Heizkostenabrechnung: Ermittlung, Berechnung, Erstellung & Fristen

Die Heizkostenabrechnung muss für alle Arten von Mietverhältnissen erstellt werden. Die Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung besteht sowohl bei preisgebundenen und freifinanzierten Wohnungen als auch bei vermieteten Eigentumswohnungen und bei Gewerberäumen.

Unerheblich ist, wer die Zentralheizung beziehungsweise zentrale Warmwasserversorgung betreibt. Das können Sie als Vermieter, die Wohnungs-Eigentümergemeinschaft oder ein Dritter sein, wie beispielsweise ein gewerblicher Energielieferant.

Die Heiz- und Warmwasserkosten sind häufig Auslöser für einen Rechtsstreit. Es gibt viele Punkte zu beachten. Auch bei sauberer Erfassung und Abrechnung hegen viele Mieter Zweifel über die Validität der Ergebnisse. Worauf Sie achten müssen, erfahren Sie auf dieser Seite.

Betriebs- und Heizkostenabrechnung: Nach Fristablauf keine Nachzahlung

Lassen Sie uns mit einem Beispiel starten. Sie sind Vermieter einer Immobilie. Im Dezember 2019 rechnen Sie die Betriebs- und Heizkosten für Ihren Mieter für den Abrechnungszeitraum 01.01.2018 bis 31.12.2018 ab. Nach Berücksichtigung der von Ihrem Mieter bezahlten Betriebskostenvorauszahlungen ergibt sich eine Nachforderung zu Ihren Gunsten in Höhe von 500 €. Am 30.12.2019 verschicken Sie die Betriebskostenabrechnung an Ihren Mieter. Dieser erhält Ihren Brief am 03.01.2020.

Das ist die Falle: Als Vermieter sind Sie nach § 556 Abs. 3 BGB verpflichtet, die Betriebskosten jährlich abzurechnen. Die Abrechnung muss spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter mitgeteilt werden. In dem oben genannten Beispiel wäre das der 31.12.2019. Wenn Sie diese Abrechnungsfrist versäumen, verlieren Sie Ihren Anspruch auf die Nachzahlung.

Es genügt nicht die rechtzeitige Absendung an den Mieter, sondern die Betriebskostenabrechnung muss innerhalb der Abrechnungsfrist dem Mieter zugehen.

Heiz- und Warmwasserkosten: Die Abrechnungszeiträume

Die Abrechnungszeiträume für die Heiz- und Warmwasserkosten dauern vom 1. Juli eines Jahres bis zum 30. Juni des Folgejahres. Wie die Abrechnung der allgemeinen Betriebskosten, werden auch die Heizkostenabrechnung von Mietern vielfach in Zweifel gezogen.

Dass dem Zahlenwerk so misstrauisch begegnet wird, hat handfeste finanzielle Gründe. Die Energiekosten sind in den letzten Jahren überproportional stark gestiegen und liegen mit großem Abstand an der Spitze der Preistreiber. So sind die Heizölkosten laut Statista im Zeitraum 1995 bis 2018 um über 300% und die Kosten für Gas um über 50% gestiegen.

Rechnen Sie nicht fristgerecht ab, kann Ihr Mieter bei Beendigung des Mietverhältnisses sogar die vollständige Rückzahlung der monatlichen Betriebskostenvorauszahlungen verlangen (BGH, Urteil v. 09.03.05, Az. VIII ZR 57/04).

Betrachten wir hierfür wieder ein Beispiel: Sie machen seit drei Jahren keine Betriebskostenabrechnungen mehr. Der Mieter kündigt das Mietverhältnis und fordert Sie auf, für die zurückliegenden drei Abrechnungszeiträume die Betriebskosten abzurechnen. Wenn Sie dem nicht nachkommen, kann der Mieter für die letzten drei Jahre alle Betriebskostenvorauszahlungen einklagen. Das kann eine beträchtliche Summe sein. Zwar haben Sie die Möglichkeit, noch im laufenden Prozess die Betriebskostenabrechnungen anzufertigen; die Prozesskosten haben allerdings Sie zu tragen.

