Ablauf der Wohnungseigentümerversammlung: Das ist zu beachten
Den Ablauf der Versammlung kann eine Geschäftsordnung, welche der Vorsitzende bestimmt und über welche die Eigentümer Beschluss fassen können, regeln.
Nach den Vorschriften des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) soll eine Eigentümerversammlung regelmäßig wie folgt ablaufen:
- Die Versammlung wird zunächst vom Verwalter unter Beifügung einer Tagesordnung einberufen.
- Die Wohnungseigentümerversammlung ist nicht öffentlich. Es besteht ein schutzwürdiges Interesse, die Versammlung ungestört durchzuführen und die Angelegenheiten der Wohnungseigentümer nicht unnötig in der Öffentlichkeit zu verbreiten.
- Den Vorsitz in der Versammlung führt der Verwalter, wenn die Versammlung nichts anderes beschließt. Ein anderer Versammlungsleiter kann von der Mehrheit der Eigentümer gewählt werden. Der Vorsitzende darf eine ordnungsgemäß einberufene und beschlussfähige Versammlung nicht auflösen.
- Üblicherweise wird der Verwalter die Eigentümergemeinschaft begrüßen und die Eröffnung der Versammlung verkünden. Danach hat er die Beschlussfähigkeit festzustellen. Diese berechnet sich nach den Miteigentumsanteilen, soweit nicht in der Gemeinschaftsordnung etwas anderes geregelt ist.
- Der Versammlungsleiter hat auch festzustellen, ob Inhaber von mehr als der Hälfte aller Miteigentumsanteile erschienen oder vertreten sind, da die Versammlung nur dann beschlussfähig ist.
- Anschließend hat der Leiter die Versammlung durchzuführen und die Themen der Tagesordnung abzuhandeln.
- Verlassen während der Versammlung einzelne Wohnungseigentümer den Raum, kann die Versammlung ihre Beschlussfähigkeit verlieren. Hierauf ist zu achten. Dennoch gefasste Beschlüsse unterliegen dann der Anfechtung.
Nachdem alle Tagesordnungspunkte behandelt sind, kann der Vorsitzende die Versammlung beenden. Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift anzufertigen und vom Versammlungsleiter, zumeist vom Verwalter, ggf. dem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats und einem weiteren Wohnungseigentümer, zu unterschreiben.
Das Versammlungsprotokoll ist ein Muss
Ihr Verwalter muss ein Protokoll über die Ergebnisse der gefassten Beschlüsse anfertigen. Dabei ist die Erstellung eines genauen Ablaufprotokolls mit dem Inhalt des Diskussionsverlaufs jedoch nicht erforderlich. Der Dokumentation der Beschlussergebnisse kommt aber erhebliche Bedeutung zu.
Der Verwalter muss deshalb darauf achten, dass die Mehrheitsverhältnisse nur nach der Zahl der abgegebenen Ja- und Nein-Stimmen ermittelt und dargestellt werden. Enthaltungen werden nicht mitgezählt. Der Verwalter muss auch darauf achten, dass vertretene Stimmen einbezogen und ausgeschlossene Stimmen nicht berücksichtigt werden.
Schließlich muss er den Inhalt der Beschlüsse und das Auszählungsergebnis in dem Protokoll genau dokumentieren. Auch die Ablehnung eines Beschlusses, ein so genannter Negativ-Beschluss, ist vom Verwalter festzuhalten. Aus dem Wohnungseigentumsgesetz ergibt sich keine Pflicht zur Zustellung des Protokolls an die einzelnen Eigentümer. Der Verwalter ist hierzu aber in der Regel auf Grund des Verwaltervertrages verpflichtet.
Das Protokoll soll dann so rechtzeitig versandt werden, dass Ihnen und den anderen Eigentümern zur Prüfung noch eine Woche bis zum Ablauf der Anfechtungsfrist bleibt.
Deshalb verlangt die Rechtsprechung, dass dieses Versammlungsprotokoll mindestens eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist von einem Monat nach Beschlussfassung zu erstellen ist. Der Verwalter hat die Pflicht, die Protokolle aufzubewahren. Die Wohnungseigentümer oder deren Bevollmächtigte haben das Recht, in diese Unterlagen Einsicht zu nehmen.
Kosten der Versammlung
Die mit der Durchführung einer Wohnungseigentümerversammlung notwendigerweise verbundenen Kosten, beispielsweise die Saalmiete, sind Aufwendungen, die dem Verwalter von der Wohnungseigentümergemeinschaft in der Regel zu erstatten sind. Etwas anderes gilt, wenn im Verwaltervertrag vereinbart ist, dass der Verwalter diese Kosten trägt.
David Gerginov publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.
