Prokura erteilen: Wie es geht und was beachtet werden sollte

Was ist eine Prokura und wie erteilt man sie?

Der Begriff des Prokuristen ist vielen bekannt. Doch was bedeutet es eigentlich, jemandem Prokura zu erteilen? Welche Rechte bekommt die Person eingeräumt und wo hört die Macht des Prokuristen auf? Zunächst sollte die Bedeutung des Wortes Prokura betrachtet werden.  Der Begriff wird vom lateinischen „procurare“ abgeleitet, was so viel wie „für etwas Sorge tragen“ bedeutet. Wer für etwas Sorge trägt, bekommt auch viel Macht und Verantwortung zugeteilt.

Warum eine Prokura erteilen?

Es kann viele Gründe geben, einem Angestellten Prokura zu erteilen. Der Geschäftsführer kann schließlich nicht immer überall sein, darum braucht er zuweilen eine handlungsfähige Vertretung.

Schon im Privatleben ist dies ein kritisches Thema. Viele werden es kennen: Man erteilt beispielsweise dem Lebenspartner oder einem engen Verwandten für den Fall der Fälle eine Kontovollmacht – ohne sich immer im Klaren darüber zu sein, was das genau bedeutet. Solche Vollmachten gibt es auch im Geschäftsleben, wo sie von einfachen Bankvollmachten über Handlungsvollmachten bis hin zur Erteilung der Prokura reichen.

Prokura – mehr als nur eine Handlungsvollmacht

Durch das Erteilen einer Prokura werden dem Prokuristen weitreichende Handlungsspielräume im Unternehmen erteilt. Die Rechte, die mit der Erteilung der Prokura vergeben werden, lassen sich nur erweitern, nicht jedoch beschränken. Dies ist per Gesetz in Paragraph 50 HGB (Handelsgesetzbuch) festgelegt. Alle gesetzlichen Regelungen zur Erteilung einer Prokura stehen in den Paragraphen 48 bis 58 im HGB.

Wer darf eine Prokura erteilen?

Da dem Prokuristen eine Menge an Handlungsspielraum und Verantwortung eingeräumt wird, ist genau festgelegt, wer überhaupt berechtigt ist, Prokura zu erteilen. Einzig dem Inhaber eines Unternehmens oder dessen gesetzlichem Vertreter ist es möglich, Prokura zu erteilen.

Gesetzlicher Vertreter ist in Falle einer GmbH der Geschäftsführer. Dieser benötigt zusätzlich die Zustimmung der Gesellschafter. Bei einer AG kann Prokura nur durch den Vorstand erteilt werden. Bei Kommanditgesellschaften oder offenen Handelsgesellschaften ist einzig der persönlich haftende Gesellschafter dazu berechtigt.

Wie erteilt man die Prokura?

In den meisten Fällen wird das Erteilen der Prokura schriftlich fixiert. Dies ist aber nicht zwingend notwendig, es kann auch mündlich geschehen. Allerdings ist in jedem Fall das Erteilen der Prokura durch den Geschäftsinhaber oder seinen gesetzlichen Vertreter im Handelsregister einzutragen.

Welche Rechte werden erteilt und wo sind die Grenzen?

Was ein Prokurist kann und darf, bestimmen zwei Kompetenzverhältnisse: das Außenverhältnis und das Innenverhältnis. Die Prokura ermächtigt nämlich per Gesetz den Angestellten im Außenverhältnis, das heißt gegenüber Dritten beziehungsweise Geschäftspartnern, alle Rechtshandlungen der GmbH durchzuführen.

Er kann eigenhändig Prozesse führen, Personal einstellen, einen stillen Gesellschafter aufnehmen, Kredite beantragen oder Zweigniederlassungen errichten. Es ist allerdings per Gesetz auch geklärt, was ein Prokurist nicht kann. Er darf unter anderem keine Jahresabschlüsse unterzeichnen, keine Insolvenz beantragen und Prokura erteilen.

Das Innenverhältnis wiederum klärt, was der Prokurist im Namen der GmbH wirklich darf. Denn in einer GmbH kann das Innenverhältnis über einen Arbeitsvertrag genau regeln, wie hoch die Eigenverantwortlichkeit des Prokuristen ist.

So kann im Arbeitsvertrag beispielsweise festgehalten sein, dass der Prokurist keine Kredite für die GmbH aufnehmen kann, auch wenn das per Gesetz möglich ist. Hält er sich nicht an den Arbeitsvertrag und nimmt dennoch einen Kredit auf, ist dieser einerseits für die GmbH bindend, aber andererseits können die Gesellschafter den Prokuristen auf Schadensersatz verklagen.

Gesamtprokura und Filialprokura

Im Falle einer GmbH können die Gesellschafter 2 Arten von Prokura erteilen: die Gesamtprokura und die Filialprokura. Bei der Gesamtprokura wird die Vollmacht an mehrere Personen gleichzeitig erteilt. Das heißt, sie können nur gemeinschaftlich handeln und sind daher in ihrer Ausübungsmacht eingeschränkt. Das hat aber den Vorteil des Mehr-Augen-Prinzips und kann somit Fehlentscheidungen reduzieren.

Sobald eine GmbH mehrere Niederlassungen hat, kann es sinnvoll sein, die Filialprokura anzuwenden. Denn so wird ein Prokurist für eine bestimmte Filiale eingesetzt. Damit beschränkt sich der Handlungsspielraum des Prokuristen lediglich auf die vorher festgelegte Niederlassung. Damit können die Gesellschafter beispielsweise das Fehlerrisiko in ihrer GmbH minimieren.

Prokura erteilen – eine Vertrauenssache

Auch wenn es die oben genannten Beschränkungen gibt, ist der Prokurist zu allen wesentlichen Vorgängen im Unternehmen entscheidungsberechtigt. Diese Position kann also nur von einer Person besetzt werden, die das absolute Vertrauen des Unternehmers genießt.

Oftmals wird der Prokurist als die rechte Hand des Unternehmers bezeichnet. Eine Hand ist jedoch nur ein ausführendes Organ – der Prokurist trifft jedoch selbst zum Teil folgenschwere Entscheidungen und hat damit einen weit höheren Stellenwert.

Die Prokura hebt einen Mitarbeiter im Unternehmen in eine besondere Position. Mit der Erteilung der Prokura wird nicht nur das Vertrauen in die fachliche Kompetenz des Mitarbeiters ausgedrückt, sondern auch das Vertrauen, dass er nur im besten Sinne der Firma handeln wird.

Prokurist als Bevollmächtigter der Geschäftsführung

Gutes Management ist für ein Unternehmen überlebenswichtig. Oft sehen sich Vorstände und Geschäftsführer jedoch mit den alltäglichen Anforderungen der Führung eines Handelsbetriebes überfordert. Dann kann zusätzlich ein Prokurist bestellt werden, der innerhalb des Unternehmens eine herausgehobene Funktion einnimmt und im Namen des Unternehmens Rechtsgeschäfte tätigen kann. Doch die Macht von Prokuristen ist beschränkt und bleibt letztendlich hinter der des Geschäftsführers zurück.

Prokurist ist Bevollmächtigter der Geschäftsführung

Ein Prokurist ist dazu bevollmächtigt, im Namen des Unternehmens rechtskräftig zu handeln. Somit kann er alle im Rahmen von betrieblichen Erfordernissen nötigen Rechtsgeschäfte durchführen, wie etwa Verträge mit anderen Unternehmen abschließen, Personal einstellen oder Darlehen aufnehmen. Auch das Führen von Rechtsprozessen obliegt seinem Aufgabenbereich.

Die Ernennung eines Prokuristen kann nur durch eine dazu berechtigte Person innerhalb des Unternehmens, z.B. durch den Gesellschafter, Inhaber Geschäftsführer oder Vorstand, erfolgen.

Prokuristen – die heimlichen Chefs der Unternehmen?

Als Handlungsbevollmächtigter ist der Prokurist mit umfassenden Befugnissen ausgestattet.