Wenn sich abzeichnet, dass beispielsweise die Abrechnungsfirma die Abrechnungsfrist überschreiten könnte, sollten Sie diese unverzüglich abmahnen und Schadenersatzforderungen androhen.

Erfreulich ist, dass Sie nach der neuen Heizkostenverordnung im Mietvertrag einen Abrechnungsschlüssel mit Ihrem Mieter vereinbaren dürfen, der über das vorgeschriebene Verbrauchs-Minimum hinausgeht und demzufolge die Heiz- und Warmwasserkosten zu 80, 90 oder zu 100% nach Verbrauch abgerechnet werden.

In diesen Fällen dürfen Sie auch nach der neuen Regelung verbrauchsunabhängig abrechnen:

• Ihr Gebäude weist einen Heizwärmebedarf von weniger als 15 kWh/m2 aus (sogenanntes Passiv- bzw. Niedrigenergiehaus).
• Die Erfassung des Verbrauchs von Wärme und Warmwasser ist in der Wohnung technisch nicht möglich.
• Ihr Gebäude besteht aus zwei Wohnungen, wobei eine von Ihnen dauerhaft selbst bewohnt wird.
• Bei den Mieträumen handelt es sich um solche, die als Alters- und Pflegeheim oder als Studenten- und Lehrlingsheim genutzt werden.
• Die Mieträume wurden vor dem 01.07.1981 fertiggestellt und der Mieter kann aus technischen Gründen seinen Wärmeverbrauch nicht selbst beeinflussen.
• Die Mieträume werden überwiegend mit Wärme aus einer Anlage der Kraft-Wärme-Kopplung versorgt.
• Die Mieträume werden überwiegend mit Wärme aus einer Anlage zur Rückgewinnung von Wärme oder durch Wärmepumpen oder Solaranlagen versorgt.

Verteilung der Heizkosten

Grundsätzlich sind für alle Abrechnungszeiträume, die nach dem 01.01. beginnen, die Heizkosten

• zu 30 % nach den Grundkosten und
• zu 70 % nach den Verbrauchskosten zu verteilen,

vorausgesetzt, die folgenden drei Kriterien treffen auf Ihr Gebäude zu:

• Ihr Gebäude erfüllt nicht die Anforderungen der Wärmeschutzverordnung von 1994.
• Ihr Gebäude wird mit einer im Gebäude liegenden Öl oder Gasheizung versorgt.
• Die freiliegenden Leitungen der Wärmeverteilung sind überwiegend gedämmt (unter Putz liegende Leitungen gelten als gedämmt).

Für alle Gebäude, auf welche diese drei Kriterien nicht zutreffen, bleibt alles wie bisher: Sie dürfen die Heizkosten zu mindestens 50% und höchstens zu 70% nach dem tatsächlichen Verbrauch des Mieters abrechnen.

Ob diese drei Kriterien auf Ihr Gebäude zutreffen, kann nur ein Fachmann verlässlich beurteilen. Diesen sollten Sie für eine Vor-Ort-Prüfung zurate ziehen. Und zwar in Ihrem eigenen Interesse: Rechnen Sie nach einem niedrigeren Verbrauchsanteil ab, als erlaubt, darf Ihr Mieter zur Strafe 15% der Kosten einbehalten.

Heizkostenabrechnung: Vermieter muss informiert sein

Auch wenn die Erfassung und Abrechnung der Heizkosten heutzutage meist von Wärmemessdienstfirmen vorgenommen werden, müssen Sie sich als Vermieter darüber im Klaren sein, dass Sie alleiniger Ansprechpartner Ihres Mieters sind und bleiben. Zwischen der Wärmemessdienstfirma und Ihren Mietern bestehen keine vertraglichen Beziehungen. Allein Sie als Vermieter wählen die Wärmemessdienstfirma aus und beauftragen diese auch.

Die Firma wird als Ihr „verlängerter Arm” tätig. Die wichtigsten Fragen, über die Sie als Vermieter informiert sein müssen, sind:

• Welche Aufwendungen gehören zu den Heiz- und Warmwasserkosten?
• Wie werden diese Kosten verteilt und richtig abgerechnet?
• Wie rechnen Sie die Heiz- und Warmwasserkosten bei einem Mieterwechsel ab?

