Nebenkostenabrechnung erstellen: Fristen, Inhalte mit Anleitung

Bei Mietern, die zusammen mit der Miete eine monatliche Nebenkostenvorauszahlung leisten, muss der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Diese Regelung muss vom Vermieter mit dem Mieter vertraglich im Mietvertrag festgelegt werden, da die Übernahme der Betriebskosten nicht vom Gesetzgeber festgelegt wurde. In der jährlichen Abrechnung muss der Vermieter für den Mieter nachvollziehbar alle umlagefähigen Nebenkosten auflisten. Nachvollziehbar bedeutet dabei, dass auch ein juristischer Laie die Aufstellung verstehen muss, wobei ein durchschnittliches Maß an Allgemeinwissen vorausgesetzt werden darf.

Fristen bei der Nebenkostenabrechnung

Bei der Nebenkostenabrechnung gibt es einige Fristen zu beachten – von Vermieter und Mieter. Dazu gehören unter anderem die Erstellungsfrist, die Einwendungsfrist, die Bezahlfrist und Verjährungsfrist.

Welche Fristen in der Nebenkostenabrechnung gelten, beantworten die folgenden Absätze.

Welchen Abrechnungszeitraum umfasst die Nebenkostenabrechnung?

Der Abrechnungszeitraum einer Nebenkostenabrechnung umfasst stets ein Jahr. Nicht selten orientieren sich Vermieter dabei an dem Kalenderjahr. Pflicht ist das allerdings nicht.

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung erstellt werden?

Die Nebenkostenabrechnung muss der Vermieter bis einschließlich 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellt und dem Mieter erteilt haben. Verpasst der Vermieter diese Frist, hat er keinerlei Anspruch auf potentielle Nachzahlungen.

Wichtig: Der Anspruch des Mieters auf die Erteilung der Abrechnung verjährt nach drei Jahren. Beim Mieter gilt diese Frist ab 12 Monate nach dem Zeitraum, für den die Nebenkostenabrechnung gilt.

Einwendungsfrist: Bis wann kann der Mieter Widerspruch einlegen?

So wie Sie als Vermieter 12 Monate Zeit für die Abrechnung haben, beträgt auch die Einwendungsfrist für den Mieter 12 Monate. Demnach hat der Mieter ein Jahr lang Zeit für die Prüfung der Abrechnung – gerechnet von dem Tag, an dem er die Abrechnung erhalten hat. Im Rahmen dieser 12-monatigen Einwendungsfrist kann der Mieter Widerspruch einlegen.

Nach Ablauf der Frist sind Beanstandungen des Mieters rechtlich ohne Belang. Das bedeutet, dass der Mieter dann eine Nachforderung auch ausgleichen muss, wenn die Abrechnung fehlerhaft ist (§ 556 Abs. 3 S. 6 BGB).

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung bezahlt werden?

Die Zahlungsfrist endet für Mieter und für Vermieter 30 Tage nach Erhalt der Rechnung. Demnach hat der Mieter anfallende Nachzahlungen im Rahmen von 30 Tagen zu begleichen. Der Vermieter hat wiederum zu viel geleistete Vorauszahlungen innerhalb von 30 Tagen zu erstatten.

Wann verjährt der Anspruch auf Nachzahlungen?

Nach drei Jahren verjährt der Anspruch auf Nachzahlungen aus der Abrechnung. Nach drei Jahren kann der Vermieter also keine Bezahlung der anfallenden Kosten noch verlangen.

Inhalte: Was sind die Pflichtangaben einer Nebenkostenabrechnung?

Damit eine Nebenkostenabrechnung auch ordnungsgemäß ist, muss sie bestimmte Pflichtangaben beinhalten. Folgende Inhalte sind zwingend anzuführen:

• Benennung der beteiligten Parteien, des Abrechnungszeitraumes sowie des betreffenden Objekts
• Auflistung der Gesamtkosten
• Erläuterungen des angewandten Umlageschlüssels
• Berechnung, nach der die Kostenanteile des Mieters ermittelt wurden
• Ausweis und Abzug der Betriebskostenvorauszahlungen

Welche Nebenkosten dürfen in der Nebenkostenabrechnung abgerechnet werden?

