Aufbauorganisation – Gestaltung, Ziele & Typen
Steckbrief: Aufbauorganisation
Aufbauorganisation: Hierarchisches Gerüst eines Unternehmens
Unterscheidung: Funktionale und divisionale Aufbauorganisation, Matrixorganisation
Ziel: Gewinnsteigerung und Ausgabenminimierung
Kritik: Starre Hierarchien sind nicht mehr zeitgemäß
Verwaltung von Zuständigkeiten: Was ist eine Aufbauorganisation?
Die Aufbauorganisation legt die Rahmenbedingungen fest, welche Aufgaben von welchen Abteilungen oder Personen innerhalb einer Firmenstruktur übernommen werden. So werden die eigentlichen Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens festgelegt.
Durch die Aufbauorganisation wird der vertikale Informationsfluss in einer Organisation beschrieben. Sie macht deutlich, wer welche Anweisungen von wem bekommt und an wen diese weiterzugeben sind. Hierdurch wird eine Struktur geschaffen, mit deren Hilfe Aufgaben unter Mitarbeitern und Abteilungen geregelt und verteilt werden.
Anhand der Aufbauorganisation eines Unternehmens ist abzulesen:
- Welche Stellen und Abteilungen im Betrieb existieren
- Welche Verantwortlichkeiten und Weisungsbefugnisse diese haben
- Wie sich das Beziehungsgeflecht zwischen den Abteilungen und Verantwortlichen gestaltet
- Wie der vertikale Informations- und Befehlsfluss aussieht
Welche Abteilungen gibt es im Unternehmen?
Wie viele und welche Abteilungen es innerhalb eines Unternehmens gibt, entscheidet die Unternehmensführung. Hier sind keine Grenzen gesetzt.
Bei der Erstellung der Abteilungen sollten Merkmale berücksichtigt werden, durch die eine sinnvolle Einteilung möglich ist. Als Beispiel hierfür könnte eine Abteilung angeführt werden, in der ausschließlich mit dem gleichen Material gearbeitet wird.
Was bedeutet Verrichtung?
Der Begriff der Verrichtung bezeichnet Arbeitsaktivitäten, die mit Blick auf die zu verrichtende Arbeit unterteilt werden können. Hierbei wird eine gegebene Menge von Aktivitäten nach dem Kriterium der Gleichartigkeit in unterschiedliche Klassen differenziert.
Unterteilungsarten sind z. B. die Zerlegung nach der Fertigungsart, wozu beispielsweise Bohren, Drehen, Fräsen, Hobeln usw. gehört. Unterteilungen anhand von Verrichtungsfolgen und der betrieblichen Funktion, wie z. B. Beschaffungs-, Produktions- und Absatzaktivitäten, sind ebenfalls vorstellbar.
Was ist eine Ablauforganisation? Abgrenzung & Unterscheidung
Der Begriff der Aufbauorganisation ist nicht zu verwechseln mit der Ablauforganisation. Diese legt zum einen fest, wie bestimmte Arbeits- und Informationsprozesse ablaufen und zum anderen, mit welchen Rechten und Pflichten einzelne Personen ausgestattet sind.
Während die Aufbauorganisation in vertikalen Mustern wahrzunehmen ist, finden sich bei der Ablauforganisation nahezu ausschließlich horizontale Muster.
Was ist eine Hierarchie?
Allgemein beschreibt der Begriff der Hierarchie ein System der Über- bzw. Unterordnung zwischen organisatorischen Einheiten. Organisationen, aber auch soziale Systeme beinhalten Hierarchien. Die Form einer Hierarchie kann steiler oder flacher Natur sein.
Um welche Art der Hierarchie es sich handelt, entscheidet die Anzahl der Hierarchieebenen. Mehrere Ebenen führen zu einer steileren Hierarchie. Grund hierfür ist, dass in diesem Fall mit mehreren Instanzen verhandelt werden muss, bevor ein endgültiges Ergebnis vorliegt. Im wirtschaftlichen Sinne gibt es verschiedene Arten von Hierarchien.
Wirtschaftliche Hierarchien:
- Aufgabenhierarchie
- Stellenhierarchie
- Personenhierarchie
- Zielhierarchie
Von einer Hierarchie wird Gebrauch gemacht, um Abläufe innerhalb einer Organisation zu koordinieren. Erst hierdurch wird eine sinnvolle Aufgabenverteilung möglich.
| Fazit:Eine Hierarchie stellt das grundlegende Ordnungssystem von Organisationen und sozialen Systemen dar. |
Gliederungskriterien: Wie wird eine Aufbauorganisation konstruiert?
Aufbauorganisation kann durch unterschiedliche Gliederungskriterien stattfinden.