Für Sie als Vermieter ist es wichtig, über die Umlage der Heiz- und Warmwasserkosten aktuell informiert zu sein.

Heizkostenabrechnung bei Mieterwechsel

Bei einem Mieterwechsel kann der ausziehende Mieter verlangen, dass eine Zwischenablesung der Heizung erfolgt. Dabei ist zwischen den verbrauchsbedingten erfassten Kosten und den übrigen Kosten zu trennen. Die Zwischenablesung kann immer nur den verbrauchsabhängigen Teil der Heizkosten umfassen. Insoweit findet eine ganz normale Zwischenabrechnung statt, welche auf der Grundlage, der bis zum Auszug verbrauchten Energie, erstellt wird.

Für die übrigen Kosten des Wärmeverbrauchs ist eine Verteilung zwischen Vor- und Nachmieter in der Abrechnung vorgesehen. Dies können Sie mit der Gradtagszahlentabelle erstellen. Die Methode nach der Gradtagszahlentabelle basiert auf der langjährigen Beobachtung, dass pro Monat ein bestimmter Anteil der Gesamtwärme verbraucht wird. Dabei wird der monatliche Wärmeverbrauch der Heizung in Promille angegeben.

Der folgenden Tabelle können Sie den durchschnittlichen Verbrauch pro Monat entnehmen:

Aus der Tabelle ergibt sich, dass jeder Monat mit einer bestimmten (Verbrauchs-)Zahl bewertet wird. Die Zahl ist umso höher, je mehr Heizkosten in dem jeweiligen Monat für die Wohnung in der Regel anfallen. Die Gradtagszahlen sind in einer DIN (Deutsche Industrie-Norm) festgelegt. Die Verwendung dieser Tabelle soll anhand eines Beispiels erläutert werden:

Beispiel: Die Heizperiode in einem Mietshaus geht vom 1. Juni 2018 bis zum 31. Mai 2018. Hat am 31. Januar 2019 ein Mieterwechsel stattgefunden, so muss der zeitanteilige Verbrauch für die Zeit zwischen dem 1. Juni 2018 und dem 31. Januar 2019 ermittelt werden. Daraus ergibt sich, dass von den Kosten, die nicht nach dem Konsum abgerechnet werden, der ausziehende Mieter 600/1000, also 60%, tragen muss.

Heizkostenabrechnung: Zwischenablesung

Die bei einem Mieterwechsel notwendig werdende Zwischenablesung ist oftmals mit Fahrtkosten des Wärmemessdienstunternehmens verbunden. Darf der Vermieter diese Gebühr dem Mieter weiterbelasten?

Hier gilt Folgendes: Hat sich der Mieter im Mietvertrag lediglich zum Tragen anteiliger Heizkosten verpflichtet, so sind darin folgende Kosten der Wärmemessung nicht enthalten:

• Ablesen der Messeinrichtungen
• Austausch des Messröhrchens
• Betreuung der Messgeräte
• Kostenverteilung mit Abrechnung

Diese Kosten der Heizkostenabrechnung können Sie dann nicht auf Ihren Mieter umlegen und müssen Sie selbst tragen.

Heizkostenaufteilung: Berechnung und Verteilung

In der Betriebskostenabrechnung müssen die gesamten Heizkosten aufgeteilt werden. Ein Teil der Heizkosten ist nach einem festen Maßstab zu verteilen. Der restliche Teil wird nach dem Konsum umgelegt, der durch Heizkostenverteiler oder andere Messinstrumente ermittelt wurde.

• Kosten des Wasserverbrauchs, soweit diese nicht bei den übrigen Betriebskosten berücksichtigt werden
• Die Grundgebühren und die Zählermiete
• Kosten der Verwendung von Zwischenzählern
• Kosten des Betriebs einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage und einer Wasseraufbereitungsanlage einschließlich der Aufbereitungsstoffe

Damit der Heizkostenverbrauch ermittelt werden kann, müssen Erfassungsgeräte an der Heizung angebracht werden. Dazu sind Sie als Vermieter verpflichtet. Der Mieter hat einen Anspruch auf eine solche Ausstattung. Der Vermieter kann vom Mieter verlangen, dass er die Anbringung der Erfassungsgeräte und alle damit zusammenhängenden Maßnahmen duldet.

