Mit diesem „Trick“ die Verwaltungskosten auf den Mieter umlegen

Die Kosten, die man als Betriebskosten auf den Mieter umlegen darf, sind gesetzlich abschließend geregelt. Verwaltungskosten gehören nicht dazu. Vermietern bleibt jedoch ein – viel zu selten genutztes – „Hintertürchen“.

Die Vor- und Nachteile einer Verwaltung

Viele Vermieter bedienen sich bei der Vermietung der Hilfe einer Verwaltung. Die Vorteile hierfür liegen auf der Hand:

Die Verwaltung erstellt die Betriebskostenabrechnungen, kümmert sich um Beschwerden der Mieter, führt im Auftrag des Vermieters Mieterhöhungen durch, koordiniert die Durchführung von Reparaturen und macht – je nach Vertrag – noch vieles mehr.

Das alles hat natürlich seinen Preis, der je nach Qualität der Verwaltung und Umfang ihrer Leistungen zwischen 15 € und 30 € pro Wohnung im Monat liegt. Und auf diesen Kosten bleiben regelmäßig die Vermieter sitzen. Die Verwaltung übernimmt letztlich die Aufgaben des Vermieters, daher braucht der Mieter die hierfür entstehenden Kosten nicht zu erstatten.

Verwaltungskosten als Teil der Nettomiete angeben

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) legt nämlich ausdrücklich fest, dass die Kosten der Verwaltung keine Betriebskosten sind (§ 1 Abs. 2 Nr. 1). Diese für das Wohnungsmietrecht zwingende gesetzliche Vorgabe kann man auch nicht im Mietvertrag ändern. Das ist der Grund, warum die folgenden Kosten nicht auf den Mieter bei der jährlichen Betriebskostenabrechnung umgelegt werden dürfen:

• Kosten für die Durchführung von Wohnungsabnahmen
• Kosten für Büromaterial und Porto im Rahmen der Mieterverwaltung
• Kosten für Rundschreiben an die Mieter
• Kosten für die Prüfung der Solvenz von Interessenten bei der Neuvermietung
• Kontoführungsgebühren
• Kosten für die Auswechslung der Namensschilder an Klingel, Hausund Wohnungstür
• Kosten für den WEG-Verwalter

Die Umlage dieser Kosten ist nur in einem Gewerbemietvertrag möglich (siehe unten). Was aber kaum jemand weiß: Es gibt einen „Trick“, wie man sich diese Kosten auch von einem Wohnungsmieter bezahlen lassen kann:

Werden diese Kosten im Mietvertrag nämlich nicht als Verwaltungskosten ausgewiesen, sondern als „zusätzlicher Mietbestandteil“ bzw. als „Teil der Nettokaltmiete“, sehen die Gerichte diese Umwälzung der Kosten auf den Mieter als zulässig an (z. B. LG Düsseldorf, Urteil v. 15.12.95, Az. 21 S 182/95). Hierzu kann im Mietvertrag die unten stehende Musterformulierung genutzt werden, bzw. ergänzend darin sinngemäß einfach die Ziffer 2:

Musterformulierung

„Der Mieter hat monatlich, bis jeweils zum 3. Werktag folgende Zahlungen zu leisten:

1) Die Nettokaltmiete in Höhe von (…) €

2) Eine Verwaltungskostenpauschale in Höhe von (…) € als zusätzlicher Mietbestandteil

3) Vorauszahlungen auf die Betriebskosten in Höhe von (…) €.“

Dieser „Trick“ bringt jedem Vermieter bares Geld. Der „Trick“ bei dieser Vorgehensweise liegt darin, dass die Verwaltungskosten nicht als Betriebskosten vereinbart werden.

Diese Umgehung der Betriebskostenverordnung macht es aber erforderlich, dass die Verwaltungskosten vor Abschluss des Mietvertrags als Pauschale kalkuliert werden müssen. Denn eine spätere Erhöhung der Kosten bzw. die nachträgliche Einbeziehung weiterer Verwaltungskosten ist dann nicht mehr möglich.

Nach Vereinbarung muss auch der Gewerbemieter die Verwaltungskosten zahlen

Vermietet man Gewerberäume, braucht man nicht auf diesen „Trick“ zurückzugreifen und man kann im Mietvertrag vereinbaren, dass der Mieter als Betriebskosten auch die Verwaltungskosten zu zahlen hat. Hierzu brauchen Vermieter im Mietvertrag nur zu vereinbaren:

„Der Mieter hat als Betriebskosten über die in § 2 BetrKV genannten hinaus auch die Kosten für die kaufmännische und technische Hausverwaltung zu tragen.“ Diese Regelung hat der BGH ausdrücklich für zulässig erklärt (Urteil v. 09.12.09, Az. XII ZR 109/08).

Vermieter sollten sich jedoch davor hüten, Verwaltungskosten anders zu bezeichnen. Denn in einer weiteren Entscheidung hat der BGH es für unzulässig erklärt, dass der Mieter die Kosten des „Center-Managements“ zu zahlen hat. Diesen Begriff haben die Karlsruher Richter für nicht bestimmt genug gehalten. Denn welche Kosten hier gemeint sind, sei dem Mieter nicht vorhersehbar (Urteil v. 03.08.11, Az. XII ZR 205/09).

Da der Mieter die Verwaltungspauschale als zusätzlichen Mietbestandteil zu zahlen hat, brauchen Vermieter über die einzelnen Kostenpositionen auch nicht in der jährlichen Betriebskostenabrechnung abzurechnen. Dies ist genau genommen gar nicht zulässig, weil der Mieter die Kosten ja nicht als Betriebskosten zahlt, was – wie gesagt – ja unzulässig wäre.

BGH entscheid: Klausel zur Umlegung der Verwaltungskosten

Im entschiedenen Fall hatte der Mieter vom Vermieter Geschäftsräume zum Betrieb eines Restaurants angemietet.

Hinsichtlich der Betriebskosten war mietvertraglich geregelt, dass der Mieter als „sonstige Kosten“ auch die „Kosten der kaufmännischen und technischen Hausverwaltung“ trägt.

Die Betriebskostenabrechnungen für die Jahre 2003 und 2004 enthielten auf den Mieter entfallende Verwaltungskosten von ca. 5.000 € pro Jahr. Diese Kosten ergaben sich aus einem Entgelt für die Verwaltung von 5,5% der Bruttomiete, also Grundmiete einschließlich Umsatzsteuer.

Der Mieter hielt die Klausel für überraschend und sah sich durch sie unangemessen benachteiligt. Seiner Ansicht nach war diese Klausel daher unwirksam.

Der BGH gab jedoch dem Vermieter recht. Die Klausel zur Umlegung der Verwaltungskosten ist weder überraschend, noch benachteiligt sie den Mieter unangemessen.

Die Klausel ist weder überraschend …

Bei Gewerbemietverhältnissen ist es im Gegensatz zur Wohnungsmiete nicht ungewöhnlich, dass der Mieter mit Verwaltungskosten belastet wird.

Daher ist die Klausel nicht so ungewöhnlich, dass der Mieter damit nicht zu rechnen brauchte. Das wäre aber für eine überraschende und damit unwirksame Klausel erforderlich gewesen.

… noch benachteiligt sie den Mieter unangemessen

Der BGH sah auch keine unangemessene Benachteiligung darin, dass die Höhe der Verwaltungskosten bzw. deren Berechnungsgrundlage im Mietvertrag nicht angegeben war. Vielmehr sah er den Mieter hier durch das allgemeine Gebot der Wirtschaftlichkeit ausreichend geschützt.

Nach diesem Gebot müssen sich die Betriebskosten im Rahmen des Ortsüblichen und Notwendigen halten. Die Höhe der Verwaltungskosten von 5,5% der Bruttomiete sah der BGH als durchaus üblich an. Aus diesem Grund musste der Mieter auch ohne Bezifferung damit rechnen, dass Verwaltungskosten dieser Größenordnung anfallen.

Die Bezeichnung „Kosten der kaufmännischen und technischen Hausverwaltung“ ist ebenfalls hinreichend bestimmt. Darauf wies der BGH in seinem Urteil ausdrücklich hin.

Das bedeutet das Urteil für Sie

Mit dieser durchaus erfreulichen Entscheidung hat der BGH Ihnen als Vermieter die Umlage der Verwaltungskosten erheblich erleichtert. Sie brauchen nun in Ihrem Mietvertrag weder eine genaue Bezifferung noch eine Berechnung dieser Kosten anzugeben.

Es reicht vielmehr völlig, wenn Sie unter dem Punkt Betriebskosten etwa wie folgt formulieren: „An sonstigen Betriebskosten trägt der Mieter die folgenden Kosten: Kosten der kaufmännischen und technischen Hausverwaltung.“

Achten Sie aber unbedingt darauf, dass sich die Verwalterkosten im Rahmen des Notwendigen und Ortsüblichen halten. Eine Höhe von 5,5% der Bruttokosten hat der BGH nun mit seinem Urteil abgesegnet.

Würden Sie eine völlig überteuerte Hausverwaltung beauftragen, dürfte Ihr Mieter die Kosten um den überteuerten Teil kürzen.

Hinweis: Natürlich haben wir den Mustermietvertrag „Gewerberaum“ sofort an das neue Urteil angepasst – damit Sie die Vorteile dieses Urteils sofort nutzen können (unter www.immobilien-berater.de).

Anforderungen an die Vertragsklausel

Sie können im Gewerbemietvertrag die Verwalterkosten wirksam umlegen.

Verwalterkosten können für den klassischen Haus- und Wohnungsverwalter ebenso anfallen, wie für einen Facility Manager oder Objektmanager, der die technische und kaufmännische Verwaltung des Objekts übernimmt.

Das Gesetz sieht die Umlage solcher Verwalterkosten auf den Mieter zwar nicht ausdrücklich vor. Dennoch können Sie die Umlage derartiger Kosten mietvertraglich im Rahmen der Betriebskostenabrechnung vereinbaren.

Das gilt jedoch nur für gewerbliche Mietverhältnisse, bei Wohnungsmietverträgen ist eine solche Regelung unwirksam.

Im Hinblick auf den gesetzlichen Grundgedanken der Transparenz der Vertragsklauseln war es jedoch in der Rechtsprechung lange Zeit umstritten, welche Anforderungen an eine solche Klausel zu stellen sind.

Konkret ging es um die Frage, ob es reicht, wenn Sie mietvertraglich vereinbaren, dass die „Kosten für die kaufmännische und technische Hausverwaltung auf den Mieter umzulegen sind“, ohne dazu nähere Angaben zu machen.

Dieser Frage hat sich nun der Bundesgerichtshof (BGH) angenommen und entschieden: Der Vermieter von Gewerberaum kann Verwaltungskosten auch durch einen Formularvertrag auf den Mieter umlegen. Er muss die Kosten weder vorher beziffern noch höhenmäßig begrenzen (BGH, Urteil v. 09.12.09, Az. XII ZR 109/08).