Doppelte Buchführung – einfach erklärt
Die doppelte Buchführung ist mit der spiegelbildlichen Verbuchung in Soll und Haben sowie einigen Grundregeln relativ einfach erklärt. Sie lässt den Stand von Vermögen und Schulden eines Unternehmens erkennen und ist die Basis für die Ausweisung von Gewinn bzw. Verlust eines Geschäftsjahres.
Die doppelte Buchführung stellt zudem die Grundlage für die Kalkulation des kommenden Jahres dar – ebenso für eine Eröffnungsbilanz.
Abgesehen von Kleingewerben oder Freiberuflern, die mit einer Einnahmeüberschussrechung auskommen, ist die doppelte Buchführung für jedes Unternehmen gesetzliche Pflicht. Auch Städte und Kommen haben mittlerweile ihre Bilanzierung auf die doppelte Buchführung umgestellt.
Doppelte Buchführung – einfach erklärt: Verbuchung in Soll und Haben hält die Waage
Bei der doppelten Buchführung findet sich häufig die Abkürzung Doppik. Sie steht dafür, dass alle Geschäftsvorgänge bzw. Transaktionen gleichzeitig auf zwei verschiedenen Konten erfasst und verbucht werden. Eine Buchführung also auf der Soll- und Haben-Seite. Auf diese Weise wird die Bilanz kontinuierlich fortgeführt. Der Betriebserfolg wird dann durch eine Gewinn- und Verlustrechung sowie einen Vermögensvergleich ermittelt.
Damit ist zwar die Grundlinie erklärt, doch im Detail stolpern Laien und Nichtkaufleute immer noch über „doppelt“ sowie „Soll und Haben“. Die zentrale Frage ist: Warum wird denn überhaupt doppelt gebucht? Einfach erklärt, lässt sich zunächst sagen: Das Ziel ist der Ausgleich aller Buchungskonten.
Mit der Verbuchung auf den Seiten Soll und Haben gleichen sämtliche Konten einer Waage. Durch den Ausgleich werden die ins Gleichgewicht gebracht – in die Bilanz eben. Um die Bilanzgleichung nicht zu stören, wird, wie gesagt, im Soll und auf der Gegenseite im Haben gebucht. Grund: Jede Veränderung eines Bilanzpostens wirkt sich zugleich auf einen zweiten Posten aus.
Doppelte Buchführung: Geschäftsvorfälle mit Wechselwirkung
Zunächst ist wichtig: Soll auf der linken und Haben auf der rechten Seite eines jeweiligen Kontos dienen lediglich der Einordnung einzelner Geschäftsvorfälle. Mit laienhaften spontanen Bewertungen wie schlecht und gut, negativ und positiv haben sie nichts zu tun. Es geht rein um die Zuordnung in Ausgaben und Einnahmen. Das eine hat immer seine Entsprechung auf der anderen Seite, wodurch eine Wechselwirkung entsteht.
Wie das aussieht, zeigt ein Beispiel: Ein Unternehmen nimmt Geld aus Kasse und kauft dafür Büromaterial. Dieses wird mit den beigelegten Quittungen als Ausgaben bzw. Aufwand verbucht. Bei der doppelten Buchführung muss gleichzeitig die Entsprechung auf der anderen Seite der Waage berücksichtigt werden. Hier ist das die Kasse, deren Bestand um das entnommene Geld verringert wurde.
Dabei gilt die allgemeine Buchungsregel: „Soll an Haben“. Einfach erklärt, bedeutet dies lediglich, dass stets erst das Konto genannt wird, das im Soll gebucht wird, und dann das auf der Haben-Seite.
Doppelte Buchführung: T-Konto – ein bildlicher Begriff
Verblüffend einfach erklärt sich auch der Begriff „T-Konto“. Es ist schlicht die grafische Darstellung von Soll und Haben. Beide Seiten sind durch einen senkrechten Strich geteilt. An dessen oberen Ende befindet sich ein waagerechter Strich, über dem die Begriffe Soll (links) und Haben (rechts) stehen.
Doppelte Buchführung: Bestands- und Erfolgskonten
Abgesehen von dieser Unterteilung gibt es zwei Grundarten von Konten: Bestandskonten und Erfolgskonten. Bestandskonten gliedern sich in Aktiva und Passiva, also Vermögen und Kapital. Zum Vermögen zählen etwa Bank, Kasse oder Firmeneigentum. Zum Kapital: Kredite, Umsatzsteuer und Eigenkapital.
Die Erfolgskonten gliedern sich in Aufwendungskonten wie Abschreibungen, Personal- und andere Betriebskosten sowie Ertragskonten für gewinnwirksame Einnahmen oder Umsätze. Sie werden zum Jahresende über das Gewinn- und Verlustkonto abgeschlossen. Schlussendlich fließt dessen Saldo in das Eigenkapitalkonto. Dieses verbindet die beiden Grundarten von Konten.
Doppelte Buchführung: Regelwerk für Soll und Haben
Bei der Durchführung der doppelten Buchführung wird nach bestimmten Regeln gebucht. Beispielsweise bei den Vermögenskonten: Anfangsbestand im Soll, Zugänge im Soll, Abgänge und Endbestand im Haben. Bei den Schuldkonten wiederum: Anfangsbestand im Haben, Zugänge im Haben, Minderungen und Endbestand im Soll.
In anderen Worten: Während sich bei den Aktiva die Vermögenszunahmen auf der Sollseite und die Vermögensabnahmen auf der Habenseite auswirken, zeigen sich bei den Schuldkonten und dem Eigenkapitalkonto (Passiva) die Zunahmen im Haben und die Abnahmen im Soll.
Für all diese Vorgänge ist das Führen verschiedener Bücher erforderlich. Dazu gehören das Hauptbuch, das Grundbuch – auch Journal genannt – sowie die Nebenbücher.
Die doppelte Buchführung ist mithilfe der elektronischen, sprich EDV-Buchführung, längst nicht mehr so aufwändig wie früher. Gerade kleinere Unternehmen können damit ihre Buchführung schnell und zu wesentlich geringeren Kosten durchführen.
