kapital Jahr für Jahr angesammelt, um davon später die Kosten für einen Erhaltungsaufwand, also die Instandhaltung oder Instandsetzung, zahlen zu können. Für die Berechnung der Instandhaltungsrücklage wird oft die sogenannte Peter’sche Formel genutzt, die lautet:
Herstellungskosten x 1,5 / 80 = jährliche Instandhaltungskosten (pro m²)
Alternativ können die zukünftigen Instandhaltungskosten auch genauer kalkuliert werden. Dann wird häufig mit Durchschnittswerten für einzelne Maßnahmen je Quadratmeter gerechnet, die nach einer bestimmten Zeit typischerweise an einer Immobilie anfallen.
Wichtig ist auf jeden Fall, dass Eigentümer rechtzeitig Kapital ansammeln, um die späteren Kosten für die Instandhaltung tragen zu können.