Prokuristen nehmen daher nicht nur nach außen hin, sondern auch innerhalb Unternehmens eine herausragende Rolle ein. Kein Wunder, denn in kaum einer anderen Position in der Führungsebene besteht neben der Geschäftsführung so viel Handlungsspielraum und Möglichkeit, Einfluss auf die Geschicke des Unternehmens zu nehmen.

Nicht selten werden Prokuristen sogar als die „heimlichen Chefs“ wahrgenommen, denn sie vereinen zwei wichtige Eigenschaften in sich: Sie verfügen einerseits über die Entscheidungsmacht und andererseits über profundes Fachwissen und unmittelbare Nähe zu den Mitarbeitern.

Das darf ein Prokurist nicht

In gewisser Weise agiert ein Prokurist ähnlich wie ein zwischenzeitlicher Geschäftsführer, der in Abwesenheit des Chefs einspringen bzw. ihm dauerhaft Aufgaben abnehmen kann. Als Vertreter wird er auch offiziell ins Handelsregister eingetragen.

Allerdings gilt der Prokurist im rechtlichen Sinne nicht als Kaufmann. Seine Befugnisse sind rechtlich klar definiert und bleiben hinter dem des Geschäftsführers zurück.

So darf ein Prokurist weder persönliche Dinge des Geschäftsführers noch sogenannte Grundlagengeschäfte tätigen. Dazu gehören beispielsweise die Unterzeichnung von Jahresabschlüssen, die Anmeldung einer Insolvenz oder die Änderung der Rechtsform. Auch der eigenmächtige Verkauf von Immobilien ist dem Prokuristen nicht gestattet. Natürlich darf ein Prokurist auch keine weitere Prokura erteilen.

Große Verantwortung von Prokuristen wirft Haftungsfragen auf

Mit der Erteilung der Prokura werden einem Mitarbeiter erhebliche Befugnisse eingeräumt und somit großes Vertrauen entgegengebracht. Entsprechend groß ist die Verantwortung, die der Prokurist für das Unternehmen und dessen Mitarbeiter trägt. Daraus ergibt sich zwangsläufig die Frage danach, wie die Haftung definiert ist.

Bedeutung von Prokuristen im Unternehmen

Ein perfekter Chef ist immer erreichbar, nimmt sich Zeit für seine Angestellten und hält trotzdem das Unternehmen in Schwung.

Ein Ideal, das selbst die ambitioniertesten Geschäftsführer oder Inhaber mit einer 60-Stunden-Woche kaum erreichen können. Deshalb bestellen sie oft einen Prokuristen ein oder ernennen ihn. Häufig erhalten Angestellte Prokura, um zusätzlich das Unternehmen geschäftlich vertreten zu können und so dem Vorstand Arbeit abzunehmen.

Denn Prokura ist eine Art Vollmacht, mit der Prokuristen alle Formen von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen tätigen können, die zum normalen Ausführen des Handelsbetriebes gehören. So können Prokuristen unter anderem Darlehen aufnehmen, Spenden tätigen, Personal einstellen oder Lieferverträge abschließen und müssen bei Geschäftsabschluss lediglich das Kürzel „ppa“ zur Unterschrift hinzufügen.

Prokurist muss qualifiziert sein

Prokuristen können bereits in mittelständigen Unternehmen deutlich mehr verdienen als der deutsche Durchschnitt. Daher sollte ein Prokurist die nötige Qualifikation mitbringen, die für diese Arbeit zwingend notwendig ist. Denn er muss in der Lage sein, das Geschäft vollständig alleine zu führen und im Sinne des Inhabers zu agieren. Darüber hinaus vertritt er das Unternehmen nach außen mit einer sehr großen Eigenverantwortlichkeit.

Sollte er beispielsweise unnötig hohe Kredite abschließen, können diese dem Unternehmen erheblich schaden. Daher muss ein Geschäftsführer darauf achten, dass Motivation und Qualifikation des Prokuristen der Arbeitsstelle entsprechen.

Haftung für Prokuristen und Gesellschafter

Die Prokura-Haftung ist nicht nur ein Thema für Prokuristen, sondern auch für Geschäftsführer, die dem Mitarbeiter das Vertrauen ausgesprochen haben. Eine Prokura bringt neben handelsrechtlichen Befugnissen auch eine ganze Reihe von Verantwortlichkeiten in Form von Haftung mit sich.

Als Prokurist des Betriebes hat man eine hohe Entscheidungsgewalt, schließlich wurde man offiziell dazu ernannt, und im Handelsregister wurde die Funktion ebenfalls eingetragen. Über die Auswirkungen sollte man sich im Klaren sein. Der Arbeitgeber kann den Prokuristen im Falle von Versäumnissen oder Fehlentscheidungen voll und ganz zur Verantwortung ziehen. Um eine solche Prokura-Haftung zu minimieren, sollte man Vorsorge treffen. Ein klarer Informationsaustausch zwischen Prokuristen und Geschäftsführung ist dafür eine der Voraussetzungen.

Prokuristen: Aufgaben und Rechte

Zuerst ist es wichtig, dass sämtliche Befugnisse und Verantwortlichkeiten klar und unmissverständlich in einem schriftlichen Vertrag geregelt sind. Dies gilt speziell für Prokuristen, die innerhalb des Unternehmens einer bestimmten Abteilung vorstehen.

Insbesondere Bereiche wie Einkauf und Vertrieb benötigen klare Trennlinien in den unterschiedlichen Zuständigkeiten. Die Prokura-Haftung gilt sonst eben nicht nur für die jeweilige Fachabteilung, da die Rechte des Mitarbeiters weit darüber hinausgehen.

Haftung – Vorsorge kann helfen

Eine bewährte Variante, um die Kompetenzen zu bestimmen, ist eine Stellenbeschreibung. Diese sollte regelmäßig – mindestens einmal im Jahr – auf ihre Stimmigkeit überprüft werden. Meist ändern sich die Aufgabenfelder und Firmenziele sehr schnell, was sich in der aktualisierten Stellenbeschreibung niederschlagen sollte.

Für den Prokuristen selbst gibt es Möglichkeiten, bei wachsender Verantwortung Vorsorge zu treffen. Denn nicht jede Eventualität kann man voraussehen. Für diesen Fall bietet sich eine D&O-Versicherung (Directors and Officers Liability Insurance) an. Diese deckt die Rechtsschutzkosten des Prokuristen und leistet gegebenenfalls Schadenersatz.

Als Alternative gibt es eine eigene Rechtsschutzversicherung (in diesem Fall Manager-Rechtsschutz), womit kostenintensive Risiken abgedeckt werden können. Dazu zählt auch der Ersatz von Vermögensschäden.

Prokura-Haftung oft vom Einzelfall abhängig

Es gibt viele Bereiche, wofür und in welchem Maße man als Prokurist zur Verantwortung gezogen werden kann. Eine Prokura-Haftung ist immer dann vonnöten, wenn der Prokurist durch sein Handeln einem Anderen einen Schaden zufügt.

Da der Prokurist Arbeitnehmer ist, ist die Haftung normalerweise eingeschränkt. Das wiederum kommt allerdings auf den Grad der eigenen Verschuldung an.

Grundsätzlich wird die Prokura-Haftung nur während der Arbeitszeit angewendet. Im Falle leichter Fahrlässigkeit haftet der Arbeitnehmer nicht, bei mittlerer nur anteilig, bei grober Fahrlässigkeit jedoch voll. Als Prokurist haftet man allerdings auch gegenüber den Geschäftspartnern des Unternehmens.

Bei der Haftung kommt es fast immer auf den Einzelfall an. Die faktische Geschäftsführung wird für jedes Unternehmen unterschiedlich ausgelegt und ausgeübt. Weil die erteilten Befugnisse für jeden Fall speziell betrachtet werden müssen, ist die Prokura-Haftung nicht immer eindeutig zu definieren.

