Wohnungsübergabeprotokoll – Tipps & PDF zum Download

Bei Rückgabe der gemieteten Räume am Ende der Mietzeit führen Vermieter und Mieter häufig eine gemeinsame Begehung der Mieträume durch. Dabei wird geprüft, ob alles ordnungsgemäß ist oder ob Schäden und Mängel vorhanden sind. Wer hier als Vermieter oder Verwalter nicht sorgsam vorgeht, verschenkt leicht seine Rechte.

Die Wohnungsbegehung am Ende eines Mietverhältnisses erfüllt 3 Funktionen:

1. Feststellung des Zustands der Mieträume, um etwaige Schadenersatzansprüche gegen den ausziehenden Mieter zu sichern
2. Eventuell Vereinbarung über Mängelbeseitigung und Schadensausgleich
3. Prüfung, ob vor dem Einzug des nächsten Mieters vom Vermieter noch Reparaturen oder Erneuerungen durchgeführt werden sollen

Wohnungsübergabe: Gute Vorbereitung ist unerlässlich

Eine erfolgreiche Wohnungsabnahme gelingt Ihnen nur mit einer guten Vorbereitung des Termins:

• Vergewissern Sie sich anhand des Mietvertrags und des Einzugsprotokolls, in welchem Zustand und mit welcher Ausstattung dem Mieter die Räume bei Mietbeginn übergeben wurden. Gab es Veränderungen während der Mietzeit, etwa durch Modernisierungen?
• Welche und wie viele Schlüssel wurden dem Mieter übergeben?
• Wird der Mieter wirksam zur Durchführung von Schönheitsreparaturen verpflichtet? Wann sind diese zu erledigen?
• Wurden dem Mieter Einbauten oder bauliche Veränderungen gestattet? Ist ihm gestattet, diese entgegen der gesetzlichen Regelung bei Auszug in der Wohnung zu belassen? Wurde eine Entschädigung vereinbart?
• Denken Sie auch an eine Besichtigung von Nebenräumen und -flächen (etwa Keller, Garage, Garten).

Wohnungsübergabeprotokoll als PDF-Download

Um Ihnen Ihre Wohnungsübergabe zu erleichtern, stellen wir Ihnen eine PDF-Vorlage zum Download bereit. Klicken Sie hierfür einfach auf den folgenden Link:

Wohnungsübergabeprotokoll als PDF-Download

Führen Sie am besten eine Vorbesichtigung durch

Die eigentliche Wohnungsrückgabe findet meist erst am letzten Tag der Mietzeit statt. Zu diesem Zeitpunkt soll der Mieter am besten alle notwendigen Arbeiten, insbesondere vereinbarte Schönheitsreparaturen und die Beseitigung etwaiger Schäden, sowie die vollständige Entfernung seiner Sachen ordnungsgemäß erledigt haben.

Deshalb hat es sich in der Praxis bewährt, ungefähr einen Monat vor dem Auszug des Mieters mit seinem Einverständnis eine gemeinsame Wohnungsbegehung und Vorabnahme durchzuführen. Berücksichtigen Sie auch hier bereits die Nebenräume. Protokollieren Sie, ob Renovierungsbedarf besteht, ob Schäden erkennbar sind und welche Arbeiten der Mieter bis zum Mietende erledigen soll.

Bei diesem Termin sehen Sie oft bereits, ob Sie selbst in den Mieträumen noch Mängel beseitigen müssen, für die der Mieter nicht verantwortlich ist. Auch erhalten Sie Aufschluss darüber, ob Erneuerungs- oder Modernisierungsmaßnahmen angezeigt sind.

Gemeinsame Begehung und Protokoll sind nicht verpflichtend

Oft meinen Vermieter und Verwalter, der Mieter müsse bei der Besichtigung der Mieträume anwesend sein und das Protokoll unterschreiben. Eine derartige Verpflichtung besteht jedoch nicht. Der Mieter ist lediglich verpflichtet, die Wohnung zu räumen und mit sämtlichen Schlüsseln in vertragsgemäßem Zustand herauszugeben. Es genügt daher beispielsweise, wenn er bei Wohnungsübergabe lediglich einen Bekannten vorbeischickt, der Ihnen die Schlüssel aushändigt.

Diesen Umstand können Sie jedoch auch zu Ihrem eigenen Vorteil nutzen. Sie brauchen sich nicht bei einer gemeinsamen Wohnungsbegehung von Ihrem Mieter unter Druck setzen oder hetzen zu lassen. Sie brauchen ihm kein unterschriebenes Protokoll auszuhändigen. Stattdessen dürfen Sie die Mieträume nach der Schlüsselrückgabe ganz in Ruhe mit einem Zeugen inspizieren und mit ihm das Wohnungsprotokoll anfertigen – sofern Sie nichts anderes vereinbart haben.

Nehmen Sie sich Zeit für die Wohnungsrücknahme

Der größte Fehler, den Vermieter bei der Wohnungsrückgabe machen können: Nach einem kurzen Blick in die Mieträume wird dem Mieter ein Protokoll ausgestellt, in dem lediglich die Zählerstände und die zurückgegebenen Schlüssel aufgeführt sind, vielleicht noch ein offensichtlicher Mangel schnell notiert wird, aber alle anderen Felder des Protokolls unausgefüllt bleiben.

