Einzelwertberichtigung auf Forderungen – Schadensbegrenzung bei Kundenpleiten

Unternehmen geben bei der Präsentation der Jahresbilanz in der Regel ihre Erwartungen fürs kommende Geschäftsjahr ab. Doch trotz guter Konjunktur und voller Auftragsbücher können dann im Folgejahr die Hoffnungen der Anleger und Aktionäre einen Dämpfer bekommen.

Bei einem überraschend schlechteren Jahresergebnis ist der Grund unter Umständen in Zahlungsausfällen zu suchen. In diesem Fall ist es hilfreich, die Hintergründe für deren Darstellung in der Bilanz zu kennen – etwa die Einzelwertberichtigung.

Einzelwertberichtigung auf Forderungen: Zahlungsausfall mit Folgen

Musste etwa ein Großkunde Insolvenz anmelden, so schlägt sich das klar in der Bilanz nieder. Die fehlenden Einnahmen sind an den gestiegenen betrieblichen Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung abzulesen. Dies liegt an einem Buchhaltungsverfahren, mit dem Forderungen neu bewertet werden, der Einzelwertberichtigung auf Forderungen.

Hierbei werden nach bestimmten Regeln uneinbringbare Forderungen in der Buchhaltung abgeschrieben, Umsatzsteuern korrigiert und Verluste ausgewiesen. Zentral für das Verständnis der Vorgänge ist das Zusammenspiel von Steuern und gestellten Rechnungen. Die werden immer sofort als Erträge verbucht. Und das hat Folgen.

Ein Beispiel: Hat ein Anlagenbauer im Auftrag eines Kunden nach dessen speziellen Vorgaben Geräte produziert und bleibt voraussichtlich auf seinen Rechnungen sitzen, so ist nicht nur das Geschäft geplatzt.

Ärger entsteht in mehrfacher Hinsicht: Der Schaden besteht allein schon in den Vorleistungen sowie den Eigen- und Fremdkosten für die Produktion. Erschwerend kommt hinzu, dass die Spezialanfertigungen den Lagerbestand erhöhen und sich kaum an andere Kunden verkaufen lassen. Daran ändert auch eine Lieferung unter Eigentumsvorbehalt nichts.

Zudem ist der unbezahlte Auftrag mit erheblichem Bürokratie-Aufwand wie Mahnverfahren oder Anwaltskosten verbunden. Doch damit nicht genug. Ein weiteres Ärgernis sind die Steuern. Zum einen die Umsatzsteuer. Da der Anlagebauer sie in der Rechnung ausgewiesen hat, muss er sie auch ans Finanzamt zahlen. Ob er mit der Rechnung leer ausgeht, ist unerheblich.

Der nächste Knackpunkt ist die Ertragssteuer, sprich Einkommens-, Gewerbe- und Körperschaftssteuer. Rein rechnerisch ist der Gewinn nämlich vorhanden und verbucht, auch wenn es sich um eine Luftnummer handelt.

Einzelwertberichtigung als Korrektur in der Buchhaltung

Geht nun ein Unternehmen davon aus, dass seine Rechnung nicht bezahlt wird, so bietet die Einzelwertberichtigung auf Forderungen zumindest die Möglichkeit, dass nicht auch noch das Finanzamt vom Zahlungsausfall profitiert.

Mit ihr kann die Buchhaltung entsprechend korrigiert werden. Dabei schätzt das geschädigte Unternehmen zunächst die Höhe des zu erwartenden Ausfalls. Immerhin kann es etwa bei Konkursen von Schuldnern doch noch zu Teilzahlungen kommen. In der Regel liegen die Wertabschläge zwischen einem Viertel und der vollen Summe einer Forderung.

Wird dagegen ein Forderungsausfall nur vermutet, wird eine Pauschalwertberichtigung vorgenommen. Wenn das Unternehmen mit einem Ausfall von beispielsweise der Hälfte des Forderungsbetrags rechnet, kann es die Forderung um 50% berichtigen. Dafür wird ein entsprechender Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung verbucht.

Der Abschlag bezieht sich allerdings auf die Forderung ohne Umsatzsteuer. Die kann erst korrigiert werden, wenn die endgültige Höhe des Ausfalls feststeht, weil definitiv keine Zahlungen mehr geleistet werden.

Doch der buchhalterische und bilanzielle Aufwand ist nur eine Sache. Eine andere sind die Anforderungen, die das Finanzamt an dieses Verfahren stellt. Und die gehen über die Bestimmungen des Handelsrechts hinaus.

Einzelwertberichtigung auf Forderungen bei Ertragssteuern

Was die Ertragssteuern angeht, so ist für die entsprechende Aufwandsverbuchung Folgendes zu berücksichtigen: Die Forderung kann zwar um den geschätzten Wert des Netto-Betrags korrigiert werden.

Da aber bei einer eventuellen Betriebsprüfung die Wertberichtigung begründet werden muss, empfiehlt sich, den gesamten Vorgang genau zu dokumentieren.

Einzelwertberichtigung auf Forderungen bei Umsatzsteuern

Etwas höher sind die Hürden bei der Umsatzsteuer. Hier greift die Einzelwertberichtigung nur, wenn das Geld eindeutig nicht mehr gezahlt wird. Wenn also der Schuldner zahlungsunfähig ist, Insolvenz eröffnet oder die Forderung mittlerweile verjährt ist.

Was nicht zählt, sind Mängeleinreden des Schuldners. Häufig behaupten ja Kunden, dass Leistungen angeblich nicht wie vereinbart durchgeführt wurden. Ob dies nun berechtigt oder nur vorgeschoben ist, um nicht zu zahlen, tut nichts zur Sache.

Das Problem: Wird die Wertberichtigung nicht anerkannt, so ist sie zwar verbucht, doch die bereits gezahlte Umsatzsteuer lässt sich nicht mehr korrigieren. Vor diesem Hintergrund ist der ganze bürokratische Aufwand umso ärgerlicher, weil das Geschäft ohnehin nur Verluste gebracht hat.

Einzelwertberichtigung: Bilanzen im rechten Licht betrachten

Eine gewisse Herausforderung ist bei Einzelwertberichtigungen aber auch die Außendarstellung in der Bilanz. Aktionäre erwarten natürlich ein gutes Jahresergebnis. Und hier kommt der Spagat: Einerseits möchte ein Unternehmen Zahlungsausfälle wegen der Steuern möglichst hoch abschreiben. Tut es das aber, so fällt gleichzeitig das Betriebsergebnis entsprechend schlechter aus.

Davon jedoch sollten sich Anleger nicht vorschnell irritieren lassen. Immerhin erzeugt der Druck, unnötige Steuern zu vermeiden, ein realistisches Bild der Einnahmensituation eines Unternehmens.

Sie ist eine Korrektur bei einzelnen Zahlungsausfällen und somit eine Vorstufe der totalen Abschreibung. Das heißt aber auch, dass es durchaus noch zu Zahlungen nach dem Bilanzstichtag kommen kann. Die Höhe dieser Wahrscheinlichkeit kann sich unter anderem nach der Branchenzugehörigkeit von Schuldnern richten.

Entscheidend ist dabei, dass ein Unternehmen mit einem professionellen Risikomanagement arbeitet und seine Kunden entsprechend sorgfältig auswählt. Kommt es dennoch zu notleidenden Forderungen, so lassen die sich unter Umständen verkaufen. Das hilft dabei, den Schaden in Grenzen zu halten.