Protokoll der Eigentümerversammlung: Pflichten, Inhalte & Fristen

Die Eigentümerversammlung findet für gewöhnlich mindestens einmal im Jahr statt. Im Rahmen eines Protokolls muss eine Niederschrift erfolgen, welche Beschlüsse auf der Versammlung gefasst worden sind und worin die Inhalte bestanden. Da auf der Versammlung wichtige Beschlüsse gefasst werden, dient das Protokoll der Eigentümerversammlung als Nachweis und Beweis.

In unserem Beitrag erfahren Sie, ob ein Protokoll der Eigentümerversammlung eine Pflicht ist. Wir gehen ferner darauf ein, welche Inhalte die Niederschrift haben muss, welcher Form das Protokoll aufweisen muss, wer es erstellt und wer verantwortlich dafür ist, das Protokoll zur Eigentümerversammlung zu unterzeichnen.

Ist ein Protokoll bei der Eigentümerversammlung eine Pflicht?

Das WEG schreibt im § 24 Abs. 6 vor, dass eine Niederschrift der Eigentümerversammlung, oft als Protokoll bezeichnet, verpflichtend ist. Ergänzt wird diese Vorschrift durch eine Beschlusssammlung, die ebenfalls auf Grundlage des Gesetzes nach § 24 Abs. 7 durchgeführt werden muss. Die Protokolle werden demzufolge in der Regel einmal pro Jahr bei der stattfindenden Versammlung angefertigt. Sollte die Versammlung öfter stattfinden oder es sich um eine außerordentliche Eigentümerversammlung handeln, muss ebenso ein Protokoll erstellt werden.

Welche Inhalte sollte das Protokoll zur Eigentümerversammlung aufweisen?

Da zum Teil sehr wichtige Beschlüsse auf der Versammlung der Eigentümer gefasst werden, müssen die angefertigten Niederschriften bestimmte Inhalte aufweisen. Das sind vor allen Dingen:

• Name der Eigentümergemeinschaft
• Datum der Eigentümerversammlung
• Ort der Versammlung
• Beginn und Ende der Versammlung (Uhrzeit)
• Tagesordnungspunkte
• Name des Protokollführers
• Namen der anwesenden Eigentümer
• Name des Versammlungsleiters
• Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung sowie der Beschlussfähigkeit
• Dokumentation der Ergebnisse von Abstimmungen
• Unterschriften

Darüber hinaus sollte im Anhang eine Teilnehmerliste vorhanden sein, welche Eigentümer bei der Versammlung der Wohnungseigentümer anwesend waren.

Wichtig: Sollte einer der Wohnungseigentümer während der Versammlung den Raum verlassen und nicht zurückkehren, sollte das in der Niederschrift erwähnt werden. Gleiches gilt für eventuelle Einwände, die manche Wohnungseigentümer mitunter äußern.

Welche Form muss das Protokoll zur Versammlung aufweisen?

Im Grunde sagt es bereits der Name Niederschrift aus, dass die wichtigsten Fakten zur Eigentümerversammlung schriftlich festgehalten werden müssen. Die Niederschrift muss dementsprechend in Papierform stattfinden. Allerdings ist inzwischen eine digitale Niederschrift ebenfalls ausreichend, sodass es sich nicht zwangsläufig um gedrucktes Papier handeln lassen. Eine Ausfertigung allerdings muss die Papierform haben, weil eine Unterschrift unter das Protokoll vorgeschrieben ist.

Wer erstellt das Protokoll?

Grundsätzlich gibt es innerhalb des WEG keine Vorgaben, wer zwingend das Protokoll zur Eigentümerversammlung erstellen muss. In der Praxis ist es allerdings in aller Regel der Verwalter, der für das Erstellen verantwortlich ist. Am Beginn der Eigentümerversammlung ist es trotzdem alternativ ebenso möglich, dass die Wohnungseigentümer eine andere Person zum Erstellen der Niederschrift bestimmen. Das kommt zum Beispiel vor, falls der Verwalter verhindert ist und nicht selbst teilnehmen kann.