Laut den Bestimmungen der Betriebskostenverordnung dürfen folgende Nebenkosten abgerechnet werden:

• Grundsteuer – von der jeweiligen Kommune festgelegt.
• Wasser – entstehen für den Vermieter durch die Bereitstellung von Wasser.
• Abwasser – Kosten, die der Vermieter an die Stadt zahlt, um die öffentlichen Entwässerungsanlagen nutzen zu können.
• Fahrstuhlkosten – alle Kosten, die der Lift im Alltag verursacht. Diese Kosten umfassen ebenso Pflege, Reinigung und die regelmäßige Instandhaltung.
• Straßenreinigung und Müllabfuhr – müssen an die Stadt gezahlt werden.
• Hausreinigung – in dem Fall, dass sich die Mieter nicht selbst um die Reinigung des Treppenhauses kümmern, sind die Kosten für die Hausreinigung jene, die die gemeinsam genutzten Räume umfassen (Flur, Keller).
• Gartenpflege – im Falle eines gemeinsam genutzten Gartens aller Mieter, der Pflege beansprucht, kann diese ebenso abgerechnet werden.
• Beleuchtung – gesamte Beleuchtung der gemeinsam genutzten Räume, auch im Außenbereich des Wohnobjekts. Diese Kosten umfassen Strom-, Material-, und Instandhaltungskosten.
• Schornsteinreinigung durch Schornsteinfeger – dies ist bei aktiver Benutzung gesetzlich vorgeschrieben.
• Versicherungen – z. B Versicherungen des Gebäudes gegen Feuer-, Sturm- und Wasserschäden. Ebenso Glasversicherungen und Haftpflichtversicherungen für Gebäude, Öltank und Lift.
• Hausmeister – wenn vorhanden, wird dieser als solcher angestellt und entlohnt. Somit fällt er ebenfalls unter die abrechenbaren Kosten.
• Kabelfernsehen/Antenne – bei gemeinsam genutztem Kabelfernsehen, Satellit oder Antenne sind diese Kosten ebenso anrechenbar. Mieter, die diese nicht nützen, müssen diese auch nicht zahlen.
• Gemeinschaftseinrichtungen – gemeinsam genutzte Einrichtungen, wie etwa Waschmaschine/Trockner, aber auch Schwimmbad oder Sauna.

Welche Nebenkosten dürfen nicht in einer Nebenkostenabrechnung berechnet werden?

Folgende Nebenkosten sind nicht auf den Mieter umlagefähig und dürfen daher auch nicht in der Nebenkosten abgerechnet werden:

• Einmalige Kosten wie die Aufwendungen für Instandhaltungen
• Reparaturen, die nicht vom Mieter verursacht wurden
• Verwaltungskosten
• Kosten einer leerstehenden Wohnung
• Außerordentliche Kosten für Rechtsschutz (z. B. auch die Kosten für den Abschluss einer Rechtschutzversicherung)

Verteilerschlüssel für die Nebenkostenabrechnung

Für die Nebenkostenabrechnung werden verschiedene Verteilerschlüssel genutzt, um die anfallenden Kosten fair und nachvollziehbar auf die Mieter umzulegen. Die Auswahl des Verteilerschlüssels hängt von der Art der Kosten und den Vereinbarungen im Mietvertrag ab. Die häufigsten Verteilerschlüssel sind:

1. Umlage nach der Wohnfläche: Dies ist der am weitesten verbreitete Verteilerschlüssel. Hierbei werden die Kosten gemäß dem Anteil der Wohnfläche des jeweiligen Mieters an der Gesamtfläche des Gebäudes aufgeteilt.
2. Umlage gemessen an der Größe des Haushalts (Personenzahl): Bei diesem Verteilerschlüssel werden die Kosten nach der Anzahl der Personen im Haushalt umgelegt. Dieser Schlüssel wird oft für Kosten verwendet, die durch den direkten Verbrauch der Bewohner beeinflusst werden, wie z.B. Wasser- oder Heizkosten.
3. Umlage nach der Anzahl der Wohneinheiten: Hier werden die Kosten gleichmäßig auf alle Wohneinheiten verteilt, unabhängig von ihrer Größe oder der Anzahl der Bewohner.
4. Verbrauchsabhängige Umlage: Insbesondere bei Heiz- und Wasserkosten kommt häufig eine verbrauchsabhängige Umlage zum Einsatz. Hierbei werden individuelle Verbrauchswerte (erfasst durch Zähler) zugrunde gelegt, um den jeweiligen Anteil der Kosten zu bestimmen. Gemäß der Heizkostenverordnung müssen mindestens 50 bis 70 Prozent der Heizkosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden, der Rest kann über die Wohnfläche umgelegt werden.

Es ist wichtig, dass der im Mietvertrag festgelegte Verteilerschlüssel angewendet wird.

Wie erstelle ich eine Nebenkostenabrechnung? Schritt für Schritt erklärt

Um eine Nebenkostenabrechnung korrekt zu erstellen, sollten Vermieter folgende Schritte beachten, um eine transparente, nachvollziehbare und gesetzeskonforme Abrechnung zu gewährleisten:

1. Erfassung aller umlagefähigen Nebenkosten: Zunächst sollten Sie alle im Laufe des Abrechnungszeitraums angefallenen Nebenkosten erfassen. Dazu gehören typischerweise Kosten für Wasser und Abwasser, Heizung, Müllabfuhr, Grundsteuer, Hausreinigung, Gartenpflege und ähnliches. Nicht umlagefähig sind Verwaltungs- und Instandhaltungskosten.
2. Zuordnung der Kosten gemäß Mietvertrag: Überprüfen Sie den Mietvertrag auf die vereinbarte Umlage der Nebenkosten. Nicht alle Kosten dürfen pauschal auf alle Mieter umgelegt werden. Die Verteilung muss den Vereinbarungen im Mietvertrag entsprechen.
3. Anwendung der richtigen Umlageschlüssel: Die Verteilung der Nebenkosten auf die Mieter erfolgt in der Regel nach einem vereinbarten Umlageschlüssel, wie z.B. der Wohnfläche, der Personenzahl oder der Anzahl der Wohneinheiten. Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Schlüssel anwenden.
4. Berechnung der individuellen Nebenkosten: Berechnen Sie für jeden Mieter die individuell umzulegenden Nebenkosten. Hierbei müssen Sie die Gesamtkosten entsprechend des Umlageschlüssels auf die einzelnen Mietparteien aufteilen.
5. Berücksichtigung der Vorauszahlungen: Ziehen Sie die bereits geleisteten Nebenkostenvorauszahlungen jedes Mieters von dessen Gesamtkosten ab. Das Ergebnis zeigt, ob eine Nachzahlung fällig ist oder ein Guthaben besteht.
6. Erstellung der Abrechnung: Fassen Sie alle Informationen in einer übersichtlichen und nachvollziehbaren Nebenkostenabrechnung zusammen. Diese sollte den Abrechnungszeitraum, die umlagefähigen Kosten, die angewendeten Umlageschlüssel, die Berechnung der individuellen Kosten und die bereits geleisteten Vorauszahlungen enthalten.
7. Fristgerechte Zustellung: Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden. Beachten Sie diese Frist, um Ihren Anspruch auf eventuelle Nachzahlungen nicht zu verlieren.
8. Belege bereithalten: Halten Sie für eventuelle Rückfragen oder Überprüfungen durch den Mieter die Belege und Rechnungen für die abgerechneten Kosten bereit. Mieter haben das Recht, diese einzusehen.