Gemeinschaftsräume sind die Ausnahme der Heizkostenabrechnung

Gemeinschaftlich genutzte Räume sind von der Pflicht zur Verbrauchserfassung ausgenommen. Diese Räume müssen nicht mit Erfassungsgeräten ausgestattet werden. Der in den Gemeinschaftsräumen anfallende Wärmeverbrauch fließt in den Gesamtverbrauch des Hauses ein und wird anteilig auf alle Mieter umgelegt.

In eine Heizkostenverteilung können nur Werte einfließen, die von demselben Erfassungssystem bei allen Mietern ermittelt worden sind. Werte unterschiedlicher Erfassungssysteme sind nicht miteinander vergleichbar.

Sind in einem Gebäude wegen der besonderen heizungstechnischen Bedingungen unterschiedliche Erfassungssysteme in Gebrauch, muss eine Vorerfassung durchgeführt werden. Die jeweils systemeinheitlichen Mietwohnungen werden in einer Gruppe zusammengefasst. Auch bei unterschiedlichen Nutzungs- oder Gebäudearten kann der Vermieter eine Vorerfassung nach Nutzergruppen durchführen. In Betracht kommt vor allem eine getrennte Erfassung des Verbrauchs von Wohn- und Gewerberäumen.

Heizkostenabrechnung erstellen: Fehlerquellen vermeiden

Bei der Ablesung der Geräte oder der Erfassung des Verbrauchs kommt es nicht selten zu Fehlern. Wird etwa bei einem elektronischen Heizkostenzähler die Batterie nicht rechtzeitig ausgetauscht, liest das Gerät den Konsum nicht mehr ab. Erfolgt eine falsche oder keine Ablesung, können Sie das nur bis zum Ende des jeweils nachfolgenden Jahres korrigieren. Nur bis dahin wird der alte Wert gespeichert.

Sind in Ihrer Wohnung Verdunstungsgeräte installiert, kann eine fehlerhafte Ablesung im Nachhinein ohnehin nicht mehr korrigiert werden. Diese Geräte zeigen stets den aktuellen Einsatz an, sind aber nicht in der Lage, einen alten Wert festzuhalten.

Viele Mieter nehmen an, bei solchen Ablesefehlern der Heizkostenabrechnung zu einer Kürzung der Heizkosten berechtigt zu sein. Die Heizkostenverordnung besagt: „Soweit die Kosten der Versorgung mit Wärme oder Warmwasser – entgegen den Vorschriften dieser Verordnung – nicht verbrauchsabhängig abgerechnet werden, hat der Nutzer das Recht, bei der verbrauchsabhängigen Abrechnung die Kosten des auf ihn entfallenden Anteils, um 15 von Hundert zu kürzen.“

Heizkostenabrechnung: Keine Kürzung bei Vergleichsberechnung oder Gradtagszahlenmethode

Nach der Verordnung ist es zulässig, eine Heizkostenabrechnung im Wege der Vergleichsberechnung oder der Gradtagszahlmethode durchzuführen. Bei der Vergleichsberechnung wird der Verbrauch auf der Grundlage des Verbrauchs in den Vorjahren ermittelt. Bei der Gradtagszahlmethode wird der Wärmeverbrauch durch Errechnung der Differenz zwischen der Raumtemperatur von 20 °C und der jeweiligen Außentemperatur im Laufe eines Jahres ermittelt. Auch wenn es sich bei beiden Abrechnungsmethoden letztlich um Schätzungen handelt, gewährleisten sie eine exakte Ermittlung des Wärmeverbrauchs.

Die Abrechnung nach der Vergleichsmethode ist in den Vorschriften der Heizkostenverordnung ausdrücklich vorgesehen. Somit ist hier eine Kürzung des Verbrauchs um 15% nicht möglich.

Folgendes ist wichtig für Sie: Wenn die Verordnung die Berechnung der Heizkosten nach der Gradtagszahlenmethode nicht ausdrücklich vorsieht, hat der BGH das 15%ige Kürzungsrecht des Mieters für diesen Fall ausgeschlossen (BGH, Urteil v. 18.01.06, Az. BGH VIII ZR 71/05).