Bis wann muss das Protokoll einer Eigentümerversammlung vorliegen?

Zunächst einmal muss der Verwalter vor der stattfindende Eigentümerversammlung darauf achten, dass er eine Ladungsfrist einhält. Damit ist gemeint, dass die Wohnungseigentümer mindestens 14 Tage vor dem Zeitpunkt der geplanten Eigentümerversammlung eine Einladung erhalten müssen. Darüber hinaus gibt es ebenfalls im Hinblick auf das Protokoll der Versammlung zwei relevante Fristen, nämlich:

1. Erstellung des Protokolls muss „unverzüglich“ erfolgen
2. Zusendung muss spätestens eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist erfolgen

Bis wann muss das Protokoll den Teilnehmern zugesendet werden?

Zur Zusendungsfrist gibt es zwar keine gesetzliche Regelung, zumal es nicht zwingend vorgeschrieben ist, dass Wohnungseigentümer ein Exemplar erhalten müssen. Meistens ist das allerdings innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft so geregelt. Dann ist darauf zu achten, dass die Niederschrift den Wohnungseigentümern spätestens eine Woche, bevor die sogenannte Anfechtungsfrist abläuft, vorliegt.

Zudem ist es auch bei einer nicht vorhandenen Vereinbarung über die Pflicht zur Zusendung sinnvoll, jedem Eigentümer ein Exemplar zukommen zu lassen.

Wer bekommt Protokoll der Eigentümerversammlung bzw. wer darf es einsehen?

Im WEG ist nicht festgehalten, dass Wohnungseigentümer ein generelles Recht hätten, ein Exemplar des Protokolls zur Eigentümerversammlung zu erhalten. Wohl jedoch ist in § 24 Abs. 6 Satz 3 definiert, dass ein jederzeitiges Einsichtsrecht existiert. Das bedeutet, dass sich jeder Wohnungseigentümer zu einem beliebigen Zeitpunkt die Niederschrift betrachten kann.

Wer muss das Protokoll unterschreiben?

Im § 24 Abs. 6 S.2 WEG ist festgehalten, dass mindestens zwei Personen eine Unterschrift unter das Protokoll zu Eigentümerversammlung leisten müssen, nämlich:

• Versammlungsleiter (meistens der Verwalter)
• Ein Eigentümer

Sollte es im Rahmen der Eigentümergemeinschaft einen Verwaltungsbeirat geben, ist dieser ebenfalls zu einer Unterschrift verpflichtet. Findet die Selbstverwaltung innerhalb der WEG statt, muss entsprechend der interne Verwalter ebenfalls eine Unterschrift leisten.

Sollte die Unterschrift unter das Protokoll fehlen, bedeutet das nicht, dass die gefassten Beschlüsse unwirksam wären. Stattdessen hat die Niederschrift eine eingeschränkte Beweiskraft. Es kann bei einer fehlenden Unterschrift davon ausgegangen werden, dass mindestens eine Person (Unterschriftsverpflichteter) den Beschlüssen (komplett oder teilweise) nicht zustimmt.

Wie lange muss das Protokoll aufbewahrt werden?

Die aufgrund der Eigentümerversammlung angefertigten Niederschriften müssen dauerhaft aufbewahrt werden. Es gibt dementsprechend keine Frist, nach deren Ablauf die Protokolle vernichtet werden könnten. Der wesentliche Grund besteht darin, dass auf der Versammlung wichtige Beschlüsse gefasst werden, die auch in der Zukunft von Bedeutung sind. Darüber hinaus ist es sinnvoll, die Niederschriften digital zu sichern, falls die Originale in Papierform zum Beispiel durch einen Brand zerstört werden sollten.

Welche Konsequenzen drohen bei Fehlern im Protokoll?

Sollte es innerhalb des Protokolls Fehler geben, haben diese keine Auswirkung auf die Beschlüsse, die auf der Versammlung von den Eigentümern gefasst worden sind. Diese sind umgehend nach ihrer Verkündung rechtswirksam. Es besteht bei Protokollfehlern lediglich für Wohnungseigentümer ein Anspruch auf Berichtigung, die der Ersteller des Protokolls vornehmen muss.