Das Fatale daran: Mit einem Protokoll wird nicht nur dokumentiert, dass die eingetragenen Schäden bei Wohnungsrückgabe vorhanden waren. Die Gerichte werten das Protokoll als eine vollständige und abschließende Zustandsbeschreibung der Wohnung. Mit Ihrer Unterschrift erklären Sie daher zugleich, dass außer den im Protokoll aufgeführten Schäden keine weiteren vorhanden sind oder von Ihnen geltend gemacht werden. Sie können Ihren Mieter daher nur für solche Mängel und Schäden in Anspruch nehmen, die Sie im Abnahmeprotokoll aufgeführt haben.

Häufig wenden Vermieter und Verwalter dagegen ein, dass Schäden, die nicht erkennbar waren, doch auch nachträglich noch geltend gemacht werden können. Das ist zwar grundsätzlich richtig. Der Maßstab für „nicht erkennbar“ ist aber sehr viel strenger, als man meinen möchte. Es genügt keineswegs, dass der Mangel bei der Wohnungsbesichtigung nicht auffällt. Beispielsweise sind kleine Schraublöcher im Fensterrahmen, mit denen der Mieter Verdunkelungs-Plissees angebracht hatte, erkennbar, weil sie bei genauem Hinsehen sichtbar sind (AG Bremen, Urteil v. 09.03.17, Az. 6 C 285/14).

Als „nicht erkennbar“ werten Gerichte einen Mangel nur dann,

• wenn der Mieter ihn bewusst versteckt, beispielsweise Schimmelpilzflecken einfach überstrichen hat,

oder

• wenn für seine Erkennbarkeit ein besonderer Sachverstand erforderlich ist.

Welche Inhalte sollte das Wohnungsübergabeprotokoll haben?

Der Inhalt eines Wohnungsübergabeprotokolls ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Es sollte jedoch unbedingt die folgenden Punkte enthalten, die wir Ihnen hier als Checkliste vorstellen. Dabei ist darauf zu achten, dass immer so viele Details wie möglich festgehalten und ggf. auch Fotos gemacht werden sollten.

Checkliste für den Wohnungsübergabeprotokoll Inhalt:

• Anschrift der Immobilie
• Art der Immobilie
• Übergabedatum
• Name & Anschrift von Vermieter & Mieter bzw. Verkäufer & Käufer sowie alle Unterschriften
• Auflistung aller Räume
• Zahl & Art der übergebenen Schlüssen (inkl. Briefkasten- & Kellerschlüssel)
• Zählerstände von Strom, Wasser & Gas sowie ggf. die Füllhöhe des Heizöltanks
• Mobiliar, das übernommen wird
• Detaillierte Auflistung aller baulichen & Ausstattungsmängel oder der Vermerk, dass keine Mängel vorhanden sind

Beschreiben Sie festgestellte Mängel sorgfältig

Stellen Sie im Abnahmeprotokoll den Zustand der einzelnen Räume und insbesondere die festgestellten Mängel detailliert dar. Allgemeine Floskeln wie „stark beschädigt“ oder „renovierungsbedürftig“ sind nicht ausreichend.

Ebenso wenig genügt das Ankreuzen einer Rubrik „Mängel vorhanden“. Werden Sie konkret! Fotos sind als Ergänzung sehr hilfreich.

Mängelbeseitigung: Vereinbarungen kann der Mieter oft widerrufen

Nachdem Sie den Zustand des Mietobjekts ausführlich im Protokoll dokumentiert haben, lohnt sich der Versuch, mit dem Mieter zu einer Einigung hinsichtlich notwendiger Mängelbeseitigungsarbeiten und ausstehender Schönheitsreparaturen zu kommen. Nehmen Sie derartige Vereinbarungen – getrennt von der Zustandsbeschreibung – ebenfalls in das Protokoll auf.

Bitte beachten Sie: Sofern Sie als Unternehmer gelten (§ 14 BGB), kann sich Ihr Mieter von den anlässlich der Wohnungsrückgabe getroffenen Vereinbarungen binnen 14 Tagen durch einen Verbraucherwiderruf lösen (§§ 312g Abs. 1, 355 BGB). Haben Sie ihn nicht über sein Widerrufsrecht belehrt, gilt sogar eine Frist von 12 Monaten plus 14 Tagen. Dadurch verlieren Sie leicht Ihre Schadenersatzansprüche, die eine vorhergehende Fristsetzung voraussetzen, insbesondere Ansprüche wegen nicht durchgeführter Schönheitsreparaturen oder unterlassener Beseitigung von Einrichtungen.

Denn oft wird beispielsweise eine Verrechnung von Renovierungskosten mit der Mietkaution vereinbart. Eine Fristsetzung zur Durchführung dieser Arbeiten erscheint dann widersinnig und unterbleibt. Widerruft der Mieter die getroffene Vereinbarung, nachdem ihm eine teure Handwerkerrechnung präsentiert wird, können Sie die Fristsetzung nicht mehr nachholen, denn die Arbeiten sind ja bereits erledigt. Fatale Folge: Mangels Fristsetzung braucht Ihr Mieter nicht mehr zu zahlen und ist fein raus.

Fazit: Wohnungsübergabeprotokoll immer sorgfältig ausfüllen

Bereiten Sie sich auf die Wohnungsrückgabe gut vor. Nehmen Sie sich Zeit. Protokollieren Sie den Zustand des Mietobjekts detailliert, notfalls auch ohne den Mieter, aber immer mit einem Zeugen und ergänzend durch Fotos. Wegen nicht protokollierter Mängel können Sie später im Regelfall keinen Schadenersatz mehr verlangen.