Das Kürzungsrecht ist bei solchen Abrechnungsmethoden gegeben, die der Heizkostenverordnung entgegenstehen. Das ist aber bei der Gradtagszahlenmethode nicht der Fall.

Heizkostenabrechnung: Konsum am Heizkostenverteiler richtig ablesen

Als Eigentümer eines Hauses oder einer Wohnung mit Zentralheizung, sind Sie dazu verpflichtet, die Heizkosten nach Verbrauch abzurechnen. Zur Ermöglichung der verbrauchsmäßigen Abrechnung sind in den Wohnungen Heizkostenverteiler installiert. In der Regel sind das elektronische Geräte, an denen Sie den jeweiligen Konsum ablesen können.

In einigen älteren Wohnungen gibt es nach dem Verdunstungsprinzip funktionierende, thermometerähnlich aussehende Geräte. Diese enthalten eine mit Flüssigkeit gefüllte Ampulle. An der Menge der Flüssigkeit können Sie den Verbrauch feststellen.

Der Vermieter findet Muster und Vorlagen für eine korrekte Heizkostenabrechnung auf den Seiten des Umweltbundesamtes. Hier wird gezeigt, wie in den verschiedenen Abschnitten die Berechnung und Verteilung des Verbrauchs und der Kosten aufgeschlüsselt werden muss.

Weiterhin findet der Vermieter Hinweise für weiterführende Beratungsangebote zur Heizkostenabrechnung. Es finden sich Links und weitere Kontaktdaten von Verbänden und Dienstleistern, die weiterführende Beratungsangebote für Vermieter zum sparsamen Umgang mit Heizenergie anbieten.

Heizkostenabrechnung: Aufteilung von Grundkosten und Verbrauchskosten

Heizkosten dürfen nicht nach Wohnfläche aufgeteilt werden. In der Abrechnung erfolgt eine Aufteilung von Grundkosten und Verbrauchskosten. Die Verbrauchskosten der Heizungsanlage müssen durch den Vermieter zu mindestens 50% und höchstens 70% nach dem erfassten Energieverbrauch der Mieter abrechnen.

Auch die Warmwasserkosten werden in Grundkosten und Verbrauchskosten aufgeteilt. Diese werden nach einer durch die Heizkostenverordnung vorgegebenen Formel abgerechnet.

Alle anderen Grundkosten darf der Vermieter nach der Wohnfläche der Mieter verteilen.

Heizkostenabrechnung: Gewerbe und Wohnen einzeln ermitteln

Ein Mieter eines Wohn- und Geschäftshauses legte überraschend Einspruch gegen die letzte Nebenkostenabrechnung ein. Der Vermieter des Wohn- und Geschäftshauses hatte die gelieferte Fernwärme insgesamt mit einem ersten Wärmemengenzähler gemessen. Der für die Geschäftsräume verbrauchte Anteil wurde von einem zweiten Wärmemengenzähler erfasst. Der auf die Wohnungen entfallende Anteil wurde nicht gemessen.

Der Vermieter errechnete diesen Anteil. Hierzu zog er von dem Messergebnis des ersten Zählers das Ergebnis des zweiten Zählers ab. Die Kosten verteilte er dann auf die Mieter. Diese Verfahrensweise hielt der Einspruch erhebende Mieter für unzulässig.

Dass der Mieter hiermit Recht hat, hat die Rechtsprechung beim Thema Heizkosten bereits in der Vergangenheit bestätigt. Bei der Ermittlung der Heizkosten der Gewerbe und Wohnräume in Wohn- und Geschäftshäusern müssen Sie als Vermieter die Anteile möglichst genau erfassen. Der Anteil der Wohnungen der Mieter muss ebenfalls mit eigenen Zählern gemessen werden. Nur so können Sie den tatsächlichen Verbrauch der einzelnen Mieter ermitteln. Erst dann können Sie die Anteile auf die einzelnen Mieter umlegen.

Für die Heizkostenabrechnung in einem Wohn- und Geschäftshaus müssen Sie als Vermieter eine Vorerfassung der unterschiedlichen Nutzergruppen vornehmen. Den Verbrauchsanteil der Wohnungen und den Verbrauchsanteil der Geschäftslokale müssen Sie durch getrennte Zähler erfassen. Weisen Sie anschließend die passenden Beträge auf der Heizkostenabrechnung aus.