Gliederungskriterien einer Aufbauorganisation:
- Verrichtungsanalyse: Die Verrichtungsanalyse zerlegt die Aufgaben in ihre einzelnen Tätigkeiten.
- Objektanalyse: Strukturiert die Aufgaben nach Objekten, an denen die jeweilige Tätigkeit vorgenommen wird. Als Objekte kommen hier sowohl Personengruppen als auch Vor-, Zwischen- und Endprodukte in Frage.
- Ranganalyse: Hier wird die Aufgabe in ihre leitenden und ausführenden Tätigkeiten unterteilt.
- Phasenanalyse: Die Phasenanalyse bezweckt die Trennung der sachlichen Aufeinanderfolge der Planung, der Realisation und der Kontrolle.
- Zweckbeziehungsanalyse: Bei dieser Form der Analyse werden Aufgaben danach angeordnet, ob sie dem Ziel des Unternehmens direkt oder indirekt dienen.
Was ist eine Instanz?
Eine Instanz ist eine Leitungseinheit, die Weisungsbefugnisse gegenüber den ihr hierarchisch untergeordneten, organisatorischen Einheiten besitzt. Dementsprechend meint der Begriff nichts anderes als den des Vorgesetzten. Über eine Instanz werden Anweisungen an untergeordnete Stellen gegeben. Als Beispiele für die Instanzen stehen der Abteilungsleiter, der Bereichsleiter oder auch der Geschäftsführer.
Eine Instanz kann in der Regel nicht frei entscheiden. Der Grund dafür liegt darin, dass sich über einer Instanz im Normalfall weitere Instanzen befinden. Diese haben innerhalb der Unternehmensstruktur mehr Macht und dementsprechend Einfluss auf Entscheidungen und Handlungsabläufe.
Welche Funktion hat eine Instanz in der Aufbauorganisation?
Eine Instanz hat die Leitung über andere, untergeordnete Stellen inne und verfügt damit über das Recht, Anweisungen zu erteilen und Entscheidungen zu treffen. Instanzen sind Teil der Aufbauorganisation.
Der hierarchische Aufbau der jeweiligen Organisation entscheidet darüber, in welcher Anzahl Instanzen vorhanden sind und in welcher Abfolge diese ihre Arbeit verrichten. Innerhalb einer Aufbauorganisation sind dementsprechend unterschiedliche Instanzen zu finden, die jeweils kleinere Instanzen unter sich haben. Deren Aufgabe ist es, der nächst niedrigeren Instanz Aufgaben zu erteilen und darauf zu achten, dass für eine ausreichende Kommunikation gesorgt ist.
Gestaltungsprozess der Aufbauorganisation
Die Aufbauorganisation lässt sich in zwei verschiedene Bereiche unterteilen. Diese werden unter den Begriffen der Aufgabenanalyse und der Aufgabensynthese beschrieben.
- Bei der Aufgabenanalyse analysiert das Unternehmen die Gesamtaufgaben, woraufhin sie in Teilaufgaben zerlegt und gegliedert werden. Diese Zerlegung dient dem Zweck, die einzelnen Aufgaben je nach Verrichtung, Produkten, Rang, Phasen und ihren Zwecken zuordnen zu können.
- Die Aufgabensynthese hingegen bezeichnet die Zusammenfassung der einzelnen Aufgabenbereiche zu einem Ganzen, anhand dessen einzelne Stellen oder Abteilungen entwickelt werden.
Das Ziel ist, eine logische Zusammenfügung der einzelnen Aufgabenbereiche zur Bildung von einzelnen Stellen, Arbeitsbereichen und Abteilungen zu schaffen.
Systeme einer Aufbauorganisation
Innerhalb der Aufbauorganisation gibt es unterschiedliche Ansätze, um Organisationseinheiten mithilfe von Leitungsbeziehungen zu einem hierarchisch gegliederten Organisationssystem zu verknüpfen. Diese Konzepte beschäftigen sich insbesondere mit der vertikalen Verbindung verschiedener Hierarchieebenen. Zu unterscheiden ist hier zwischen Einlinien-, Mehrlinien- und Stabliniensystemen.
| HinweisLinienorganisationen jeder Art bestehen aus klaren und einheitlichen Weisungsbefugnissen auf jeder Ebene. |
- Bei Einliniensystemen bekommen die Mitarbeiter ihre Arbeitsanweisungen von nur einer Stelle zugesprochen, während bei Mehrliniensystemen jede Stelle einer Mehrzahl von übergeordneten Instanzen unterstellt ist. Diese Art der Differenzierung gibt es bereits seit dem 20. Jahrhundert.
- Die Stablinienorganisation ist eine erweiterte Form des Einliniensystems. Zum einen wurde sie eingeführt, um die Linieninstanzen zu entlasten. Zum anderen, um die Vorgesetzten vom unterstellten Bereich weniger abhängig zu machen.
