Ein Beispiel für eine passive Rechnungsabgrenzung
Das deutsche Rechnungswesen sieht für jeden Geschäftsfall einen speziellen Behandlungsweg vor. Auch bei Einnahmen, die in einem laufenden Geschäftsjahr erzielt werden, aber unter Umständen erst für das nächste Jahr gelten, sind besondere Regelungen zu beachten.
Im Sinne einer exakten Zuordnung dieser Erträge zu bestimmten Geschäftsjahren muss eine Korrektur von entsprechenden Bestandteilen vorgenommen werden.
Neben dieser sogenannten passiven Rechnungsabgrenzung existiert die aktive Rechnungsabgrenzung. Diese ist für Ausgaben, die zwar im laufenden Geschäftsjahr angefallen sind, jedoch für eine Leistung des Folgejahres gelten.
Passive Rechnungsabgrenzung – eine Definition
Die passive Rechnungsabgrenzung dient als Konto, auf das Erträge aus dem laufenden Geschäftsjahr gebucht werden, die aber teilweise oder komplett für das nächste Geschäftsjahr gelten und in der dortigen Gewinn- und Verlustrechnung aufgeführt werden.
Mithilfe dieses Instruments wird eine genaue Zuordnung von Einnahmen und Erträgen vorgenommen. Für Aufwände, die ein Unternehmen hat und deren zugeordnete Leistung erst für das Folgejahr gilt, werden aktive Rechnungsabgrenzungsposten gebildet.
Passive Rechnungsabgrenzung: Beispiel erläutert Verfahren
Ein konkretes Beispiel: Ein Stromlieferant erhält von einem großen ortsansässigen Unternehmen eine Jahresvorauszahlung für Wartungsarbeiten in Höhe von 17.850 € (inkl. Umsatzsteuer) bereits Anfang Oktober des aktuellen Jahres, da der Wartungsvertrag vom 1.10 bis zum 30.09. des Folgejahres gilt.
Für den Controller gilt es nun, die Kontobewegung gemäß der in Deutschland geltenden Buchführungspflicht durchzuführen und zu dokumentieren. Jede Art von Geschäftsvorfall, bei dem finanzielle Mittel von A nach B bewegt werden, wird auf den dazugehörigen Konten mit Hilfe von Buchungssätzen gebucht und sollte so für eine Jahresprüfung nachvollziehbar sein.
Der indirekte Buchungsweg
Das besagte Unternehmen zahlt auf das Bankkonto des Stromlieferanten 17.850 €. Der Stromlieferant bucht nun die komplette Summe zunächst auf das Ertragskonto abzüglich der Umsatzsteuer. Der Buchungssatz lautet dann wie folgt:
Von 17.850 € gehen 15.000 € an das Ertragskonto und 2.850 € werden als Umsatzsteuer verbucht.
Zum Jahresende (genauer gesagt, zum Bilanzstichtag) muss der Stromlieferant einen passiven Rechnungsabgrenzungsposten bilden, da die Wartungsgebühren für die 9 Monate des Folgejahres bezahlt wurden, aber erst in die Gewinn- und Verlustrechnung des nächsten Jahres einfließen dürfen:
Von dem Ertragskonto sind dann 11.250 € als passiver Rechnungsabgrenzungsposten gebucht. Im Folgejahr würde der passive Rechnungsabgrenzungsposten praktisch „aufgelöst“ und zurück auf das Ertragskonto gebucht. Dieser Buchungsweg ist ein indirekter Weg und bedeutet für die Buchhaltung einen enormen Aufwand zum Jahresabschluss.
Der direkte Buchungsweg
Bei einer direkten Buchung können die periodenfremden Erträge auch direkt auf das passive Abgrenzungskonto gebucht werden. Der Buchungssatz wäre dann folgender: Von den 17.850 € gehen 3.750 € an das Ertragskonto, 2.850 € werden als Umsatzsteuer verbucht und die verbleibenden 11.250 € als passive Rechnungsabgrenzungsposten.
Die passive Rechnungsabgrenzung ist in diesem Fall eine Art Verbindlichkeit auf die Wartungsleistung. Die erhaltene Vorauszahlung für den Wartungsvertrag begründet die Verpflichtung des Stromlieferanten, seiner bezahlten Leistung auch entsprechend nachzukommen.