WEG: Die Heizkostenabrechnung muss gerecht sein

Dass die Heizkostenabrechnung einer Wohnungs-Eigentümergemeinschaft nur dann dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht, wenn sie den Vorgaben der Heizkostenverordnung erfüllt, stellte das Amtsgericht Nürnberg-Fürth im August 2014 klar. Ist der Umlagemaßstab der Heizkosten ungerecht, wird gegen das wohnungseigentumsrechtliche Rücksichtnahmegebot und den Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung verstoßen.

Ein Wohnungseigentümer hatte den Beschluss über die Gesamt- und Einzeljahresabrechnung des Jahres 2010 hinsichtlich der Position „Heizkosten” in der Heizkostenabrechnung angefochten. Der Wohnungseigentümer war der Auffassung, dass eine Umlage der Heizkosten zu 50% nach Verbrauch unzulässig war. Denn die in der Wohneigentumsanlage installierten Heizkostenverteiler konnten lediglich eine Erfassungsrate von 10,923% auf den Gesamtwärmeverbrauch beziehen.

Die Wohneigentumsanlage wurde nämlich mit einem Einrohrheizsystem versorgt. Zur Erfassung des Wärmeverbrauchs wurden mit Funk ausgestattete elektronische Heizkostenverteiler mit Zweifühlermessbetrieb eingesetzt. Die Ringleitungen des Einrohrheizsystems waren ungedämmt auf den Rohdecken verlegt. Bei derartigen Einrohrheizsystemen in Kombination mit elektronischen Heizkostenverteilern sind die ungedämmt auf den Rohdecken verlegten Ringleitungen ständig von Wärme durchflossen.

Auf diese Weise erfolgt eine zu Messungenauigkeiten führende Grunderwärmung. Es kam regelmäßig durch die Bauart des Heizungssystems zu Verzerrungen bei der verbrauchsabhängigen Erfassung des Wärmeverbrauchs. Damit war die Verteilung der Heizkosten falsch. Ein Teil der Nutzer profitierte von der Wärme, die über die Rohrleitungen abgegeben wurde.

Die Entscheidung des Gerichts: Heizkostenumlage entsprach nicht ordnungsgemäßer Verwaltung

Das angeforderte Gericht entschied den Rechtsstreit zu Gunsten des Wohnungseigentümers. Der Beschluss zur Genehmigung der Gesamtjahres- und Einzelabrechnungen 2010 war hinsichtlich der Position „Heizkosten” für ungültig zu erklären. Die Umlage der Heizkosten auf die jeweiligen Wohnungseigentümer wurden zu 50% nach Verbrauch und zu 50% nach Wohnfläche in der Wohneigentumsanlage verteilt. Dies entsprach nicht der ordnungsgemäßen Verwaltung im Sinne des § 21 Abs. 4 WEG.

Die Heizkostenabrechnung einer Wohnungs-Eigentumsgemeinschaft entspricht dann ordnungsgemäßer Verwaltung im Sinne des § 21 Abs. 4 WEG, wenn sie im Einklang mit den Bestimmungen der Heizkostenverordnung steht.

Gemäß § 3 Satz 1 HeizkV sind die Vorschriften der Heizkostenverordnung unmittelbar auf Wohnungseigentum anwendbar. Dies gilt auch dann, wenn durch Vereinbarung oder Beschluss der Wohnungseigentümer von den Vorgaben der HeizkV abweichende Bestimmungen getroffen wurden. Denn die Vorschriften der Heizkostenverordnung gehen abweichenden Regelungen der Wohnungseigentümer vor (BGH, Urteil v. 17.02.12, Az. V ZR 251/10).

Da die Heizkostenverordnung kein bestimmtes Abrechnungssystem vorsieht, sondern einen Rahmen für die verbindlich vorgeschriebene Abrechnung nach Verbrauch, obliegt es den Wohnungseigentümergemeinschaften diesen Rahmen durch Vereinbarung oder Beschluss auszufüllen (BGH, Urteil v. 17.02.12, Az. V ZR 251/10). Dies muss allerdings den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen.