Aktive und passive Rechnungsabgrenzung – ein Wegweiser
Grundsätzlich ist es so, dass Unternehmensgewinne sowie Aufwendungen periodengerecht ermittelt und zugeordnet werden müssen. Dies hat nicht nur steuerliche Gründe. Auch was Gewinnausschüttungen wie Dividenden angeht, muss eine saubere Trennung vorgenommen werden können.
Zum Abschluss eines jeden Geschäftsjahres wird also geprüft, ob Beträge auf Konten enthalten sind, die in andere Geschäftsjahre fallen. Diese Beträge müssen dann gegebenenfalls abgegrenzt – also für das jeweils zutreffende Jahr buchhalterisch markiert – werden. Das geschieht über die sogenannte Rechnungsabgrenzung für die separate Posten gebildet werden.
Die Unterteilung von aktiver und passiver Rechnungsabgrenzungen
In der Buchführung wird zwischen aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten unterschieden. Generell muss ein Buchungsposten abgegrenzt werden, wenn eine Leistung erbracht wurde, deren Bezahlung aber im Vor- oder Folgejahr stattfindet.
Dies betrifft eine Vielzahl an Vorgängen in einem Unternehmen. Es kann sich hierbei zum Beispiel um Mietzahlungen, Versicherungsleistungen oder jahresübergreifende Verträge handeln. Um eine periodengerechte Ermittlung zu ermöglichen, muss also jede Zahlung mit ihrer Fristigkeit geprüft werden.
Die aktive Rechnungsabgrenzung
Ein Beispiel für eine aktive Rechnungsabgrenzung: Eine Gebäudeversicherung für eine Lagerhalle kostet im Jahr exakt 12.000 €. Da der Vertrag aber unterjährig abgeschlossen wurde, fällt die Versicherungsprämie für das Folgejahr bereits am 01. September an. Das unternehmerische Wirtschaftsjahr endet am 31. Dezember.
Die Versicherung wurde somit am Bilanzstichtag, dem 31.12., bereits für die folgenden 8 Monate bezahlt (01. Januar bis 31. August des Folgejahres). Somit müsste für einen Betrag von 8.000 € ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten gebildet werden. Der Vorgang ist nun so, dass effektiv zwar die 12.000 € bezahlt, aber 8.000 € als Aufwand in das Folgejahr gebucht werden.
Beträge, die bereits im aktuellen Jahr bezahlt werden, aber ganz oder teilweise für eine Leistung im Folgejahr gelten, müssen also als aktiver Abgrenzungsposten gebucht werden.
Die passive Rechnungsabgrenzung
Anders verhält es sich bei den passiven Rechnungsabgrenzungen. Dies hat zwar erneut mit einem Geldfluss zu tun, es handelt sich in diesem Fall aber nicht um Ausgaben sondern um Einnahmen.
Angenommen die Lagerhalle würde vermietet werden und die Erträge in die eigenen Bücher fließen. Jedoch möchte der Unternehmer die Miete für die nächsten 3 Monate im Voraus haben. Bereits am 01. November wurden also die Mieten in Höhe von 5.000 € pro Monat an den Unternehmer gezahlt.
Somit erhält er 15.000 €, von denen allerdings 5.000 € für eine „Leistung“ des Folgejahres gelten. Damit auch hier wieder periodengerecht die Gewinne ermittelt werden, wird dieser Betrag wirtschaftlich erst ins Folgejahr miteinbezogen.
Man bildet einen passiven Rechnungsabgrenzungsposten in Höhe von 5.000 €. Dieser Betrag taucht dann auch in der aktuellen Jahresbilanz nur als Abgrenzungsposten auf, nicht aber als „Einnahme“ – selbst wenn das Geld schon vorliegt.