Der Stab instruiert bzw. berät den zugeordneten Vorgesetzten. Wichtig ist, dass die Stäbe keine Weisungsbefugnis gegenüber dem Bereich haben, der dem Vorgesetzten unterstellt ist. Sie füllen lediglich eine beratende Funktion aus.
Was ist ein Organigramm? Einsatz in einer Aufbauorganisation
Ein Organigramm ist eine
grafische Darstellung der Aufbauorganisation eines Unternehmens, welche deren organisatorische Einheiten, Aufgabenverteilung und Kommunikationsbeziehungen darstellt. Hierdurch wird es möglich, Leitungsbeziehungen zwischen den einzelnen Organisationseinheiten abzubilden.
Das Organigramm kann sowohl in horizontaler als auch in vertikaler Form vorliegen. Mischformen sind ebenfalls möglich. An einem Organigramm ist eine Vielzahl von Informationen ablesbar.
Informationsgehalt eines Organigramms:
- Verteilung betrieblicher Aufgaben auf Stellen und Abteilungen
- Hierarchische Struktur der Aufbau- bzw. Leitungsorganisation und der Weisungsbeziehungen
- Einordnung von Leitungshilfsstellen
- Personelle Besetzungen
Ein Organigramm ist gleichzusetzen mit einer Landkarte. Es enthält alle wichtigen Informationen über das Unternehmen. Die Regeln und Hierarchien sind für alle überschaubar.
Vor der Erstellung eines Organigramms sollte geklärt werden, ob jeder Mitarbeiter des Unternehmens abgebildet werden soll. Häufig reicht es für den Gesamtüberblick aus, die Mitarbeitergruppen aufzuzeigen.
Typen einer Aufbauorganisation
Im Bereich der Aufbauorganisation gilt es, zwischen unterschiedlichen Typen zu unterscheiden. Hierzu gehören die funktionale Aufbauorganisation, die divisionale Aufbauorganisation und die Matrixorganisation.
| Aufbauorganisation | Vorgehensweise |
| Funktionale Aufbauorganisation | Bei dieser Organisationsform kommt es zu einer verrichtungsorientierten Struktur. Hier sind die Einheiten und Abteilungen nach Tätigkeiten und Funktionen differenziert. |
| Divisionale Aufbauorganisation | Bei dieser Struktur steht das Objekt an erster Stelle, das auf der nächsten Ebene nach verschiedenen Funktionen erneut aufgeteilt wird. Hier handelt es sich also um eine Organisation nach Geschäftsbereichen oder Produkten. |
| Matrixorganisation | Bei dieser Form der Organisation kommt es zu einer Überschneidung von funktionalen Bereichen und Produktbereichen des Unternehmens. Ein Fachbereich arbeitet zum Beispiel für mehrere Sparten oder Produkte. Im Grunde beschreibt die Matrixorganisation also eine Schnittstelle zweier Bereiche. |
Ziele einer Aufbauorganisation
Das Ziel der Aufbauorganisation liegt darin, den Aufbau einer logischen Wertschöpfungskette zu erreichen, welche dem Unternehmen hilft, den Umsatz und den Gewinn zu steigern bzw. Ausgaben und Verschwendung zu minimieren. Durch die Aufbauorganisation wird für die Wirtschaftlichkeit des gesamten Betriebs gesorgt. Eine gute Struktur in der Aufbauorganisation sorgt dafür, dass das Unternehmen zukunftssicher aufgestellt wird.
Abgesehen davon ermöglicht eine effiziente Aufbauorganisation eine optimale und schnelle Koordination zwischen den einzelnen Bereichen. So kann sichergestellt werden, dass die eine Abteilung weiß, was die andere tut.
Was ist eine Wertschöpfungskette?
Die Wertschöpfungskette beschreibt die Stufen der Produktion. Die Tätigkeiten während einer Produktion schaffen Werte, verbrauchen Ressourcen und sind durch Prozesse miteinander verbunden. Laut dem Entwickler dieses Konzeptes stellt sie eine Ansammlung von Tätigkeiten dar, durch die ein Produkt entworfen, hergestellt, vertrieben, ausgeliefert oder unterstützt wird.
Durch die Wertschöpfungskette wird angezeigt, welchen Weg ein Produkt oder eine Dienstleistung während des Transformationsprozesses durchläuft. Dabei werden die verschiedenen Aufgaben zur Leistungserbringung beschrieben.
Die Darstellung berücksichtigt jeden Schritt des Prozesses. Sie reicht von der Entwicklung, Beschaffung und Produktion über den Vertrieb bis hin zum Inkasso und den Serviceleistungen, die im Anschluss folgen.
