Kindergartenzuschuss durch den Arbeitgeber: Vorteile, Voraussetzungen und Höhe

Incentives werden in der Arbeitswelt immer beliebter: Zu solchen steuerlich begünstigten Anreizen gehört neben Sachbezügen auch der Kindergartenzuschuss, den Arbeitgeber gewähren können. Doch was ist wichtig, wenn Unternehmen diese einkommenssteuerfreie Zuzahlung zu den Kinderbetreuungskosten leisten möchten? Erfahren Sie hier alle Details und Rahmenbedingungen – so bleibt der Kindergartenzuschuss steuerfrei! 

Was ist der Kindergartenzuschuss?

Beim Kindergartenzuschuss handelt es sich um ein von der Einkommenssteuer befreites Incentive bzw. eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers für Mitarbeiter, die Eltern sind und Kosten für die Betreuung ihrer Kinder tragen müssen. Unternehmen haben die Möglichkeit, diese steuerlich begünstigte Zuzahlung zusätzlich zum Arbeitsentgelt zu leisten. Grundlage dafür ist der § 3 Nr. 33 des Einkommensteuergesetzes (EStG).

Ob Kita, Tagesmutter oder Kindergarten: Je nach Region können die Kosten für die Kinderbetreuung stark zu Buche schlagen. Durch einen steuerlich begünstigten Zuschuss kommen Arbeitgeber ihrem Team in diesem Kontext entgegen.

Ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, den Kindergartenzuschuss zu zahlen? 

Nein, Incentives wie der Kindergartenzuschuss verstehen sich immer als freiwillige Arbeitgeberleistung. Unternehmen müssen den Kindergartenzuschuss also nicht bezahlen. 

Was sind die Vorteile eines Kindergartenzuschusses?

Der entscheidende Vorteil des Kindergartenzuschusses – sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber – stellt die Steuerfreiheit dar. Denn der Arbeitnehmer und auch das Unternehmen sind bei dieser Zuschussart sowohl steuerlich als auch von der Sozialversicherungspflicht befreit.

Diese Leistung spart der Organisation bares Geld und erhöht zugleich das Einkommen des Arbeitnehmers. Schließlich gleicht die Bruttoauszahlungssumme dem netto ausgezahlten Betrag. 

Beispiel zur Verdeutlichung des finanziellen Vorteils des Kindergartenzuschusses 

Bei einer Neueinstellung verhandelt das Unternehmen mit Mitarbeiter A, dass ein Bruttogehalt von 2.700 Euro angesetzt wird. Zusätzlich zum Entgelt erhält der Mitarbeiter A einen Kindergartenzuschuss von 300 Euro. 

Nur die 2.700 Euro sind einkommensteuerpflichtig. Bei Steuerklasse 5 erhält Mitarbeiter A:

• Modell 1: 2.700 Euro Gehalt + 300 Euro Kindergartenzuschuss à rund 1.500 Euro netto + 300 Euro steuerfreier Zuschuss
• Modell 2: 3.000 Euro Gehalt ohne Kindergartenzuschuss à rund 1.660 Euro netto

Mit Modell 1 bekommt Mitarbeiter A also monatlich 140 Euro mehr ausgezahlt. Das Unternehmen spart ebenfalls Kosten. Der Kindergartenzuschuss ist für Arbeitgeber lohnsteuerfrei und zählt deshalb auch nicht zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn.

Monatlich liegt die Einsparsumme, für die Arbeitgeber keine Beiträge abführen müssen, bei rund 50 Euro. Auf ein ganzes Jahr gerechnet bietet der Kindergartenzuschuss ein Einsparpotenzial in Höhe von etwa 600 Euro.

Um die Zulage steuerfrei auszahlen zu können, müssen jedoch bestimmte Rahmenbedingungen beziehungsweise Anforderungen erfüllt sein. 

Wann ist der Kindergartenzuschuss steuerfrei?

Um den Steuervorteil nutzen zu können, ist der Kindergartenzuschuss an bestimmte Bedingungen bzw. Voraussetzungen geknüpft:

• das Kind ist noch nicht schulpflichtig,
• der Kindergartenzuschuss wird zusätzlich zum Gehalt gezahlt,
• der Arbeitnehmer kann die Höhe der Betreuungskosten belegen,
• es werden ausschließlich die Kosten für die Betreuung übernommen und
• es handelt sich um eine bezuschussbare Einrichtung.

Wann sind Kinder nicht schulpflichtig?

Arbeitnehmer, die eine Betreuungszulage erhalten, müssen zwingend Kinder haben, die nicht im schulpflichtigen Alter sind. Der Einfachheit halber geht der Gesetzgeber davon aus, dass dies der Fall ist, solange die Einschulung noch nicht stattgefunden hat. (Nachweis: R 3.33 Abs. 2 LStR). Auch in folgenden Fällen ist es nicht notwendig, die Schulpflicht zu prüfen:

• Noch ist das Kind nicht sieben Jahre alt – hat also das sechste Lebensjahr nicht vollendet.
• Aufgrund mangelnder Schulreife ist das Kind zurückgestellt.
• Vollendung des sechsten Lebensjahres im laufenden Kalenderjahr nach dem 30. Juni ohne vorzeitige Einschulung. 

Eltern können den Betreuungszuschuss vom Arbeitgeber also bis Vollendung des sechsten Lebensjahres des Kindes erhalten – solange Kosten für die Betreuung anfallen.

Welche Kosten zählen zu den Betreuungskosten?

