Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Beispielhaft erklärt

Für Unternehmen gibt es eine Reihe von Unterlagen, die sowohl zur Innen- als auch zur Außenbetrachtung eine große Bedeutung haben. Am bekanntesten und zu den wichtigsten Dokumenten eines jeden Unternehmens, welches eine bestimmte Größe erreicht, zählen auf der einen Seite die Bilanz und auf der anderen Seite die Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV. An der GuV lässt sich ablesen, ob im abgelaufenen Geschäftsjahr ein Gewinn erzielt wurde oder ein Verlust ausgewiesen werden muss. 

Was ist eine GuV?

GuV steht als Abkürzung für die Gewinn- und Verlustrechnung. Es handelt sich in Unternehmen dabei um einen bedeutenden Bestandteil des Jahresabschlusses, der jährlich anzufertigen ist. Allerdings sind nicht alle Unternehmen zur Abgabe und zum vorherigen Erstellen einer GUV verpflichtet, sondern dies gilt erst ab einer bestimmten Größe und für selbstständige Kaufleute. 

Die Gewinn- und Verlustrechnung trifft eine Aussage darüber, ob es im abgelaufenen Geschäftsjahr einen unternehmerischen Erfolg gab oder Verluste generiert werden. Zu diesem Zweck findet im Rahmen der GV eine Saldierung der Aufwendungen auf der einen und der Erträge andererseits statt, die sich auf einen bestimmten Zeitraum beziehen. Demzufolge ist es mit einem Blick auf die GuV möglich, das Unternehmensergebnis des vergangenen Geschäftsjahres abzulesen.

Das Unternehmen hat dann einen Gewinn erzielt, wenn innerhalb der GuV die Erträge größer als die Aufwendungen sind. Stellt sich das Bild andersherum dar, sind also die Aufwendungen höher als die Erträge, dann wird in der GUV ein Verlust ausgewiesen. Dementsprechend können die Ergebnisse auf Grundlage der Gewinn- und Verlustrechnung einerseits negativ, andererseits aber auch positiv im Hinblick auf den Saldo sein.

Wer muss eine GuV machen?

Grundsätzlich sind keineswegs alle Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler dazu verpflichtet, eine GuV anzufertigen. Stattdessen gibt es Umsatz- und Gewinngrenzen, sodass nur bei deren Überschreiten eine Gewinn- und Verlustrechnung anzufertigen ist. Zudem trifft die Pflicht zur Erstellung einer GuV ohnehin nur auf Unternehmen und Selbständige zu, die wiederum die Pflicht ordnungsgemäßen Buchführung haben.

Das heißt, dass Unternehmen und Selbständige dann eine Gewinn- und Verlustrechnung anfertigen müssen, wenn der Gewinn innerhalb des Jahres bei 60.000 Euro oder darüber hinaus lag. Alternativ greift die Pflicht zum Erstellen der GuV-Rechnung, wenn der Umsatz bei 600.000 oder darüber hinaus lag. Eine Ausnahme gibt es jedoch für Freiberufler, denn diese müssen auch dann keine GuV anfertigen, wenn sie die zuvor genannten Grenzen überschreiten. 

Die wichtigsten Vorschriften des HGB

Die wichtigsten Vorschriften zur Gewinn- und Verlustrechnung finden sich nahezu ausschließlich innerhalb des HGB, also des Handelsgesetzbuches. Hier ist es in erster Linie der Paragraph 275, in dem sehr wichtige Regelungen hinsichtlich der GuV aufgeführt sind. In diesem und anderen Paragraphen des Handelsgesetzbuches wird zum Beispiel festgelegt, wie verschiedene Transaktionen in die GuV eingebunden werden müssen, wie zum Beispiel: 

• Außerordentliche Aufwendungen
• Bestandsänderungen
• Außerplanmäßige Abschreibungen

Es gibt demzufolge innerhalb des HGB durchaus strengen Richtlinien, was die Vorschriften zur GuV angeht. Lediglich für Einzelkaufleute sowie Personengesellschaften sind die jeweiligen Vorschriften nicht ganz so streng.

Ein wichtiger Aspekt bei der GuV ist übrigens ebenfalls im HGB geregelt, nämlich die sogenannte Bilanzkontinuität. Grundsätzlich gibt es mehrere Möglichkeiten, wie die Gewinn- und Verlustrechnung aufgebaut werden kann. Hat sich das Unternehmen allerdings einmal für eine bestimmte Form entschieden, muss diese auch in der Folgezeit beibehalten werden. Das nennt sich in der Fachsprache Bilanzkontinuität. 