Haftungsrisiko für Geschäftsführer

Für die Geschäftsführer z.B. einer GmbH bestehen umfassende Haftungsrisiken. Insbesondere bei einer sich anbahnenden Insolvenz kann es schnell dazu kommen, dass der Geschäftsführer persönlich zur Haftung herangezogen wird. Für einen Prokuristen hingegen gelten diese Haftungsrisiken in der Regel nicht.

Das Risiko des Missbrauchs der Vertretungsmacht trägt nämlich grundsätzlich der Vertretene, also der Geschäftsführer. Von diesem Grundsatz gibt es jedoch Ausnahmen: Handelt der Prokurist bewusst zum Nachteil des Betriebes, missbraucht vorsätzlich seine Vertretungsmacht oder handelt grob fahrlässig, so wird nicht der Geschäftsführer sondern der Prokurist haftbar gemacht.

Haftungsfalle „Faktische Geschäftsführung“

Eine Haftungsfalle für Prokuristen ist die sogenannte „faktische Geschäftsführung“. Übt ein Prokurist seine Position derart machtbewusst aus, dass er als “faktischer Geschäftsführer” agiert, kann der Prokurist ähnlich wie ein Geschäftsführer umfassend haftbar gemacht werden. Da eine konkrete gesetzliche Regelung zur Abgrenzung der „faktischen Geschäftsführung“ von einer verantwortungsvollen Prokuristen-Position fehlt, kommt es hier jedoch immer auf den konkreten Einzelfall an. Ein klares Beispiel für die Überschreitung der Befugnisse eines Prokuristen ist die Abwicklung von steuerlichen Belangen und die Unterzeichnung von Jahresabschlüssen.

Diese Beschränkung gelten für Prokuristen

Einen Blankoscheck haben, tun und lassen, was man möchte – das wär’s. Doch das gibt es nur in den seltensten Fällen, und dies gilt auch im Geschäftsleben.

So ist dies auch bei der Prokura, die einen Angestellten zwar ermächtigt, im Namen der Firma Kreditgeschäfte zu tätigen, Personen einzustellen oder Zweigniederlassungen zu gründen. Doch auch hier existieren Beschränkungen, selbst wenn der Prokurist alle Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt, erledigen darf.

Denn ohne Beschränkungen einer solchen Vollmacht könnten Prokuristen Geschäfte abschließen oder Handlungen tätigen, die für das Unternehmen schwerwiegende Folgen hätten. Prokuristen unterliegen also 2 Kompetenzbeschränkungen, die sie einhalten müssen: dem Außenverhältnis und dem Innenverhältnis.

Kompetenzbeschränkung im Außenverhältnis

Als Prokurist im Namen der Firma losziehen und alle möglichen Geschäfte abschließen, die aus seiner Sicht sinnvoll für die Firma sind, das ist nicht machbar. Denn der Gesetzgeber hat Regeln festgelegt für das Außenverhältnis, also den Verhandlungen mit Dritten bzw. Geschäftspartnern. Er darf beispielsweise keine Grundstücke verkaufen oder belasten.

Darüber hinaus sind alle Geschäfte, die den Betrieb als Handelsgewerbe betreffen, verboten. Dazu zählen der Verkauf des Handelsgeschäfts oder das Stellen eines Insolvenzantrags. Zusätzlich darf ein Prokurist das Privatvermögen des Inhabers nicht antasten, sofern dies vom Gesellschaftsvermögen unterscheidbar ist, um dies beispielsweise als Sicherheit bei der Aufnahme von Krediten anzubieten.

Kompetenzbeschränkung im Innenverhältnis

Das Außenverhältnis eines Prokuristen ist ziemlich klar durch das Gesetz geregelt. Doch jedes Unternehmen hat andere Spezifikationen und braucht andere Rahmenbedingungen. Daher regelt im Innenverhältnis der Arbeitsvertrag, was ein Prokurist im Namen der Firma wirklich darf. Damit kann das Innenverhältnis die Macht des Prokuristen nochmals einschränken.

Sollte sich der Prokurist allerdings nicht an seinen Arbeitsvertrag halten und tätigt trotzdem unerlaubte Geschäfte, die im Außenverhältnis regulär sind, so muss das Unternehmen das Geschäft akzeptieren.

Der Prokurist hingegen kann von dem Unternehmen auf Schadensersatz verklagt werden. Ein übliches Beispiel einer solchen Kompetenzbeschränkung ist die Festsetzung eines Kreditlimits. Liegt dieses beispielsweise bei 100.000 €, muss der Prokurist bei einem Volumen von 110.000 € erst den Inhaber des Geschäfts fragen, ob er ein solches aufnehmen darf.

Was, wenn ein Prokurist seine Prokura missbraucht? Beispiel und Folgen

Ein fiktives Beispiel: Ein Prokurist hat erst kürzlich die Prokura von seinem Geschäftsführer erhalten und möchte sie nun nutzen. Anscheinend ist dem Prokuristen die Gesetzeslage nicht ganz bekannt, denn er erwirbt für die Firma vom Geschäftspartner ein Grundstück, das der Geschäftsführer niemals als sinnvoll erachtet hätte.

Damit überschreitet der Prokurist deutlich seine Kompetenzen und der Vertrag ist ungültig. Der Prokurist ist nun dem Vertragspartner für den entstandenen Schaden ersatzpflichtig. Darüber hinaus kann der Geschäftsführer seinen Prokuristen aufgrund seines Fehlverhaltens kündigen.

Daher ist es für beide Seiten – Prokurist und Geschäftsführer – wichtig, die Details einer Prokura genau zu kennen, nämlich sowohl die Regeln per Gesetz wie auch die des Arbeitsvertrages, um unnötigen Schaden von der Firma abzuwenden. Gleichzeitig schützen solche Beschränkungen das Unternehmen vor törichten Handlungen ihres Prokuristen.

Prokura: Diese unterschiedlichen Arten gibt es

Wer die Prokura innehat, ist zeichnungsberechtigt für sein Unternehmen. Dieses Recht hat aber, je nach Art der verliehenen Prokura, unterschiedliche Reichweiten. Dies geht von der Einzelprokura, welche die größte Entscheidungsfreiheit einräumt, über die Gesamt- und Filialprokura bis hin zur Titularprokura.

Die einzelnen Arten der Prokura werden im Folgenden etwas näher beleuchtet. Grundsätzlich gilt: Die Prokura kann nur von Inhaber des Unternehmens oder seiner gesetzlichen Vertretung verliehen werden.

Einzelprokura: Mehr Vertrauen geht nicht

Wird einem Mitarbeiter Einzelprokura erteilt, so ist er berechtigt, das Unternehmen gegenüber Dritten zu vertreten. Diese Zeichnungsberechtigung gilt sowohl in außergerichtlichen wie auch in gerichtlichen Belangen, welche das Unternehmen betreffen. Der Prokurist unterzeichnet alle Verträge und Geschäftspapiere rechtskräftig mittels „pp“ oder „ppa“.

Die einzigen Beschränkungen für den Prokuristen: Er darf nicht in die Privatgeschäfte des Kaufmannes eingreifen, Grundstücke verkaufen, Handelsregistereinträge vornehmen, Prokura erteilen, Bilanzen oder Steuererklärungen gegenzeichnen, die Firma auflösen oder ein Insolvenzverfahren einleiten.

Der Inhaber einer Einzelprokura hat das größtmögliche Vertrauen der Geschäftsleitung. Wird dies Vertrauen gestört, kann ihm die Prokura auch wieder entzogen werden. Dieser Schritt sollte aber gut überlegt sein.

Gesamtprokura: Nur gemeinsam zeichnungsberechtigt

Eine Einschränkung der Einzelprokura ist die Erteilung einer Gesamtprokura. Inhaltlich sind die Rechte dieselben wie beim Inhaber einer Einzelprokura, jedoch ist der Inhaber der Gesamtprokura nicht alleine zeichnungsberechtigt. Man unterscheidet bei der Art der Gesamtprokura zwischen der echten und der unechten Gesamtprokura.

