Handy und Laptop von der Firma oder privat?
Wie verfahren Sie in Ihrer Firma? Stellen Sie Ihren Mitarbeitern das Handy und den Laptop oder auch das Tablet zur Verfügung oder nutzen Ihre Mitarbeiter ihre privaten Geräte auch dienstlich?
Sie sollten in Ihrem Unternehmen eine klare Linie fahren. Ein paar Hinweise zur Nutzung von mobilen Geräten in den Unternehmen gebe ich Ihnen in dieser und der kommenden Ausgabe meiner Kolumne.
Heute geht es um die Vor- und Nachteile der Nutzung dienstlicher oder privater Geräte.
Was tun, wenn der Chef außerhalb der Dienstzeit anruft?
Nehmen wir doch als Aufhänger das Beispiel, dass Sie als Chef am Samstag um 16.00 Uhr mit einem Mitarbeiter etwas besprechen wollen und diesen anrufen.
Egal, ob Sie Chef oder Mitarbeiter sind, die Frage ist die gleiche: Was nun? Rangehen? Erwarten, dass der Andere sich meldet?
Es wäre doch gut, wenn die gegenseitigen Erwartungen festgelegt und definiert sind.
Ganz besonders gut ist es, wenn zugleich auch noch festgelegt wird, wie sich Unternehmen und Mitarbeiter verhalten, wenn es sich um ein dienstliches Gerät oder wenn es sich um ein privates Gerät handelt.
Was für dienstliche Geräte spricht
In vielen Büros gehört es zum guten Ton, dass mobile Endgeräte vom Arbeitgeber bereitgestellt werden. In vielen Verträgen, vor allem von freien Mitarbeitern und Beratern ist dies ein fester Bestandteil.
Motivation steht an erster Stelle
Die Motivation eines Arbeitnehmers, dem Sie als Unternehmen ein Handy, einen Laptop und/oder ein Tablet übergeben, das auch privat genutzt werden kann, ist zu Beginn enorm hoch.
Aber Achtung: Die Freude über das bereit gestellte Gerät hält allerdings in der Regel nicht sehr lange. Sehr schnell wird dies allerdings zur Normalität und der Motivationsaspekt ist zur Selbstverständlichkeit geworden.
Wichtig für Arbeitgeber: Zugriff auf die Geräte
Dagegen haben Sie als Arbeitgeber jederzeit Zugriff auf die Geräte. Sie können auch mit dem Arbeitnehmer festlegen, zu welchen Zeiten die dienstliche Erreichbarkeit des Mitarbeiters gewährleistet sein sollte.
Firmen-IT
Die Einbindung der Geräte in die Firmen-IT ist leichter möglich, wenn einheitliche Systeme genutzt werden. Auch die Sicherung von Daten wird leichter möglich.
Schließlich bewirkt die Bereitstellung der Geräte mit laufenden Verträgen, z.B. einem Mobilfunkvertrag, eine Art Gehaltsaufbesserung für Mitarbeiter, jedenfalls dann, wenn diese/r ein eigenes gerät abmelden kann.
Der Vorteil aus der privaten Nutzung der Geräte muss – anders als beim Fahrzeug – nicht versteuert werden.
Erreichbarkeit bei dienstlichen Geräten
Als Unternehmen, das seine Mitarbeiter mit mobilen Endgeräten ausstattet, wird die Erreichbarkeit des Mitarbeiters im Gegenzug vielleicht etwas großzügiger festgelegt.
Ein Anruf am Samstag zwischen 11.00 Uhr und 16.00 Uhr wird dann vielleicht möglich und als vereinbar angesehen.
Auch hier gilt: Irgendwann ist Schluss!
Aber Achtung: das Handy und die E-Mail müssen auch einmal aus bleiben. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen sich so vereinbaren, dass absolute Ruhezeiten am Abend und am Wochenende möglich sind.
Ich rate Ihnen dazu, das in jedem Fall schriftlich zu fixieren.
Was für die Nutzung privater Geräte spricht
Wenn Sie nicht für jeden Mitarbeiter mobile Endgeräte bereit stellen wollen, dann kann es im Interesse des Firmenklimas geschickter sein, gar keine Geräte auszugeben.
Hier spielt auch wieder die Motivation der Mitarbeiter eine große Rolle. Wie wirkt es auf Kollegen, wenn ein Mitarbeiter einer Abteilung entsprechend ausgestattet wird, die anderen aber nicht?
Sie sollten sich als Arbeitgeber gut überlegen, ob es die erhoffte motivatorische Wirkung auch auf andere Kollegen hat.
Übrigens kann es diese Motivation auch nur dann geben, wenn Sie es überhaupt als denkbar erachten, dass auch die weiteren Kollegen mit den Geräten ausgerüstet werden.
Kosten
Die Kosten sind für das Unternehmen hoch. Neben der Anschaffung kommen die laufenden Kosten durch z.B. Mobilfunkgeräte, Zweitkarten für Laptops und Tablets hinzu.
Da die Verträge typischerweise Flatrate-Tarife sind, lassen sich die Kosten zwar genau kalkulieren.
Wenn Sie jedoch nicht nur zwei oder drei sondern eher 15 Mitarbeiter ausstatten, dann ist die Gesamtsumme für die Ausstattung entsprechend hoch und muss in den Kommunikationsausgaben kalkuliert sein.
Denken Sie auch daran, dass viele Tarife eine Laufzeit von 24 Monaten haben und kalkulieren die Beträge für zwei Jahre ein.
Sie sehen, dass die Vor- und Nachteile abgewogen werden müssen.
In der kommenden Ausgabe geht es um die Regeln, die bei der Nutzung von dienstlichen oder privaten Handys aufgestellt werden.