Aufbau und Gliederung der GuV

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie eine Gewinn- und Verlustrechnung aufgebaut und gegliedert sein kann. Allerdings haben alle Modelle gemeinsam, dass immer auf der linken Seite die Aufwendungen stehen, während auf der rechten Seite die Erträge aufgeführt werden. Ebenfalls gemeinsam ist bei jeder Gliederung, dass sich die Zahlen und Daten auf eine festgelegte Periode beziehen. Dabei handelt es sich in aller Regel um das Geschäftsjahr des Selbständigen oder Unternehmens. 

Beispiel:

Erträge werden stets im Haben gebucht, Aufwendungen stattdessen im Soll. Im Folgenden möchten wir kurz auf zwei mögliche Gliederungsarten der Gewinn- und Verlustrechnung eingehen, nämlich zum einen auf die Staffel- oder Kontenform sowie zum anderen auf das Umsatzkosten- oder das Gesamtkostenverfahren.

Staffel- oder Kontenform bei der GuV

Eine Möglichkeit des Aufbaus und der Gliederung einer Gewinn- und Verlustrechnung ist die sogenannte Staffel- oder Kontenform. Charakteristisch für die erste Alternative, die Kontenform, ist die Aufteilung in Soll und Haben. Auf der Sollseite werden die Aufwendungen dargestellt, auf der Habenseite hingegen die Erträge. Das Unternehmen hat dann unter der Voraussetzung einen Gewinn erzielt, dass es eine Buchung des Saldos auf der Sollseite gibt. Dann überwiegt nämlich die Habenseite, es sind demzufolge die Erträge größer als die Aufwendungen. 

Alternativ kann bei dieser Art der Gliederung wiederum auch die Staffelform verwendet werden. Allerdings wird die Kontenform in der Praxis häufiger gewählt, da die Staffelform insbesondere für Selbstständige und kleine Unternehmen komplexer ist. Im Gegensatz zur Kontenform muss nämlich im Rahmen der Staffelform als Gliederung so vorgegangen werden, dass alle Kosten untereinander aufgerechnet werden. Damit sich anschließend aus der GuV das Ergebnis ablesen lässt, müssen entsprechende Positionen in mehreren Phasen voraus gerechnet werden.

Unterscheid zwischen dem Umsatzkostenverfahren und dem Gesamtkostenverfahren

Bei der GuV gibt es nicht nur die Möglichkeit, eine Gliederung einerseits nach der Staffel- und zum anderen nach der Kontenform vorzunehmen. Alternativ kann auch eins der zwei folgenden Verfahren genutzt werden, nämlich entweder das Gesamtkosten- oder das Umsatzkostenverfahren. Bei beiden Verfahren ist die Basis der Berechnung des Umsatzes, den Selbstständige oder Unternehmen innerhalb ihrer Geschäftsperiode generiert haben. 

Beim Umsatzkostenverfahren sind ausschließlich diejenigen Kosten relevant, die auf bereits verkaufte Waren oder seitens der Endverbraucher genutzten Dienstleistungen entstanden sind. Darüber hinaus wird beim Umsatzkostenverfahren gegliedert, welche Kosten welchen Funktionsbereichen zuzuordnen sind. Das Umsatzkostenverfahren ist etwas aussagekräftiger als das Gesamtkostenverfahren und wird deshalb in der überwiegenden Mehrheit von Unternehmen und Selbständigen genutzt. 

In der folgenden Tabelle zeigen wir beispielhaft eine GuV nach dem Umsatzkostenverfahren:

Das Gesamtkostenverfahren zeichnet sich dadurch aus, dass eine Gegenüberstellung der Kosten einerseits und der Erlöse andererseits erfolgt. Eine Bestandsminderung wird entsprechend in Form eines Aufwandes verbucht, während die Bestandserhöhung einen Ertrag darstellt. Zusätzlich wird im Rahmen des Gesamtkostenverfahrens eine Kostenartgliederung vorgenommen. Die entsprechenden Aufwände werden also beispielsweise in Material- und Personalkosten differenziert.