Eine sorgfältige Vorbereitung und Durchführung der Nebenkostenabrechnung trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden und das Vertrauensverhältnis zwischen Vermieter und Mieter zu stärken.

Wie prüfe ich eine Nebenkostenabrechnung?

Um eine Nebenkostenabrechnung als Mieter gründlich zu prüfen, sollten Sie folgende Schritte beachten:

1. Überprüfung der Abrechnungsperiode: Stellen Sie sicher, dass der Abrechnungszeitraum korrekt ist und typischerweise das Kalenderjahr oder den im Mietvertrag festgelegten Zeitraum umfasst.
2. Vergleich mit dem Mietvertrag: Prüfen Sie, welche Nebenkosten laut Mietvertrag auf Sie umlegbar sind. Nicht alle Betriebskosten dürfen auf den Mieter umgelegt werden.
3. Kontrolle der Umlageschlüssel: Überprüfen Sie, ob die im Mietvertrag vereinbarten Umlageschlüssel, wie z.B. Wohnfläche oder Personenzahl, korrekt angewendet wurden.
4. Überprüfung der Einzelpositionen: Gehen Sie alle Positionen der Nebenkostenabrechnung durch. Achten Sie auf Kosten, die nicht umlagefähig sind, wie Instandhaltungs- und Verwaltungskosten.
5. Prüfung der Rechnungsbeträge: Vergleichen Sie die angegebenen Kosten mit den tatsächlichen Verbrauchswerten. Dies gilt insbesondere für Heiz- und Wasserkosten, die auf Basis Ihres tatsächlichen Verbrauchs abgerechnet werden sollten.
6. Vergleich mit Vorjahren: Falls möglich, vergleichen Sie die aktuelle Abrechnung mit denen der Vorjahre, um ungewöhnliche Schwankungen zu identifizieren.
7. Belege anfordern: Sie haben das Recht, vom Vermieter die Belege für die abgerechneten Nebenkosten einzusehen. Nutzen Sie dieses Recht, um die Richtigkeit der Abrechnung zu überprüfen.
8. Berechnungen nachvollziehen: Versuchen Sie, die Berechnungen des Vermieters nachzuvollziehen. Bei komplexen Abrechnungen, wie der Heizkostenabrechnung, können Fehler in der Verteilung oder den zugrunde liegenden Messwerten auftreten.
9. Einholung von fachlichem Rat: Bei Unstimmigkeiten oder wenn Sie sich mit der Thematik überfordert fühlen, kann es hilfreich sein, professionelle Beratung einzuholen. Dies kann ein Mieterverein, ein Rechtsanwalt für Mietrecht oder eine Verbraucherzentrale sein.
10. Schriftlicher Widerspruch bei Fehlern: Finden Sie Fehler in der Abrechnung, sollten Sie diese schriftlich beim Vermieter reklamieren. Geben Sie genau an, welche Posten Sie anzweifeln und warum.

Was sind die häufigsten Fehler in Nebenkostenabrechnungen?

Fehler in Nebenkostenabrechnungen können zu Missverständnissen zwischen Vermietern und Mietern führen und sind ein wesentlicher Grund für Streitigkeiten. Einige der verbreitetsten Fehlerquellen sind:

1. Falsche Umlageschlüssel: Die Verteilung der Nebenkosten muss fair und nachvollziehbar sein. Fehler treten auf, wenn der im Mietvertrag festgelegte Umlageschlüssel nicht korrekt angewendet wird.
2. Nicht umlagefähige Kosten: Es ist nicht zulässig, alle Betriebskosten auf die Mieter umzulegen. Kosten für Verwaltung, Instandhaltung oder Reparaturen sind beispielsweise nicht umlagefähig und dürfen nicht in die Nebenkostenabrechnung einfließen.
3. Unvollständige oder fehlerhafte Erfassung der Betriebskosten: Manchmal werden Betriebskosten unvollständig erfasst oder fälschlicherweise zu hoch oder zu niedrig angegeben. Dies kann zu Ungerechtigkeiten in der Abrechnung führen.
4. Fehlende Belege und mangelnde Transparenz: Vermieter müssen in der Lage sein, alle Posten der Nebenkostenabrechnung durch Belege zu belegen. Fehlen diese oder sind sie nicht nachvollziehbar, kann dies zu Zweifeln an der Richtigkeit der Abrechnung führen.
5. Überschreitung der Abrechnungsfrist: Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein. Wird diese Frist überschritten, verliert der Vermieter unter Umständen den Anspruch auf Nachzahlungen.
6. Inkorrekte Erfassung von Vorauszahlungen: Ein weiterer Fehler kann die inkorrekte Verrechnung der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen sein. Dies kann zu einer falschen Endabrechnung führen.