Unternehmen können den Zuschuss nur für die Kinderbetreuung gewähren. Fahrtkosten, beispielsweise für den Transfer zur Einrichtung, oder Unterrichtskosten lassen sich nicht steuerbegünstigt unterstützen. Die Unterbringung in Kita, Kindergarten und Co. zählt jedoch zu den Betreuungskosten ebenso wie Aufwendungen für die Verpflegung innerhalb der Einrichtung.

Was umfasst die Nachweispflicht für den Kindergartenzuschuss?

Mitarbeiter müssen belegen können, dass sich die Höhe der Betreuungskosten mindestens auf den Betrag beläuft, den sie vom Arbeitgeber als Zuschuss erhalten. Auszahlende Unternehmen sind verpflichtet, Nachweise über die Betreuungskosten beziehungsweise dem Kindergartenbeitrag entsprechend der geltenden Pflichten mit den Lohnunterlagen aufzubewahren. 

Wann liegt eine zusätzliche Auszahlung des Kindergartenzuschusses vor?

Der Kindergartenzuschuss muss ein Incentive sein – und darf nicht anstelle des Gehalts ausgezahlt werden. Das bedeutet: Es ist nicht möglich, einem Mitarbeiter den Arbeitslohn zu kürzen und die Differenz dann als Kindergartenzuschuss auszuzahlen, wie es bei einer Gehaltsumwandlung der Fall wäre. Was jedoch erlaubt ist: einen anderen steuerfreien Zuschuss durch den Kindergartenzuschuss zu ersetzen. 

Welche Einrichtungen werden steuerfrei bezuschusst?

Eine steuerfreie Auszahlung des Kindergartenzuschusses ist lediglich unter der Voraussetzung möglich, dass die Einrichtung bezuschussbar ist. Denn nicht jede Form der Kinderbetreuung kommt für den Kindergartenzuschuss infrage. 

Findet die Kinderbetreuung in diesen Einrichtungen statt, lässt sich die Unterbringung bezuschussen:

• Kindergarten – egal ob Betriebskindergarten oder nicht-betriebliche Betreuungsstätte
• Kita
• Krippe
• Ganztagespflege
• Tages- und Wochenmütter

Wichtig: Die Kinderbetreuungseinrichtung muss die Unterbringung und Betreuung von Kindern gewährleisten können. 

Wer erhält den Kindergartenzuschuss?

Den Kindergartenzuschuss können Arbeitgeber sowohl an sozialversicherungspflichtige Beschäftigte als auch an Minijobber, die auf Basis einer 520-Euro-Beschäftigung angestellt sind, auszahlen. 

Eine Frage, die sich häufig stellt: Kann der Zuschuss an den Vater ausgezahlt werden, obwohl die Betreuungskosten vom Konto der Mutter überwiesen werden? Ja, das ist möglich. Wichtig ist nur, dass das steuerbegünstigte Incentive nicht die Höhe der tatsächlichen Betreuungskosten übersteigt. 

Wie hoch ist der Kindergartenzuschuss?

Es gibt bislang (Stand: Januar 2023) keine gesetzliche Deckelung für die Höhe des Kindergartenzuschusses. Der Arbeitgeber kann demnach alle anfallenden Kosten für die Kinderbetreuung decken – und zwar steuerfrei.  

Wie lange können Arbeitnehmer den Kindergartenzuschuss erhalten?

Den Kindergartenzuschuss können Arbeitnehmer in der Regel bis zum Beginn der Schulpflicht erhalten. Ab dem Zeitpunkt, ab dem das Kind schulpflichtig ist, kann kein steuerfreier Kindergartenzuschuss mehr bezahlt werden. 

Wie beantragen Arbeitnehmer den Kindergartenzuschuss beim Arbeitgeber?

Um den Kindergartenzuschuss als Arbeitnehmer zu erhalten, muss dieser auf den Arbeitgeber zugehen und beantragen. Es empfiehlt sich, die entsprechenden Unterlagen für die Vereinbarung eines Zuschusses bereitzuhalten. Das bedeutet, die Abrechnungen beziehungsweise Belege für die Kosten der Kinderbetreuung z.B. im Kindergarten sind spätestens bei der Vereinbarung vorzuweisen. Im Anschluss kann der Arbeitgeber frei entscheiden, ob und in welcher Höhe ein Kindergartenzuschuss für die Kinderbetreuungskosten gezahlt wird. Schließlich handelt es sich hierbei um eine freiwillige Arbeitgeberleistung. Anschließend sollten die Bedingungen schriftlich festgehalten werden.

Welche Inhalte muss die Vereinbarung zum Kindergartenzuschuss beinhalten?

Treffen alle genannten Voraussetzungen zu, halten Arbeitgeber und Arbeitnehmer in der Regel die Vereinbarung schriftlich fest. Dies geschieht meist durch einen Zusatz zum Arbeitsvertrag, der die folgenden Punkte beinhaltet:

• Höhe des Zuschusses: zusätzlich zum Arbeitsentgelt
• nochmalige Nennung der Bedingungen: schulpflichtige Kinder, keine Betreuung zu Hause, Kindergartenzuschuss übersteigt nicht die Kinderbetreuungskosten der Betreuungseinrichtung
• Nachweispflicht: Eltern sind verpflichtet, den Kindergartenbeitrag bzw. die Kosten zu belegen

Auf diese Weise ist es relativ unbürokratisch möglich, Eltern zu entlasten, besondere Leistungen zu belohnen und Anreizsysteme durch steuerliche Begünstigungen zu schaffen.