In der folgenden Tabelle zeigen wir beispielhaft eine GuV nach dem Gesamtkostenverfahren:

Was ist das Brutto- und Nettoprinzip?

Neben der bereits erwähnten Gliederung gibt es noch eine weitere Möglichkeit, wie die GuV aufgeteilt werden kann. In der überwiegenden Mehrheit basiert die GuV in dem Fall auf dem sogenannten Bruttoprinzip, da dieses in den meisten Fällen ohnehin gesetzlich vorgeschrieben ist. Dieses Bruttoprinzip beinhaltet, dass alle einzelnen Positionen in der Gewinn- und Verlustrechnung aufzulisten sind. Die Alternative gibt es deutlich wenig häufig, nämlich das Nettoprinzip. In diesem Fall wird eine Verrechnung von Erträgen und Aufwendungen vorgenommen, was demzufolge deutlich weniger detailliert ist. 

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Welche Funktionen hat die GuV?

Die GuV ist deshalb ein sehr wichtiges Dokument, weil durch die Gewinn- und Verlustrechnung mehrere Funktionen ausgeübt werden. Dazu gehört zum Beispiel die sogenannte Ausschüttungsbemessungsfunktion. Diese ist vor allem interessant für solche Unternehmen, die als Aktiengesellschaften firmieren. Dort dient nämlich das an der GuV ablesbare Jahresergebnis oft als Grundlage dafür, in welchem Umfang eine Dividende gezahlt wird. Neben der Ausschüttungsbemessungsfunktion hat die GuV noch drei weitere Funktionen, nämlich: 

• Analysefunktion
• Bewertungsfunktion
• Informationsfunktion

Wie wirkt sich eine Abschreibung auf die GuV aus?

Als Abschreibung wird die Abnutzung von Vermögensgegenständen innerhalb des Rechnungswesens bezeichnet. Anders ausgedrückt erleiden die entsprechenden Werte in Form der Abschreibung einen Wertverlust. Abzuschreiben sind in erster Linie die Herstellungs- und Anschaffungskosten der entsprechenden Sachwerte, die in den Bereich des Anlagevermögens fallen. Eine Abschreibung führt dementsprechend dazu, dass eine Gewinnminderung erfolgt. 

Aus dem Grund ist es vorgeschrieben, dass Abschreibungen innerhalb der Gewinn- und Verlustrechnung separat auszuweisen sind. Die Unterteilung findet in die Abschreibungen nach dem Gesamtkostenverfahren und die Abschreibungen nach dem Umsatzkostenverfahren statt. Die Abschreibungen im Gesamtkostenverfahren basieren auf dem Paragraphen 275 Abs. 2 HGB und beziehen sich auf die folgenden Posten, die dann in der GuV auftauchen:

• Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens und der Sachanlagen 
• Abschreibungen auf Finanzanlagen und Wertpapiere des Umlaufvermögens 

Demgegenüber gibt es ebenfalls Abschreibungen im Umsatzkostenverfahren. Während die Abschreibungen auf Finanzanlagen und Wertpapiere des Umlaufvermögens innerhalb des Umsatzkostenverfahrens ebenfalls in einzelnen GuV-Positionen abzubilden sind, ist das mit den Abschreibungen auf immaterielle Vermögenswerte des Anlagevermögens und Sachanlagen nicht möglich. 

Der Grund besteht darin, dass diese Abschreibungen zu einem gewissen Anteil bereits in den Herstellungs-, den Vertriebs- und den allgemeinen Verwaltungskosten integriert sind. Allerdings gibt es die Möglichkeit, auf Grundlage des Paragraphen 268 HGB ein sogenanntes Anlagengitter in Anspruch zu nehmen. 

Wie oft muss eine GuV erstellt werden?

Normalerweise ist es verpflichtend, pro Jahr eine GuV zu erstellen. In der Regel erfolgt das an Ende des Geschäftsjahres. Vor allem für größere Firmen kann es darüber hinaus Sinn ergeben, die GuV zusätzlich innerhalb einer kurzen Periode und damit innerhalb eines Jahres zu erstellen. Typische Frequenzen sind zum Beispiel eine monatliche oder vierteljährliche Gewinn- und Verlustrechnung. Dadurch kann das Unternehmen relativ schnell erkennen, ob voraussichtlich ein Gewinn erzielt wird oder bestimmte Maßnahmen zur Verhinderung eines Verlustes getroffen werden sollten.