Um solche Fehler zu vermeiden, ist es für Vermieter ratsam, sich gründlich mit den rechtlichen Grundlagen der Nebenkostenabrechnung auseinanderzusetzen und bei der Erstellung Sorgfalt walten zu lassen.

Mieter sollten ihrerseits die ihnen zugegangene Nebenkostenabrechnung genau prüfen und Unklarheiten zeitnah beim Vermieter adressieren.

Was tun bei einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung?

Bei einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung gilt es in der Einwendungsfrist von einem Jahr einen Widerspruch einzulegen. Dieser Widerspruch muss schriftlich erfolgen und genau erläutern, welche Positionen Sie beanstanden und warum. Fügen Sie gegebenenfalls eigene Berechnungen oder Belege als Beweis hinzu.

Wichtig: Auch, wenn Sie Einspruch gegen die Nebenkostenabrechnung erheben, müssen Sie diese zunächst bezahlen. Sollte deutlich werden, dass die Nebenkostenabrechnung tatsächlich fehlerhaft war, haben Sie den Anspruch auf eine Rückzahlung.

Nebenkostenabrechnung im Gewerbe

Gewerbemieter haben einen geringeren gesetzlichen Schutz bei der Umlage von Betriebskosten als Mieter von privatem Wohnraum. Denn der Mieter eines Gewerberaumes wird vom Gesetzgeber nicht als schwächere Partei angesehen. Das Gesetz geht davon aus, dass sich zwei Unternehmer (B2B) gegenüberstehen.

Meist schließen Vermieter und Gewerbemieter einen schriftlichen Mietvertrag ab. Darin wird festgelegt, welche Nebenkosten auf die Mietparteien fallen. Der Vermieter rechnet die Betriebskosten jährlich mit einem Umlageschlüssel „Mietfläche im Verhältnis zur Gesamtfläche des Gewerbeobjektes” ab. Sollten die Gewerberäume in einer gemischt genutzten Immobilie liegen, kann der Vermieter den Umlageschlüssel nicht verwenden. Die Kostenverteilung darf nämlich nicht zu Lasten der Wohnraummieter gehen.

Dasselbe gilt übrigens auch für die Grundsteuer: Für die gewerblich genutzten Bereiche fällt ein Satz an, der höher liegt als die normale Grundsteuer für Wohnflächen. Aus der Nebenkostenabrechnung ist daher der höhere Grundsteuerbetrag für die Gewerbeflächen herauszurechnen. 

Betriebskosten können auch bei Gewerbemietern ebenfalls mit einer monatlichen Pauschale beglichen werden. Mit der Zahlung der Pauschale sind alle Kosten gedeckt. Eine jährliche Abrechnung findet im Fall einer vereinbarten Pauschale nicht statt.

Wichtig: Die Erstellungsfrist der Nebenkostenabrechnung von einem Jahr betrifft lediglich Vermieter, die Mietverhältnisse mit Privatpersonen haben. Bei einem gewerblichen Mieter kann die Nebenkostenabrechnung auch danach noch erstellt werden.

FAQ – weitere wichtige Fragen zur Nebenkostenabrechnung beantwortet

Sie haben noch offene Fragen? Das folgende FAQ liefert Ihnen noch einmal wichtige Antworten auf häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung.