Verpflegungsmehraufwand & Verpflegungspauschale: Tagessätze
Der Verpflegungsmehraufwand und die Verpflegungspauschale sind wichtige finanzielle Unterstützungen für Arbeitnehmer und Selbständige, die berufsbedingt auswärts tätig sind. Für diese dienstbedingten Mehrkosten hat der Gesetzgeber Regelungen geschaffen, die es ermöglichen, zusätzliche Verpflegungskosten steuerlich geltend zu machen oder direkt erstattet zu bekommen.
Dieser Artikel gibt einen umfassenden Überblick über die Verpflegungspauschale, den Verpflegungsmehraufwand, die Erstattungsmöglichkeiten, die Höhe der Pauschalbeträge für Dienstreisen in Deutschland und ins Ausland, deren steuerliche Behandlung sowie konkrete Beispiele zur Berechnung.
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Der Verpflegungsmehraufwand beschreibt zusätzliche Kosten, die entstehen, wenn eine Person aus beruflichen Gründen von ihrem üblichen Arbeitsplatz oder Wohnort entfernt ist und daher für ihre Verpflegung teurere Optionen in Anspruch nehmen muss, etwa in Restaurants oder Cafés. Diese Mehrkosten entstehen typischerweise bei einer Dienstreise, bei Schulungen oder Seminaren. Wer häufig beruflich unterwegs ist, profitiert von der Möglichkeit, diese Kosten in der Steuererklärung abzusetzen.
Was ist der Unterschied zwischen Verpflegungsmehraufwand und Verpflegungspauschale?
Der Verpflegungsmehraufwand bezieht sich auf die tatsächlich entstandenen Kosten, die durch die Verpflegung während einer Dienstreise entstehen. Die Verpflegungspauschale hingegen ist eine steuerlich festgelegte Pauschale, die die durchschnittlichen Mehraufwendungen für die Verpflegung während einer Dienstreise ersetzt. Diese Pauschale unterscheidet sich je nach Abwesenheitsdauer und Aufenthaltsland und ist an die Steuererklärung bzw. die steuerliche Absetzung als Werbungskosten gekoppelt.
Wann bekommt man den Verpflegungsmehraufwand erstattet?
Der Verpflegungsmehraufwand kann geltend gemacht werden, wenn Sie aus beruflichen Gründen unterwegs sind und daher auf unterwegs gekaufte Speisen und Getränke angewiesen sind. Voraussetzung ist, dass die Abwesenheit beruflich bedingt ist und eine sogenannte berufliche Auswärtstätigkeit vorliegt. Zu diesen beruflichen Auswärtstätigkeiten zählen:
- Forschungs- und Bildungsreisen
- Teilnahme an Messen und beruflichen Veranstaltungen
- Kundenbesuche und Außendiensttätigkeiten
- Berufliche Seminare und Fortbildungen
- Arbeitseinsätze an einer anderen Niederlassung des Arbeitgebers
- Universitätsbesuche im Rahmen eines berufsbegleitenden Studiums
- Dienstreisen ins Ausland
Wie wird der Verpflegungsmehraufwand erstattet?
Für Arbeitnehmer gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten für die Erstattung des Verpflegungsmehraufwands:
- Der Arbeitgeber erstattet den Verpflegungsmehraufwand direkt. Dies ist für Arbeitnehmer üblicherweise die günstigere Variante, mit der auch die Möglichkeit der steuerlichen Absetzung entfällt.
- Falls keine Erstattung durch den Arbeitgeber erfolgt, kann der Arbeitnehmer gemäß § 9 Absatz 4a EStG die Verpflegungspauschale als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen.
Selbständige können die Verpflegungspauschale direkt in der Steuererklärung als Betriebsausgabe geltend machen. Dabei gelten die gleichen Pauschalen wie für Arbeitnehmer, was die Abrechnung deutlich vereinfacht.
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale im Jahr 2024?
Verpflegungspauschale 2024: Pauschalen in Deutschland
Für die Verpflegungspauschale 2024 gelten in Deutschland folgende Beträge. Die Höhe der Pauschale ist abhängig von der Abwesenheitsdauer und ist wie folgt gestaffelt:
| Abwesenheitsdauer | Verpflegungspauschale pro Tag |
| Weniger als 8 Stunden | 0 Euro |
| Mindestens 8 Stunden | 14 Euro |
| Über 24 Stunden (Ganztagespauschale) | 28 Euro |
| An- und Abreisetag bei mehrtägiger Dienstreise | 14 Euro |
Diese Beträge gelten in Deutschland einheitlich und erleichtern die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands. Arbeitnehmer und Selbständige können damit klare Sätze pro Tag ansetzen, ohne Belege für tatsächliche Ausgaben vorlegen zu müssen.
Mahlzeitenbereitstellung und Abzüge bei der Verpflegungspauschale
Falls der Arbeitgeber während der Dienstreise Mahlzeiten zur Verfügung stellt, wird die Pauschale entsprechend gekürzt. Die Kürzungen sehen wie folgt aus:
| Bereitgestellte Mahlzeit | Abzugsbetrag von der Pauschale |
| Frühstück | 20 % der Pauschale = 5,60 Euro |
| Mittagessen | 40 % der Pauschale = 11,20 Euro |
| Abendessen | 40 % der Pauschale = 11,20 Euro |
Diese Abzüge sind besonders wichtig für die korrekte Berechnung der steuerlich absetzbaren Verpflegungspauschale. Bezahlt der Arbeitgeber bei einer mehrtägigen Dienstreise beispielsweise die Übernachtungskosten in einem Hotel, wo der Arbeitnehmer ein Frühstück erhält, so reduziert sich die ganztägige Verpflegungspauschale von 28 Euro an diesem Tag um 5,60 Euro. Der Arbeitnehmer kann in diesem Fall also nur noch eine Verpflegungsentschädigung von 22,40 Euro geltend machen.
Verpflegungspauschale 2024: Pauschalen im Ausland
Die Verpflegungspauschalen variieren je nach Land und Reiseziel. Die Auslandstagessätze werden jährlich vom Bundesfinanzministerium festgelegt und sind für Länder und Städte mit höheren oder niedrigeren Lebenshaltungskosten entsprechend angepasst.
Die derzeit gültigen Tagessätze für den Verpflegungsmehraufwand im Ausland können in diesem Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen vom 21. November 2023 nachgelesen werden. In der nachfolgenden Liste finden Sie einige Beispiele für besonders häufige und wichtige internationale Reiseziele deutscher Geschäftsreisender:
| Land | Verpflegungspauschale für volle Tage (mind. 24 Stunden) | Verpflegungspauschale für An- und Abreisetage (mind. 8 Stunden) |
| Österreich | 50 Euro | 33 Euro |
| Schweiz (höhere Sätze in Genf) | 64 Euro | 43 Euro |
| Frankreich (höhere Sätze in Paris und anderen Départements) | 53 Euro | 36 Euro |
| Niederlande | 47 Euro | 32 Euro |
| Großbritannien (höhere Sätze in London) | 52 Euro | 35 Euro |
| USA (höhere Sätze in bestimmten Großstädten) | 59 Euro | 40 Euro |
| China (höhere Sätze in bestimmten Großstädten) | 48 Euro | 32 Euro |
| Indien (höhere Sätze in bestimmten Großstädten) | 32 Euro | 21 Euro |
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2025?
Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand wurden zuletzt 2020 erhöht. Obwohl im Zuge des Wachstumschancengesetzes eine Anhebung für 2024 in Planung war, wurde diese vom Bundesrat abgelehnt und blieb bislang aus. Ob die Verpflegungspauschale 2025 steigen wird, wird das Bundesministerium für Finanzen voraussichtlich am 1. Januar 2025 offiziell bekannt geben. Eine Anpassung könnte die steuerliche Entlastung für häufig reisende Arbeitnehmer und Selbständige deutlich verbessern.
Wie berechnet man die Verpflegungspauschale?
Die folgenden zwei Beispiele sollen illustrieren, wie die Verpflegungspauschale richtig berechnet wird.
1. Tagesseminar mit An- und Abreise am selben Tag
Lena reist für ein ganztägiges Seminar morgens von 8:00 bis 18:00 Uhr abends. Falls Sie keine Verpflegung erhält, kann sie die Verpflegungspauschale von 14 Euro ansetzen, da ihre Abwesenheit 10 Stunden beträgt.
Erhält sie am Seminarort beispielsweise ein kostenloses Mittagessen, muss sie 11,20 Euro von der Pauschale abziehen. Somit könnte Lena nur einen Verpflegungsmehraufwand in der Höhe von 2,80 Euro für ihre Dienstreise geltend machen.
2. Mehrtägige Dienstreise ins Ausland
Angenommen, Peter reist am Montag für eine dreitägige Konferenz nach Zürich. Seine Abwesenheit umfasst:
- Montag (über 8 Stunden am Anreisetag): 43 Euro Pauschale
- Dienstag (voller Tag bzw. 24 Stunden): 64 Euro Pauschale
- Mittwoch (über 8 Stunden am Abreisetag): 43 Euro Pauschale
Falls der Arbeitgeber keine Mahlzeiten stellt, kann Peter insgesamt 150 Euro für die dreitägige Dienstreise als Verpflegungsmehraufwand ansetzen.
Erhält er am Dienstag und Mittwoch ein Frühstück im Hotel, so müssen jeweils 20 % des Pauschalbetrags an diesen beiden Tagen in Abzug gebracht werden (jeweils 12,80 Euro). Peter könnte somit für seine Reise insgesamt 124,40 Euro Verpflegungsmehraufwand geltend machen.
Wie wird der Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung berücksichtigt?
Arbeitnehmer geben den Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung als Werbungskosten in der Anlage N an. Dort werden die Tage mit Dienstreisenund die jeweiligen Pauschalen dokumentiert.
Selbständige hingegen führen diese Pauschalen als Betriebsausgaben auf, was direkt zur Minderung der steuerlichen Belastung beiträgt.
Da nur Pauschalbeträge geltend gemacht werden können, ist es grundsätzlich nicht erforderlich, Belege zu sammeln. Dennoch ist es empfehlenswert, Reisebelege wie Tankquittungen und Reisetickets, Teilnahmebestätigungen von Veranstaltungen, Restaurantbelege oder Ähnliches aufzubewahren, um zumindest die Dienstreise und die damit verbundenen Aufwendungen im Bedarfsfall nachweisen zu können.
Ab wann lohnt sich der Verpflegungsmehraufwand?
Da die allgemeine Werbungskostenpauschale bei der Steuererklärung 2024 bei 1.230 Euro liegt, lohnt sich der Ansatz der Verpflegungspauschale besonders für Arbeitnehmer, die durch Dienstreisen höhere Gesamtkosten erzielen. Besonders profitieren Vielreisende, deren beruflich bedingte Abwesenheiten regelmäßige Verpflegungsaufwendungen nach sich ziehen. Arbeitgeber, die den Verpflegungsmehraufwand vollständig erstatten, entlasten ihre Mitarbeiter am effektivsten, da in diesem Fall kein Eigenaufwand entsteht.
Fazit: Mehrwert durch Verpflegungspauschale optimal nutzen
Der Verpflegungsmehraufwand und die Verpflegungspauschale bieten Arbeitnehmern und Selbständigen eine wertvolle Möglichkeit, die Kosten für dienstlich bedingte Verpflegung steuerlich abzusetzen oder sich diese direkt vom Arbeitgeber erstatten zu lassen. Wer beruflich viel unterwegs ist, kann durch die Verpflegungspauschale teure Ausgaben für Essen und Getränke deutlich mindern und so seine Nettoausgaben reduzieren.
Die steuerlichen Regelungen machen es einfach, die Pauschalen geltend zu machen, ohne jeden einzelnen Beleg aufheben zu müssen. Insbesondere für Vielreisende stellt die Verpflegungspauschale eine wichtige Erleichterung dar, die sich durch die richtige Handhabung positiv auf die Steuerlast auswirken kann.