Vor- und Nachteile von Aufbauorganisationen
Die unterschiedlichen Formen der Aufbauorganisation bringen jeweils eigene Vor- und Nachteile mit sich.
Vor- und Nachteile der funktionsorientierten Aufbauorganisation
Zu den Vorteilen der funktionsorientieren Aufbauorganisation gehört unter anderem der Bereich der Kostenersparnis durch den hohen Grad an Arbeitsteilung sowie die Zentralisierung der Ressourcen. Dieser Art der Organisation eignet sich besonders für kleine Unternehmen.
Ein weiterer Vorteil ist hier die einheitliche Aufgabenerfüllung und gleichmäßige Auslastung der Abteilungen sowie die klare Regelung der Zuständigkeitsbereiche.
Ein Nachteil, der sich wiederum aus dieser Organisationsform ergibt, ist beispielsweise eine starre Organisationsstruktur, die bei anfallenden Veränderungen problematisch werden könnte. Des Weiteren sind häufig lange Informationswege an der Tagesordnung, was die Kommunikation innerhalb des Unternehmens erschweren kann.
Die produktorientierte Aufbauorganisation im Check
Die produktorientierte Aufbauorganisation eignet sich insbesondere für größere Unternehmen, die unterschiedliche Produkte vertreiben. Sie ist angepasst, um auch auf schnell ändernde Marktanforderungen reagieren zu können und die Positionierung der Produkte auf dem Markt zu optimieren.
| HinweisBei dieser Form der Aufbauorganisation ist es möglich, unterschiedliche Sparten durch ihre jeweiligen Kosten- und Leistungsrechnung miteinander zu vergleichen. |
Mit Blick auf mögliche Nachteile kann hier beispielsweise die Gefahr von Doppelarbeit angeführt werden. Diese entsteht dadurch, dass in unterschiedlichen Sparten teilweise die gleichen Vorgänge bearbeitet werden. Daher ist es von besonderer Bedeutung, dass die Unternehmensführung einen Gesamtüberblick hat, sodass eine Koordination in ausreichendem Maße stattfinden kann.
Vor- und Nachteile der Matrixorganisation
Als ein Vorteil der Matrixorganisation ist festzuhalten, dass die funktionsorientierte Organisation mit der produktorientieren vereint werden kann. Hinzu kommt außerdem, dass durch die Berücksichtigung unterschiedlicher Aspekte die Qualität individueller Entscheidungen erhöht werden kann.
Ein Problem dieser Organisationsform liegt in der Unklarheit über Anweisungsbefugnisse. Es ist nicht selten unklar, welche Bereichsleitung die Oberhand hat. Dies führt zu einem hohen Koordinationsbedarf zwischen den unterschiedlichen Abteilungen.
Alternative Lean Management?
Lean Management ist ein Ansatz der kontinuierlichen Prozessoptimierung. Hierbei soll die Unternehmensführung mit bestmöglicher Effizienz sowie eindeutig definierten Prozessen und Abläufen gestaltet werden. Das Ziel liegt darin, Prozesse zu harmonisieren und zu optimieren, um ein ganzheitliches Produktionssystem ohne Verschwendung zu schaffen. Hierbei werden alle Unternehmensbereiche berücksichtigt.
Als zentral gilt die Kundenorientierung und die Kostensenkung. Es geht also darum, Verschwendungspotenziale zu erkennen und zu eliminieren, um das System so ideal wie möglich zu gestalten. Der Begriff der Verschwendung meint hier nicht ausschließlich den finanziellen Aspekt, sondern impliziert auch überflüssige Tätigkeiten.
| HinweisDas Lean Management bezeichnet Denkprinzipien, Methoden und Verfahrensweisen zur effizienten Gestaltung der gesamten Wertschöpfungskette industrieller Güter. |
Fazit zur Aufbauorganisation
Aufbauorganisation ist das hierarchische Grundgerüst einer Organisation und strukturiert die Aufgabenteilung. Die Ziele der Aufbauorganisation sind vielfältig. Sie besteht aus den zwei Bereichen, der Aufgabenanalyse und der Aufgabensynthese. Das Prinzip der Aufbauorganisation bringt sowohl Vor – als auch Nachteile mit sich. Um eine Aufbauorganisation zu konstruieren, gibt es unterschiedliche Gliederungskriterien.
Für Unternehmen gilt es abzuwägen, welche Form der Hierarchie für sie sinnvoll ist. Während insbesondere Mittelständler und Konzerne oftmals an starren Organisationsstrukturen festhalten, brechen Start-ups mit Methoden wie Lean Management diese Starrheit auf. Dabei ist keinesfalls die Struktur des einen Unternehmens auf das andere übertragbar. So wie die Unternehmens DNA verschieden ist, ist es auch die effizienteste Aufbauorganisation.
David Gerginov publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.