Bei der echten Gesamtprokura ist der Prokurist zusammen mit einem weiteren Prokuristen zeichnungsberechtigt. Im Falle einer unechten Gesamtprokura muss ein organischer Vertreter des Unternehmens, also ein Geschäftsführer oder Gesellschafter, alle relevanten Papiere mitunterzeichnen.

Filialprokura: Nur für Teile des Unternehmens zeichnungsberechtigt

Gerade bei großen Unternehmen ist es durchaus üblich, dass die Prokura nur für bestimmte Zweigstellen des Konzerns vergeben wird. Der Inhaber einer solchen Filialprokura ist allein zeichnungsberechtigt, jedoch nur für die ihm eingeräumten Zweigstellen. Diese Filialprokura kann auch an eine Gesamtprokura gekoppelt werden. Für alle aufgeführten Einschränkungen gilt, dass diese im Handelsregister einzutragen sind.

Titularprokura: Handlungsvollmacht mit hübschem Titel

Die Titularprokura ist keine Prokura im handelsrechtlichen Sinne und wird auch nicht im Handelsregister eingetragen. Bei der Vergabe der Titularprokura werden dem Inhaber Handlungsvollmachten erteilt, die individuell geregelt sein können und nicht durch einen gesetzlichen Rahmen vorgegeben sind. Die Bezeichnung Titularprokurist ist trotzdem eine hervorgehobene Stellung im Unternehmen, ein Ritterschlag.

Prokura-Arten: In jedem Fall hervorgehobene Stellung

Die Erteilung einer Prokura, egal welcher Art, ist auf alle Fälle ein Ausspruch des Vertrauens gegenüber dem Mitarbeiter. Entscheidend ist nicht nur die rein handelsrechtliche Betrachtung, sondern auch die Wirkung und die damit verbundene Vorbildfunktion für die Mitarbeiter im Unternehmen.

Gemischte Prokura – gemeinsam entscheiden

Nicht immer handelt ein Prokurist im Sinne der Vorstände, Geschäftsführer oder Inhaber eines Unternehmens. Plötzlich hat die Firma einen höheren Kredit zu berappen als geplant. Damit das nicht passieren kann, erteilen viele Geschäftsführer die gemischte Gesamtprokura an ihre Angestellten.

In der gemischten Gesamtprokura kann der Prokurist nicht allein entscheiden, ob er beispielsweise einen Kredit für die Firma aufnehmen kann. Er benötigt dafür noch das Einverständnis einer weiteren Person. Dabei können die Unternehmen die gemischte Gesamtprokura auf 2 Arten anwenden, die in der Regel abhängig von der Größe des Unternehmens eingesetzt werden.

Gemischte Prokura bei kleinen Unternehmen

Kleine Unternehmen von beispielsweise 25 bis 80 Angestellten stellen meistens nicht mehrere Prokuristen ein, sondern lediglich einen. Daher bezieht sich die gemischte Gesamtprokura auf den einen Prokuristen und die Geschäftsleitung – Inhaber des Geschäfts oder Geschäftsführer. Das heißt, dass der Prokurist nicht ohne den Geschäftsführer handeln bzw. dass der Geschäftsführer nicht mehr ohne den Prokuristen agieren kann.

Möchte beispielsweise der Prokurist ein Darlehen aufnehmen, um in Produktionsanlagen zu investieren, so muss er erst das Einverständnis des Geschäftsführers einholen, damit der Kreditvertrag rechtskräftig wird. Größere Unternehmen haben mehrere Gesellschafter, von denen nur einer vom Prokuristen in Beschlag genommen wird. In kleinen Unternehmen wäre es schwierig, wenn der Geschäftsführer nur zusammen mit dem Prokuristen agieren darf.

Deshalb gibt es noch die gemischte halbseitige Gesamtprokura. Bei dieser Form ist lediglich der Prokurist von dem Geschäftsführer abhängig, nicht umgekehrt. Somit kann der Geschäftsführer auch unabhängig vom Prokuristen Geschäfte tätigen.

Gemischte Prokura bei Konzernen

Wenn Konzerne beziehungsweise deren Vorstände gemischte Gesamtprokura an Angestellte erteilen, dann besteht die Beziehung nicht nur aus dem Prokuristen und dem Vorstand, sondern vorwiegend zwischen den einzelnen Prokuristen im Konzern.

Dabei haben die Prokuristen unterschiedliche Vollmachten erhalten. So ist es in Konzernen üblich, dass ein Prokurist Einzelprokura erhalten hat und somit eigenständig allein entscheiden kann, während andere Prokuristen auf ihre Kollegen angewiesen sind.

So hat beispielsweise der Prokurist A Einzelprokura für einen ganzen Bereich des Unternehmens und gleichzeitig mit dem Prokuristen B Gesamtprokura. Denn Prokurist B ist lediglich Leiter einer Abteilung innerhalb des Bereichs. Damit kann B nur gemeinschaftlich mit A Verträge abschließen. Prokurist A hingegen kann ohne einen weiteren Prokuristen eigenständig Verträge unterzeichnen.

Fazit zur gemischten Prokura

Die gemischte Gesamtprokura ermöglicht Inhabern von Geschäften, nochmals über einen Vertrag zu schauen – auch wenn der Prokurist den Großteil ausarbeitet – ob alles im Sinne des Unternehmens ist.

Gleichzeitig ermöglicht diese Zusammenarbeit das Mehr-Augen-Prinzip. Mögliche Fehler können so besser erkannt werden. Die Vollmacht eines Prokuristen ist hingegen stark eingeschränkt. Das gleiche Prinzip gilt auch für Prokuristen in Konzernen zwischen höherrangigen und niederrangigen Prokuristen.

Muss die Prokura in das Handelsregister eingetragen werden?

Der Eintrag in das Handelsregister ist Pflicht. Sobald ein Unternehmer eine Person zum Prokuristen ernennt, muss dies auch im Prokura-Handelsregister zu sehen sein. Eine nicht im Handelsregister eingetragene Prokura ist lediglich eine Handelsvollmacht mit eingeschränkter Wirkung.

Die Rechte eines Prokuristen können nach außen nicht eingeschränkt werden. Nur im Inneren können einem Prokuristen bestimmte Handlungen untersagt werden. So kann er zum Beispiel das Recht entzogen bekommen, Mitarbeiter entlassen dürfen. Derartige Einschränkungen der Rechte von Prokuristen werden im Regelfall gesondert im Arbeitsvertrag festgehalten.

Prokura-Formen

Das Gesetz kennt drei Formen von Prokura und alle müssen im Handelsregister eingetragen werden: Einzelprokura, Gesamtprokura und Prokura für eine Zweigstelle.

Bei der Einzelprokura erhält der Prokurist das Recht, fast alle Vertretungsrechte für das Unternehmen selbstständig durchzuführen. Der Prokurist kann nicht nur Verträge unterschreiben, sondern das Unternehmen auch vor Gericht vertreten. Bei der Gesamtprokura müssen mindestens zwei Prokuristen gemeinsam handeln.

So werden Verträge nur rechtswirksam, wenn sie von allen Prokuristen gemeinsam unterzeichnet wurden. Die dritte Form der Prokura ist ein Prokura-Vertrag für eine Filiale oder eine Zweigstelle des Unternehmens. Eine solche Prokura muss im Handelsregister mit dem Zusatz „Ortsname Firmenname“ gekennzeichnet sein.

Jede Form von Prokura-Vertrag muss zwingend ins Handelsregister eingetragen werden. Dies geschieht entweder durch den Firmeninhaber oder seinen gesetzlichen Vertreter. Bei der Eintragung wird die Art der Prokura angegeben und entsprechend registriert.