Ist eine nachträgliche Korrektur des Protokolls möglich?

Sollten innerhalb des Protokolls entweder Abstimmungsergebnisse oder Beschlussanträge nicht korrekt wiedergegeben sein, würde das gegen den Grundsatz der ordnungsgemäßen Verwaltung verstoßen. Gleiches trifft bei einem nicht vollständigen Protokoll zu. In diesem Fall greift das zuvor bereits erwähnte Korrekturrecht. Notwendig ist, dass sämtliche Personen, die eine Unterschrift leisten müssen, diese auch unter die korrigierten Niederschrift zu leisten haben. Es existiert allerdings nicht in jedem Fall ein Anspruch auf nachträgliche Korrekturen.

Beispiel: Es ist ein Beschluss über das nächste Sommerfest der Eigentümer erfolgt. Der Beschluss ist mit einfacher Mehrheit von 8 zu 12 Stimmen zustande gekommen. Laut Protokoll haben aber nur 6 Stimmen gegen und 14 Stimmen für das Sommerfest gestimmt. Hier ist die tatsächliche Stimmenzahl unerheblich, da auch mit der im Protokoll enthaltenen Stimmenzahl die erforderliche einfache Mehrheit gegeben war.

Muster für ein Protokoll zur Eigentümerversammlung

Am Ende unseres Beitrages möchten wir Ihnen gerne ein Muster an die Hand geben, wie ein Protokoll zur Wohnungseigentümerversammlung aussehen kann. Beachten Sie bitte, dass natürlich zum Beispiel die genannten Tagesordnungspunkte anders ausfallen werden, weil die Themen zur Beschlussfassung sehr individuell sind.

„Niederschrift über die ordentliche Wohnungseigentümerversammlung der Wohnungseigentümergemeinschaft Musterstraße 1 in 12345 Musterdorf – vom 10. Oktober 2023

• Ort der Versammlung: Gemeinschaftsraum der Wohnungseigentümergemeinschaft in der Musterstraße 1
• Beginn der Versammlung: 19:00 Uhr
• Ende der Versammlung: 20:30 Uhr
• Leiter der Versammlung: Max Muster als Verwalter
• Protokollführer: Friedhelm Müller als Eigentümer
• Anwesenheit: 20 von 25 Wohnungseigentümern

Eine Anwesenheitsliste liegt dem Protokoll als Anhang bei.

Der Versammlungsleiter eröffnet die Versammlung mit Hinweis auf die Einladung vom 105. September 2023 unter Eintritt der mitgeteilten Tagesordnung:

TOP 1: Ordnungsgemäße Einberufung wird festgestellt

Die Eigentümerversammlung wurde ordnungsgemäß mit Einladungsschreiben vom 15. September 2023 einberufen.

Geschäftsordnungsbeschluss zur Protokollunterzeichnung

Da neben dem Versammlungsleiter ebenfalls mindestens ein Wohnungseigentümer die Niederschrift unterzeichnen muss, fassen die Eigentümer folgenden Beschluss: Die Niederschrift über die Versammlung vom 10. Oktober 2023 ist vom Wohnungseigentümer Berthold Meyer zu unterzeichnen.

Abstimmungsergebnis

• Ja-Stimmen: 20
• Nein-Stimmen: 0
• Enthaltungen: 0

Es wird folgendes Beschlussergebnis verkündet: Der Beschluss wurde angenommen. Herr Meyer erklärt sein Einverständnis damit.

TOP 2: Festlegen der Nachschüsse auf Basis der Jahreseinzelabrechnungen

…

TOP 3: Beschlussfassung über eine Vermietung eines leer stehenden Gemeinschaftsraumes

…

TOP 4: Beschlussfassung über den Bau eines Swimmingpools in der Außenanlage

…

TOP 5: ……

Die Eigentümerversammlung wurde um 20:30 Uhr offiziell beendet. Zugleich wurde seitens des Versammlungsleiters das Ende verkündet. Für die Korrektheit des Protokolls im Original zeichnen:

Versammlungsleiter

Miteigentümer“