Eintragung im Handelsregister

Eine Prokura kann nur mittels ausdrücklicher Erklärung des Firmeninhabers erteilt werden. Die Erteilung der Prokura ist gesondert vom Arbeitsvertrag. Wenn eine im Handelsregister eingetragene Prokura nicht mehr gültig ist, muss sie dort gelöscht werden. Passiert dies nicht, so können die Vertragspartner davon ausgehen, dass die Prokura noch Bestand hat und damit gültig ist.

Die Prokura erlischt automatisch durch den Widerruf des Firmeninhabers oder die Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit dem Prokuristen. Ebenso geschieht dies durch den Tod des Prokuristen, durch die Aufgabe des Unternehmens oder durch die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens.

Wird ein Prokurist von Anfang an in dieser Position eingestellt, so macht es Sinn, einen Arbeitsvertrag für den Prokuristen zu erstellen. Denn die Prokura alleine reicht nicht aus, um bei einem neuen Anstellungsverhältnis die Beziehung zwischen Unternehmen und dem Prokuristen in ausreichender Weise zu definieren.

Alternativ kann man einen Arbeitsvertrag sowie einen Prokura-Vertrag als integrierenden Bestandteil zum Arbeitsvertrag aufsetzen. Im Arbeitsvertrag für Prokuristen wird explizit erklärt, welche Aufgaben er im Unternehmen übernehmen darf. Anders verhält es sich bei einem Angestellten, der bereits im Unternehmen tätig ist und dem die Prokura angeboten wird. In diesem Fall raten Juristen, den Arbeitsvertrag abzuändern und neben dem neuen Prokura-Vertrag den Arbeitsvertrag auszutauschen.

Ein Prokura-Vertrag wird im Regelfall immer als Beförderung angesehen, sofern der Mitarbeiter schon vorher als Angestellter des Unternehmens tätig war. Sobald die Prokura im Handelsregister eingetragen ist, können auch Außenstehende dies erkennen. Der Prokurist kann aber bereits seine Arbeit aufnehmen, selbst wenn die Eintragung der Prokura im Handelsregister noch nicht abgeschlossen ist.

Prokura: Warum die Eintragung ins Handelsregister notwendig ist

Mit der Prokura wird einem Mitarbeiter mehr als nur eine Handlungsvollmacht verliehen. Während eine Handlungsvollmacht bezüglich Umfang und Inhalt von den Parteien frei gestaltet werden kann, sind die Rechte, die durch die Erteilung einer Prokura verliehen werden, im HGB (Handelsgesetzbuch) in den Paragraphen 48 bis 58 festgelegt. Die Eintragung der Prokura ins Handelsregister ist von jedem einsehbar und ermöglicht so die notwendige Rechtssicherheit für Vertragspartner.

Prokura-Eintragung: Wann und von wem sie vorgenommen wird

Die Prokura kann nur vom Inhaber eines Unternehmens oder dessen gesetzlicher Vertretung (etwa der Vorstand bei einer AG) erteilt und ins Handelsregister eingetragen werden. Die Prokura gilt ab der Erteilung, die in schriftlicher oder auch mündlicher Form erfolgen kann. Mit der Eintragung der Prokura in das Handelsregister wird dieser bereits bestehende Rechtszustand für Dritte einsehbar publiziert. Man spricht hier auch von der deklaratorischen Funktion der Eintragung.

Auch wenn die Eintragung „nur“ deklaratorisch ist, ist diese zwingend notwendig. Besonders gilt dies im Falle des Entzugs einer Prokura. Sollte diese Entziehung der Prokura nicht im Handelsregister eingetragen sein, können Dritte sich nämlich weiterhin auf das Bestehen der Prokura berufen.

Einschränkungen und Ausnahmen

Es sind keine Einschränkungen der Prokura gegenüber der gesetzlichen Festlegung zulässig. Einzig die Beschränkungen auf einzelne Filialen (Filialprokura) oder eine Gesamtprokura, die das Unterzeichnen eines weiteren Prokuristen oder eines Geschäftsführers benötigt, sind im Gesetzestext vorgesehen.

Eine Ausnahme bildet die sogenannte Titularprokura, bei der es sich aber um eine Handlungsvollmacht und keine Prokura im Sinne des HGB handelt.

Prokura-Eintragung: Zeitnahes Handeln ist zu empfehlen

Die Erteilung der Prokura hebt einen Mitarbeiter im Unternehmen hervor. Durch die verliehenen Rechte wird größtes Vertrauen seitens des Unternehmensinhabers ausgedrückt. Deshalb sollte man bei der Auswahl eines Prokuristen besonders sorgfältig und überlegt vorgehen, um sicherzustellen, dass der zukünftige Inhaber der Prokura nicht nur über die fachliche Qualifikation verfügt, sondern auch die gewünschte Loyalität gegenüber dem Unternehmen zeigt.

Ist dann jedoch die Erteilung erfolgt, sollte die Eintragung der Prokura ins Handelsregister möglichst zeitnah erfolgen. Denn nur durch die Eintragung der Prokura in das Handelsregister ist die Zeichnungsberechtigung des Prokuristen auch für Geschäftspartner oder offizielle Stellen nachvollziehbar.

Muster: Wie eine Eintragung ins Handelsregister funktioniert

Ein Prokurist besitzt weitreichende Vollmachten, um zahlreiche Entscheidungen in einem Unternehmen treffen zu können. Allerdings sind bestimmte Rechte vom Gesetzgeber beschränkt, unabhängig vom Prokura-Muster. Zusätzlich ist ein Prokurist dazu verpflichtet, bei einer Vertragsunterschrift erkenntlich zu machen, dass er die Prokura für das Unternehmen besitzt.

Vertragspartner können sich auf den gesetzlichen Umfang einer Prokura verlassen. Dafür muss der Prokurist im Handelsregister eingetragen werden. Zusätzlich wird die Eintragung in den Bekanntmachungsblättern (oder Zeitungen – je nach Bundesgebiet) der Gesellschaft veröffentlicht.

Die Prokura kann nur der Inhaber eines Unternehmens oder deren gesetzlicher Vertreter eintragen. Je nach Rechtsform des Unternehmens gehören zu den gesetzlichen Vertretern die Gesellschafter einer Firma.  Wie ein Prokura-Muster aussehen kann, schauen wir uns nachfolgend an.

So wird man Prokurist

Prokuristen können nur natürliche Personen sein. Es dürfen aber weder Mitglieder des Verwaltungsrats einer AG noch Geschäftsführer einer GmbH noch Aufsichtsratsmitglieder zu Prokuristen des Unternehmens werden. Eine Prokura muss zwingend ausgesprochen werden, allerdings ist dafür nicht unbedingt eine schriftliche Form notwendig.

Anstellungsvertrag für Prokuristen

In Prokura-Musterverträgen findet man einige interessante Details, die in einem Arbeitsvertrag für Prokuristen stehen sollten. Dazu gehören die Rechte und Pflichten sowie die Position des Prokuristen und die Abteilung, in der er tätig ist. Ein Prokurist ist, seiner betriebswirtschaftlichen Funktion entsprechend, grundsätzlich dem Geschäftsführer oder der Generaldirektion unterstellt.

Den Umfang der Prokura nach außen bestimmt grundsätzlich der Gesetzgeber. Dennoch ist es zulässig, die Beschränkungen der Prokura – sofern sie dem Gesetz nicht widersprechen – im Arbeitsvertrag unter dem Punkt „Umfang der Prokura” aufzulisten.

Im Arbeitsvertrag kann eine Beschränkung der Prokura im Inneren des Unternehmens festgehalten werden. Als Beispiel kann dem Prokuristen untersagt werden, Mitarbeiter einzustellen oder Personal zu entlassen. Einschränkungen der Einzelprokura haben jedoch nur eine Wirkung im Unternehmen selbst und niemals gegenüber Dritten.

Will man eine Einzelprokura einschränken, so gäbe es nur zwei Varianten: entweder durch eine Gesamtprokura (d.h. mindestens zwei Prokuristen sind jeweils gemeinsam zeichnungsberechtigt) oder indem keine Prokura ausgestellt wird, sondern lediglich eine einfache Handlungsvollmacht. Eine Gesamtprokura muss ebenfalls mit dem entsprechenden Hinweis im Handelsregister eingetragen sein.

Wird ein Angestellter zum Prokuristen seines Unternehmens befördert, ist ein neuer Arbeitsvertrag nicht zwingend erforderlich. Allerdings geht mit einer Prokura meistens eine Beförderung zum leitenden Angestellten einher. Die Ausgestaltung eines neuen Arbeitsvertrages wäre insofern auch dann sinnvoll, wenn im Inneren die Prokura nicht eingeschränkt wird.

Bei Einschränkungen der Prokura im Inneren des Unternehmens muss ohnehin ein Vertrag aufgesetzt werden. Werden diese Einschränkungen nicht schriftlich festgehalten, ist davon auszugehen, dass sie nicht existieren.

Muster für eine Prokura

Für die Anmeldung beim Handelsregisteramt geben die örtlichen Industrie- und Handelskammern Prokura-Muster heraus. Prokura-Muster finden sich aber auch bei Notaren.

Der Text für die Anmeldung kann relativ recht formlos bleiben. Es reicht in der Regel, folgende Punkte zu nennen:

• den Namen des Amtes und den Ort, wo die Anmeldung zu erfolgen hat
• die Firmenbuchnummer im Handelsregister
• eine Erklärung über die Prokura

Diese Erklärung kann folgenden Text umfassen:

„Wir, die einzigen Vertreter (oder Inhaber) der Firma [Name] mit Geschäftsräumen in der [Ort] Straße und der Firmenbuchnummer [Nummer], melden zur Eintragung im Handelsregister an:

Wir haben Frau/Herrn [Name], geboren am [Datum], für die Führung der Geschäfte der Firma [Name] eine Einzelprokura erteilt.”

Mit diesem Muster können Prokuristen bereits im Handelsregister eingetragen werden.

Das sagt das Handelsgesetzbuch

Ein Prokurist übernimmt die Vertretung eines Unternehmens in fast allen Rechtsgeschäften – so steht es auch im Prokura HGB. Die geschäftliche Vertretungsmacht erstreckt sich auf die meisten Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt.

Eine Prokura kann streng genommen nur im Inneren eines Unternehmens eingeschränkt werden. Geschäftspartner, Gerichte und Finanzinstitute können nicht wissen, dass dem Prokuristen bestimmte, vom Gesetzgeber vorgesehene Rechte untersagt sind.

Aus diesem Grunde hat der Gesetzgeber auch ausdrücklich in der Prokura HGB Paragraph 50 Absatz 1 den Satz eingefügt: „Eine Beschränkung des Umfangs der Prokura ist Dritten gegenüber unwirksam.“ Es ist dem Firmeninhaber vorbehalten, die Prokuristen in das Handelsregister eintragen zu lassen.

Grundsätzlich unterscheidet man bei der Prokura zwischen einer Einzelprokura (Prokura HGB Paragraph 48 Absatz 1) und einer Gesamtprokura (siehe Prokura HGB Paragraph 48 Absatz 2). Bei einer Gesamtprokura wird die Vollmacht zu Rechtsgeschäften für das Unternehmen an mehrere Personen erteilt.

Einzel- und Gesamtprokura

Die Einzelprokura ist eine Vollmacht, die dem Prokuristen fast alle Vertretungsrechte für das Unternehmen gibt. Ausgenommen sind nur Geschäfte, die vom Gesetzgeber ausnahmslos den Firmeninhabern zustehen. Insbesondere die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens, der Verkauf von Firmenimmobilien oder deren Beleihung bei einer Bank sind verboten.

Bei der Gesamtprokura unterscheidet man zwischen einer echten Gesamtprokura und einem Unternehmen, das einfach mehrere Prokuristen ernannt hat. Bei der echten Gesamtprokura können nur zwei oder mehrere Prokuristen gemeinschaftlich handeln und gemeinsam Verträge unterzeichnen.

Ist eine Prokura als Gesamtprokura vorgesehen, so muss sie entsprechend bei der Anmeldung beim Handelsregister auch mit diesem Zusatz eingetragen werden. Zusätzlich gibt es im Gesetz für Prokura HGB noch die Prokura für Filialen. Bei einer Filialprokura ist die Handlungsvollmacht des Prokuristen auf die Filiale oder Zweigniederlassung des Unternehmens beschränkt.

Um die Prokura auf die Filiale zu beschränken, muss diese Beschränkung namentlich ersichtlich sein. Dies kann man beispielsweise erreichen, wenn man den Ortsnamen der Filiale vor dem Firmennamen nennt (siehe Prokura HGB Paragraph 50 Absatz 3).

Prokura versus Handlungsvollmacht

Während eine Prokura eine Vollmacht für fast alle Rechtsgeschäfte eines Unternehmens beinhaltet, ist die Vertretung des Unternehmens vor Gericht für einen Handlungsbevollmächtigten nur in Ausnahmefällen möglich. Dann muss er dazu ausdrücklich ermächtigt sein. Ansonsten steht ihm eine solche Befugnis nicht zu.

Wer ohne echte Prokura handelt, also lediglich mit einfacher Handlungsvollmacht, kann keine Verträge von sich aus ändern, selbst wenn der Handlungsbevollmächtigte die Vollmacht zum Abschluss von Geschäften besitzt (siehe Prokura HGB Paragraph 55 Absatz 2). Geldbeträge dürfen von Handlungsbevollmächtigten ohne Prokura nur dann entgegengenommen werden, wenn sie dafür explizit eine Handlungsvollmacht besitzen.

Prokura im HGB

Im Handelsgesetzbuch von Paragraph 48 bis 55 sind die Vollmachten eines Prokuristen vom Gesetzgeber festgelegt. Es ist auch wichtig zu wissen, dass eine Prokura durch den Tod des Firmeninhabers nicht erlischt. Der Firmeninhaber kann selbst je nach Situation entscheiden, ob er einen Prokuristen oder einen Handlungsbevollmächtigten bestimmt.

Die Gesetze im Prokura HGB und die dortigen Regelungen für Handlungsbevollmächtigte ohne Prokura lassen sich für den Firmeninhaber einfach nachvollziehen. Somit kann er schnell feststellen, welche Variante für ihn die bessere Lösung darstellt. Die Rechte der Prokura gehen wesentlich weiter als die Rechte der einfachen Handlungsvollmacht. Die Einzelheiten findet man detailliert im Prokura HGB, Paragraph 48 bis 55.

Prokura-Vertrag: Diese gesetzlichen Beschränkungen gelten

Der Prokura-Vertrag regelt Rechte und Pflichten des Prokuristen eines Unternehmens, und zwar sowohl nach außen als auch nach innen. Dabei ist der Umfang der Prokura gesetzlich festgelegt und kann gegenüber externen Vertragspartnern nicht beschränkt werden.

Allerdings kann die Geschäftsführung Machtbefugnisse im Innenverhältnis begrenzen. Somit kommt dem Prokura-Vertrag und dem Arbeitsvertrag eine juristisch außerordentlich wichtige Funktion zu. Denn nur über diesen Vertrag können die Rechte eines Prokuristen beschränkt werden.

Die Prokura ermächtigt zu allen gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die in einem Unternehmen anfallen. Somit ist der Prokurist im Gegensatz zum Handlungsbevollmächtigten nicht nur auf die branchenüblichen Geschäfte beschränkt.

Zusätzlich können Prokuristen beispielsweise Kreditgeschäfte tätigen, Angestellte einstellen und entlassen, Zweigniederlassungen errichten und Prozesse für das Unternehmen führen. Grenzen für die Prokura müssen also stets im Prokura-Vertrag aufgeführt werden.

Beschränkung der Prokura durch den Gesetzgeber

Die Beschränkungen der Prokura ergeben sich grundsätzlich aus gesetzlichen Vorschriften. So überschreitet man Kompetenzen, wenn man einen Prokura-Vertrag schließt, der von den gesetzlichen Vorschriften nicht gedeckt ist. Ein Prokurist darf keine Grundstücken verkaufen, Hypotheken oder Kredite aufnehmen und damit ein Grundstück belasten – selbst wenn dies im Prokura-Vertrag stehen sollte.

Es dürfen auch keine sogenannten Grundlagengeschäfte getätigt werden. Darunter versteht man ausschließlich der Geschäftsführung vorbehaltene Geschäftsvorgänge, die unmittelbar mit dem Betrieb zusammenhängen. Darunter fallen beispielsweise der Verkauf des Unternehmens oder Teile davon, die Geschäftsaufgabe oder der Antrag auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens.

Darüber hinaus darf man als Prokurist keine Geschäfte vornehmen, die der Geschäftsführung persönlich vom Gesetzgeber zugewiesen sind. Darunter fällt z. B. die Anmeldung und Zeichnung der Firma in das Handelsregister, die Eintragung eines weiteren Prokuristen darin und die Unterzeichnung des Jahresabschlusses. Die Prokura umfasst jedoch die Befugnis, Handlungsvollmachten an Dritte zu erteilen.

Will die Geschäftsleitung einem Prokuristen solche Aufgaben überlassen, obwohl sie vom Gesetzgeber nicht abgedeckt sind, so muss sie dafür extra zusätzliche Vollmachten ausstellen.

Missbrauch von Machtbefugnissen

Man überschreitet seine Kompetenzen, wenn ein Prokura-Vertrag abgeschlossen wird, der nicht gedeckt ist. Der unter solchen Umständen abgeschlossene Vertrag ist unwirksam.

Der Prokurist ist gegenüber dem Unternehmen schadensersatzpflichtig, wenn diesem durch den Missbrauch der Prokura ein Schaden entsteht.

Der Arbeitgeber darf in diesen Fällen seinem Prokuristen fristlos kündigen. Wurde gegen eine Strafvorschrift verstoßen, droht dem Prokuristen zusätzlich ein Strafverfahren. Zudem kann ein Anspruch auf Schadensersatz für die andere Vertragspartei vorliegen. Allerdings nur dann, wenn die andere Vertragspartei nicht wissen konnte, dass der Prokurist einen solchen Vertrag im Namen seines Betriebes nicht unterzeichnen darf.

Prokura-Vertrag

Mit dem Prokura-Vertrag kann einer einzelnen Person eine sogenannte Einzelprokura oder mehreren Personen eine Gesamtprokura erteilt werden. Bei einer Gesamtprokura ist eine wirksame Stellvertretung der Geschäftsführung nur dann möglich, wenn alle Prokuristen sich einig sind. Ein gleichzeitiges Handeln aller offiziellen Prokuristen ist jedoch nicht notwendig.

Bestimmte Geschäftsvorgänge können im Prokura-Vertrag ausgeschlossen werden, beispielsweise das Recht, Mitarbeiter zu entlassen oder Kreditrahmen für das Unternehmen in Anspruch zu nehmen. Zum Prokura-Vertrag gehört immer ein Arbeitsvertrag, in dem die Regeln für die Prokura im Inneren des Unternehmens nach Bedarf formuliert werden.

Handlungsvollmacht als Alternative

Eine Handlungsvollmacht klingt zunächst der Prokura sehr ähnlich, unterscheidet sich aber gewaltig von dieser. Selbst wenn eine Handlungsvollmacht mündlich erteilt werden kann, muss sie bei einer aktiven Stellvertretung (beispielsweise einer öffentlichen Ausschreibung) dokumentarisch belegt sein.

Im Fall der Handlungsvollmacht vertritt die gewählte Person den Geschäftsinhaber oder einen anderen berechtigten Mitarbeiter des Unternehmens, wie zum Beispiel den Prokuristen. Die Person hat aber nicht das Recht, im Namen des Unternehmens selbst zu verhandeln.

Eine Eintragung im Handelsregister ist im Gegensatz zur Prokura bei einer Handlungsvollmacht nicht notwendig, da sie jederzeit an einen anderen Mitarbeiter übertragen werden kann. Branchenfremde Geschäfte sind für den Handlungsbevollmächtigten ebenfalls tabu. Eine Handlungsvollmacht wird normalerweise nur für einen beschränkten Geschäftsbereich vergeben. Die endgültige Entscheidungsgewalt bleibt in den Händen des Geschäftsinhabers.

Eine übliche Handhabe ist es, mehrere Personen mit spezifischen Handlungsvollmachten im Unternehmen zu beschäftigen. Denn so behält man als Geschäftsführer die Kontrolle. Je nach Unternehmensstruktur kann man Vertreter mit Prokura oder Handlungsvollmacht ausstatten, die bestimmte Bereiche des Betriebs übernehmen können.

Gehalt: So viel verdienen Prokuristen

Ein Prokurist erfüllt in einem Unternehmen eine der wichtigsten kaufmännischen Aufgaben. Er ist als leitender Angestellter des Unternehmens handlungsbevollmächtigt. Das heißt, er ist als Stellvertreter der Geschäftsleitung berechtigt, alle Arten von Rechtsgeschäften für das Unternehmen vorzunehmen.

Der Prokurist ist in seiner rechtlichen Funktion im Unternehmen stets Arbeitnehmer. Der Geschäftsführer hingegen kann sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber sein, nämlich dann, wenn es sich um ein inhabergeführtes Unternehmen handelt. Aufgrund des hohen Grades an Verantwortung nehmen Prokuristen jedoch eine besondere Stellung innerhalb des Unternehmens ein. Dies spiegelt sich auch im Gehalt wider.

Bezüge unterscheiden sich nach Branche, Region und Geschlecht

Aufgrund der umfassenden Kompetenzen eines Prokuristen, stellen Tarifgehälter allenfalls die Untergrenze für Fixgehälter dar. Üblich ist eine weit übertarifliche Bezahlung.

Das Gehalt von Prokuristen hängt dabei wie bei anderen leitenden Angestellten von vielerlei Faktoren ab: Neben der Größe des Unternehmens und dessen wirtschaftlicher Lage spielen die Erfahrung und das Verhandlungsgeschick des Prokuristen eine wichtige Rolle.

Über 80 % der leitenden Angestellten in Deutschland erhalten neben dem Fixgehalt auch eine variable Vergütung. Bei der variablen Komponente werden Tantiemen-Regelungen immer beliebter. Tantiemen orientieren sich im Unterschied zu klassischen Provisions-oder Bonuszahlungen nicht am Ergebnis eines einzelnen Geschäftsabschlusses, sondern am Ergebnis des gesamten Unternehmens oder Unternehmensanteils.

Bezüge von Prokuristen abhängig von Branche

Die Gehälter von Prokuristen können je nach Branche stark variieren. Am besten bezahlt sind Prokuristen in der Chemie und Verfahrenstechnik mit einem Jahreskommen von durchschnittlich 118.438 €. Darauf folgen Prokuristen in der Automobilindustrie mit 116.397 € und im Maschinenbau mit 90.691 €.

Auch das Bundesland spielt eine Rolle: Die höchsten Gehälter erhalten Prokuristen in Hessen mit durchschnittlich 94.493 € (Männer) und 67.182 € (Frauen). Schlusslicht ist Mecklenburg-Vorpommern mit 65.710 € (Männer) und 46.501 € (Frauen).

Verantwortungs-Prämie bei Prokuristen üblich

Grundsätzlich kann ein leitender Angestellter, dem die Prokura erteilt wird, mit einem Gehaltsanstieg rechnen, der die gestiegene Verantwortung und die damit einhergehenden (Haftungs-)risiken widerspiegelt. Prokurist eines Unternehmens zu sein, sollte sich auszahlen. Der Geldbeutel dieses hohen Angestellten sollte also schwerer sein als der von anderen Angestellten.

Denn wer von einem Geschäftsführer Prokura erhalten hat, hat dementsprechend die geschäftliche Vertretungsmacht bekommen und kann eigenhändig wichtige Unternehmensentscheidungen wie z.B. die Aufnahme eines Darlehens treffen.

Ein Prokurist hat demnach eine hohe Verantwortung, die entsprechend honoriert werden sollte. Daher erhalten die meisten Prokuristen zu ihrem Fixgehalt noch eine variable Vergütung. Doch ein solcher Vergütungsvertrag kann es in sich haben. Denn nicht selten gibt es bei der Auszahlung der variablen Vergütung Meinungsverschiedenheiten. Daher sollte in einem Vertrag genau festgelegt werden, wie die variable Vergütung auszusehen hat.

Höhe des Gehalts ist abhängig von der Größe des Unternehmens

Prokuristen haben in ihrem Unternehmen eine spezielle Position. Sie haben eine hohe Verantwortung und zugleich viel Entscheidungsfreiheit. Das macht eine Bezahlung nach Tarif in der Regel überflüssig. Daher gesellen sich zu dem Fixgehalt oft Tantiemen hinzu, die mittlerweile immer häufiger in einen Arbeitsvertrag eingebaut werden. Mehr als drei Viertel der Prokuristen haben eine solche Vereinbarung.

In den meisten Fällen entsprechen die variablen Vergütungen zwischen 20 % und 25 % des gesamten Einkommens. Die Höhe des Einkommens variiert hingegen von Unternehmen zu Unternehmen. Dabei ist allerdings sichtbar, dass kleine Unternehmen deutlich weniger zahlen als große Konzerne.

So kann ein Prokurist in einem kleinen Unternehmen lediglich 35.000 € erhalten, während in mittelständischen Betrieben mit rund 200 Angestellten bereits über 80.000 € bezahlt werden. Bei Konzernen wie beispielsweise Daimler liegen die Einkommen hingegen im sechsstelligen Bereich.

Wie kann eine variable Vergütung aussehen?

Die wohl häufigste Variante der variablen Vergütung ist eine Tantieme, die sich am Gewinn des Unternehmens orientiert. Wichtig ist aber dabei, dass die Bemessungsgrundlage klar definiert ist: Beispielsweise ist es entscheidend, ob der Gewinn vor Steuern oder nach Steuern gemeint ist.

Zusätzlich sollte genau deklariert werden, wie viel der Prokurist vom möglichen Gewinn als Tantieme erhält. So kann unter anderem ein Betrag von 2 % des Gewinns als variable Vergütung festgelegt werden.

Als eine weitere Form der variablen Vergütung lassen sich Prokuristen auch Garantietantieme in ihren Vertrag einbauen. Das heißt, sie erhalten unabhängig von der Höhe des Gewinns eine Mindesthöhe ausgezahlt.

Neben dem Gewinn als Bemessungsgrundlage erhalten Prokuristen variable Vergütungen, die nicht an den Gewinn gekoppelt sind, da der Geschäftsführer vordergründig andere Ziele verfolgt. So kann sich eine variable Vergütung daran orientieren, ob der Prokurist es geschafft hat, eine Niederlassung aufzubauen oder den Betrieb zu sanieren.

Was muss ein Prokurist bei seinem Gehalt beachten?  

Das Gehalt eines Prokuristen stellt sich also zumeist aus zwei Teilen zusammen – dem Fixgehalt und der variablen Vergütung. Das Fixgehalt sollte entsprechend der Größe des Unternehmens und damit der Verantwortung angepasst sein.

Bei der variablen Vergütung müssen beide Seiten – der Inhaber eines Geschäfts und der Prokurist – genau klären, wie die Tantieme ausgestaltet sind. Was ist die Bemessungsgrundlage oder wie hoch darf die variable Vergütung beispielsweise gemessen am Gewinn sein? Zudem sollte festgehalten werden, wann die Tantieme ausgezahlt werden.

Mit diesen Überlegungen kann der Prokurist Streitigkeiten bezüglich der Auszahlung seiner variablen Vergütung umgehen, da im Vertrag alles aufgelistet ist.

Prokura entziehen: Warum es nötig sein kann und wie es geht

Durch das Erteilen der Prokura wird einem Mitarbeiter also enormes Vertrauen ausgesprochen und es werden ihm weitreichende Rechte zur Vertretung des Unternehmens eingeräumt. Die Prokura zu entziehen ist ein tiefer Eingriff in die innere Struktur eines Unternehmens und sollte deshalb gut überlegt sein.

Eingriff in die Firmenstruktur

Der Prokurist hat im Unternehmen eine besondere Stellung. Er ist mehr als nur die „rechte Hand“ des Geschäftsführers, denn er ist nicht nur ein ausführendes Organ, er ist selbst entscheidungsberechtigt. Die Rechte des Inhabers einer Prokura betreffen so gut wie alle Geschäftsbelange, denn er ist nicht nur gegenüber Geschäftspartnern, sondern auch vor Gericht zeichnungsberechtigt.

Die Rechte des Prokuristen sind im HGB (Handelsgesetzbuch) durch die Paragraphen 48 bis 58 festgelegt. Durch diesen hohen Stellenwert im Unternehmen kann das Entziehen der Prokura bei Mitarbeitern wie bei Geschäftspartnern zu Verunsicherungen führen.

Eintragung im Handelsregister beachten

Das Entziehen der Prokura ist, genau wie dessen Erteilung, nur durch den Unternehmensinhaber oder dessen gesetzlichen Vertreter möglich. Auch wenn das Entziehen der Prokura einfach schriftlich oder mündlich geschehen kann, sollte man die Entziehung unbedingt auch im Handelsregister eintragen.

Das Entziehen der Prokura ist zwar durch den internen Vorgang rechtswirksam, allerdings können sich Dritte, die über diesen Vorgang nicht informiert sind, weiterhin auf das im Handelsregister eingetragene Bestehen der Prokura berufen. Dies geht aus Paragraph 15 Absatz 1 im HGB, der sogenannten negativen Publizität im Handelsregister, hervor.

Prokura entziehen: Es kann gute Gründe geben

Es kann durchaus Gründe geben, bei denen das Entziehen der Prokura durch äußere Einflüsse hervorgerufen wird. Ein Beispiel wäre, wenn ein minderjähriger Geschäftsinhaber (Erbe), der bislang durch den Prokuristen vertreten wurde, mit Erreichen der Volljährigkeit den Geschäftsbetrieb selbst führen möchte.

Auch der Verkauf des Unternehmens kann zu einem Entziehen der Prokura führen, wenn der neue Geschäftsinhaber die Dienste des Prokuristen nicht übernehmen möchte. Beim Tod des Geschäftsinhabers erlischt die Prokura jedoch nicht, beim Tod des Prokuristen hingegen schon.

Auflösen des Anstellungsverhältnis

Bei Unstimmigkeiten zwischen dem Unternehmensinhaber und dem Prokuristen kann selbstverständlich das Arbeitsverhältnis zwischen beiden Parteien aufgelöst werden. In diesem Fall erlischt auch die Prokura. Wird die Prokura bei Fortbestehen des Arbeitsverhältnisses entzogen, spricht man von einem Widerruf.

Dieser ist, wie oben erwähnt, im Handelsregister einzutragen. Die Prokura kann nur seitens des Unternehmensinhabers aufgelöst werden. Der Prokurist selbst kann nicht einfach seine Prokura zurückgeben. Er kann diese jedoch ruhen lassen.

Prokura entziehen sollte wohlüberlegt sein

Die Prokura kann also wieder entzogen werden. Allerdings ist dies ein Schritt, der nur nach reiflicher Überlegung und nicht aus kleineren Zerwürfnissen heraus getroffen werden sollte.

Denn die Stellung, die durch Erteilung der Prokura eingeräumt wurde, ist von großer Bedeutung für das Unternehmen. Ist diese Vertrauensbasis zerrüttet, wirft das meist kein gutes Bild auf den Zustand des Unternehmens und Geschäftspartner werden eventuell die geänderte Struktur hinterfragen.